Le Forum Ouvert

Le forum ouvert repose sur les 4 grands principes suivants :

• Les personnes présentes sont les bonnes personnes.
• Ce qui arrive est ce qui devait arriver.
• Ça commence quand ça commence.
• Cela finit quand c’est la fin.

Ces points constituent le cadre de référence qui permet à tous de vivre le moment pleinement, et d’éviter les regrets qui limiteraient la portée et la valeur des échanges qui ont eu lieu.

Nous préconisons de faire un travail “Hors les murs” pour permettre un contexte neutre dans lequel chacun.e peut se sentir à sa juste place. On évite de faire cela dans le lieu habituel de travail. On partage un moment privilégié, dans des codes différents du quotidien des bureaux. L’espace disponible est divisé en plusieurs sous-espaces pour favoriser les échanges en petit comité et en simultané. On conserve un espace pour les temps communs à toute l’équipe et pour l’affichage des sujets de discussions et des restitutions.

Notre facilitation s’inspire directement des méthodes issues de l’Agilité. En tant que facilitateurs, nous nous plaçons dans une posture d’accompagnants du groupe. Nous instaurons des règles qui permettent au groupe de se sentir libre de s’exprimer dans un cadre structuré par des règles favorisant l’égalité entre les participants (temps de parole, distribution par des tours, bienveillance, écoute, vote de couleur).

Le facilitateur n’intervient pas au cours des débats sauf si c’est pour faire respecter les règles de base (écoute, temps de parole, posture bienveillante). Il s’assure qu’aucun participant ne se sent inutile, chacun a des choses à apporter au débat. Il est également là pour faciliter le respect des horaires et faciliter le déroulé du format.

Enfin, le Forum Ouvert n’est pas un moment isolé du reste des actions de l’entreprise. Pour avoir des effets sur le long terme, il doit être au cœur de l’orientation stratégique globale de l’organisation. Il est essentiel – pour que la dynamique du Forum Ouvert perdure – qu’il soit suivi d’actions concrètes (SMART). Les instigateurs de groupes de travail ou d’initiatives dans l’équipe devront donner une suite, et coordonner la continuité des travaux. Le facilitateur accompagne le groupe dans le choix d’actions concrètes et réalistes, pour éviter les effets négatifs et souvent non mesurables des “bonnes résolutions”.

Un premier échange est nécéssaire entre Sémawé et la personne à l’initiative de la demande au sein de votre organisation, afin d’organiser et co-construire un forum ouvert qui répond au mieux à vos besoins.

Le jour J, il y a généralement 5 grandes étapes au déroulement d’un Forum Ouvert. 

1. Ouverture du Forum, avec les attentes des participants
2. Place de marché : chacun propose les sujets sur lesquels il/elle a envie que le groupe travaille, le facilitateur organise les sujets dans l’ordre qui remporte l’unanimité.
3. Ateliers en sous-groupes : leur nombre est fonction de la taille du groupe et du nombre de sujets.
4. Restitution de la journée, actions à mettre en place dans le futur.
5. Fermeture, avec partage des ressentis sur la journée.

Stratégie d’entreprise, façon de travailler en équipe, définition de la raison d’être d’une organisation. Autant de sujets qui peuvent être explorés lors de ce format.