L’accompagnement de QoQa vers l’adoption de l’Holacratie

Présentation de QoQa

QoQa est une entreprise suisse de commerce en ligne fondée en 2005 par Pascal Meyer. Elle se distingue en proposant quotidiennement des offres exclusives sur des produits variés, disponibles en quantités limitées et à des prix attractifs, chaque offre étant valable pendant 24 heures. Cette approche unique a permis à QoQa de bâtir une communauté fidèle et active, souvent désignée sous le nom de « Qommunauté ».

Le siège social de QoQa est situé à Bussigny, en Suisse romande, avec une présence également à Zürich. L’entreprise emploie plus de 230 personnes, affectueusement appelées « loutres », réparties entre ces deux sites.

1. Contexte

QoQa a toujours cherché à cultiver une culture d’entreprise agile et horizontale. Cependant, la croissance rapide de l’entreprise a mis en lumière certaines limites du modèle de gouvernance existant.

Au fil du temps, il est devenu de plus en plus difficile de savoir qui faisait quoi, et de maintenir une articulation fluide entre les différentes équipes. Le flou autour des rôles et des responsabilités a permis l’émergence de « managers implicites », ce qui allait à l’encontre de la volonté d’horizontalité prônée par l’entreprise. QoQa souhaitait éviter les modèles managériaux traditionnels et trouver une manière d’organiser leur structure de manière plus claire et explicite, tout en maintenant un fort degré d’autonomie et de responsabilisation pour chaque membre de l’équipe.

Après avoir exploré différentes options, et en ayant déjà formé 18 personnes à la facilitation en Holacratie, QoQa a décidé d’adopter ce modèle de gouvernance. Le choix de l’Holacratie visait à clarifier les rôles, à structurer les processus décisionnels, et à renforcer l’autonomie des employés tout en facilitant la gestion des tensions organisationnelles.

2. Étapes de l’accompagnement et le calendrier

L’accompagnement de QoQa vers l’Holacratie a été structuré en plusieurs étapes clés, s’étendant sur une période de plusieurs mois. Le processus a été minutieusement planifié pour garantir une transition en douceur vers ce nouveau modèle de gouvernance.

A. Encodage et préparation initiale (Mai – Juin 2021)

• Encodage des rôles et des cercles : Cette phase a débuté par l’encodage des rôles au sein de l’organisation, avec une attention particulière portée à la clarification des rôles critiques liés aux ressources humaines et économiques.
• Formation des leaders : Les leaders de cercles et les facilitateurs ont reçu une formation approfondie pour renforcer leurs compétences en Holacratie et en gestion agile.

B. Le Grand Bain (14-15 Octobre 2021)

Séminaire de Lancement : un événement clé, nommé « Le Grand Bain », a réuni tous les leaders, facilitateurs et membres clés de l’équipe pour une immersion complète dans les pratiques de l’Holacratie. Ce séminaire de deux jours a marqué le point de bascule où l’ensemble de l’organisation a fait le saut dans ce nouveau mode de gouvernance.

C. Ateliers et coaching continu (Octobre 2021 – Mai 2022)

• Sessions d’encodage supplémentaires :
  Plusieurs ateliers ont été organisés pour affiner les rôles, les cercles et les processus spécifiques à l’organisation. Cela a inclus l’introduction des accords relationnels et des stratégies pour chaque cercle.
• Coaching individuel et collectif :
  Les leaders et facilitateurs ont bénéficié de séances de coaching pour les aider à s’approprier leurs nouveaux rôles et à naviguer dans ce système complexe.

D. Supervision et ajustements (Mai 2022 – Ongoing)

Des séances de supervision ont été mises en place pour assurer la bonne pratique des réunions de gouvernance et de tactique. Ces sessions ont permis d’ajuster les pratiques au fur et à mesure, en fonction des retours des participants et des défis rencontrés. Les Leaders de cercle font également l’objet d’un suivi régulier tout au long de l’année pour travailler sur la posture managériale et le suivi opérationnel des équipes.

3. Les effets positifs de l’implémentation

• Autonomie et clarté :
  Les collaborateurs ont apprécié la clarté apportée par l’Holacratie dans la définition des rôles et des responsabilités. Ce cadre plus structuré a permis de dissiper les ambiguïtés et de renforcer l’autonomie individuelle, ce qui correspond bien à la culture d’entreprise prônée par QoQa.
• Amélioration de la collaboration :
  Les nouvelles méthodes de réunion, en particulier les réunions tactiques, ont été bien accueillies. Elles ont permis d’améliorer la collaboration entre les équipes et de rendre les discussions plus productives.

4. Bénéfices de l’accompagnement

• Clarté et Responsabilisation :
  Malgré les défis, l’Holacratie a permis de clarifier les rôles et de responsabiliser davantage les collaborateurs. Les processus décisionnels sont devenus plus transparents et inclusifs, permettant à chacun de contribuer plus efficacement à la mission de l’entreprise.
• Renforcement de la cohésion d’équipe :
  Le processus d’encodage et les séances de coaching ont favorisé une meilleure compréhension mutuelle au sein des équipes, renforçant ainsi la cohésion et la collaboration. Les membres de l’équipe ont pu mieux comprendre les contributions des uns et des autres, ce qui a favorisé une dynamique de travail plus harmonieuse.

Démarche interne de suivi qualité

Christos, le pilote interne du changement chez QoQa a lancé un « questionnaire de maturité ».

Voici une Synthèse des 6 points clés

1. Qualité et efficacité des réunions tactiques et de gouvernance

• Évaluation de la structure des réunions et de leur efficacité.
• Clarté des rôles pendant les discussions.
• Respect du processus et gestion des interruptions.

2. Appropriation des rôles et des responsabilités

• Les collaborateurs savent-ils clairement ce qui relève de leur rôle ?
• Vérification des tâches et missions par rapport aux redevabilités des rôles.
• Utilisation d’Holaspirit pour s’assurer de l’adéquation des tâches avec les rôles.

3. Gestion des tensions et capacité à soulever des objections

• Les tensions sont-elles exprimées et gérées dans les réunions de gouvernance ?
• Les objections valides sont-elles prises en compte ou évitées par crainte de frustration ?
• Les membres utilisent-ils les outils d’Holacratie pour faire évoluer la gouvernance ?

4. Rôle et influence des Leaders de Cercle

• Attribution des projets et des actions.
• Influence perçue du Leader de Cercle sur la rémunération et la carrière.
• Transparence sur les décisions prises par les Leaders.

5. Culture de l’autonomie et prise de décision

• Les collaborateurs prennent-ils des décisions sans validation hiérarchique ?
• Ont-ils intégré l’Holacratie dans leur quotidien, ou est-elle limitée aux réunions ?
• La gouvernance définie dans Holaspirit est-elle utilisée comme référence principale ?

6. Utilisation des outils et des processus d’Holacratie

• Usage des Accords Relationnels pour clarifier les attentes et les comportements.
• Recours aux stratégies du cercle pour gérer les priorités.
• Consultation de la Qonstitution en cas de doute sur les règles et principes d’Holacratie.

Points forts de la pratique de l’Holacratie chez QoQa

✅ Bonne appropriation des réunions tactiques et de gouvernance

• Les réunions sont majoritairement perçues comme productives et bien structurées.
• Peu d’interruptions lors des réunions de gouvernance, et des décisions sont réellement prises.

✅ Clarté des rôles et responsabilités
La plupart des membres savent quelles sont leurs missions et utilisent Holaspirit pour s’assurer de l’alignement avec leurs redevabilités.

✅ Prise de décisions plus autonome
Plusieurs collaborateurs déclarent ne plus avoir besoin de validation hiérarchique avant d’agir.

✅ Reconnaissance des tensions et leur traitement
Les tensions sont régulièrement remontées en réunion de gouvernance et des objections valides sont apportées et résolues.

Extrait de l’Interview de Fabio Monte, Directeur Général de QoQa

Dans une interview réalisée quelques mois après l’adoption de l’Holacratie, Fabio Monte, Directeur Général de QoQa, partage son expérience et les résultats positifs observés :

« Depuis que nous avons adopté l’Holacratie, j’ai vu une transformation notable dans la manière dont notre équipe collabore et prend des décisions. Les rôles sont désormais clairs, et chacun sait exactement ce qu’on attend de lui. Cette clarté a non seulement amélioré notre efficacité, mais elle a aussi renforcé l’engagement de chaque membre de l’équipe. Bien sûr, il y a eu des défis, notamment en termes d’adaptation à ce nouveau modèle, mais je suis convaincu que nous sommes sur la bonne voie. L’Holacratie a apporté une structure et une cohérence dont nous avions vraiment besoin pour continuer à croître sans perdre notre agilité et notre esprit d’innovation. »

Cet extrait illustre les succès initiaux de l’accompagnement en Holacratie et met en avant la valeur ajoutée de ce modèle de gouvernance.

Voici quelques liens où tu trouveras des informations sur la relation entre QoQa et l’holacratie :

Explication de l’Holacratie chez QoQa : Sur le site officiel de QoQa, un article présente leur adoption de l’holacratie comme modèle de gouvernance. Ce système encourage la participation active de chaque membre de l’équipe en définissant clairement les rôles et en favorisant la prise de décision collective. Cela permet une meilleure transparence et collaboration au sein de l’entreprise. Tu peux lire l’article complet ici.

Analyse par Pascal Meyer : Pascal Meyer, le fondateur de QoQa, a discuté des nouvelles formes d’organisation du travail, dont l’holacratie, lors d’une interview à la RTS. Il y partage ses réflexions sur les avantages et les défis de cette approche. Plus de détails ici.

Podcast avec Fabio Monte : Fabio Monte, un leader de QoQa, explique comment l’holacratie a été mise en place au sein de l’entreprise et les bénéfices qu’elle apporte, notamment en termes de responsabilité individuelle et d’innovation. Tu peux écouter ce podcast sur le site de Tipee Talks.