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Le Forum Ouvert,
Construire la vision partagée de votre entreprise.

En quoi consiste ce Forum Ouvert ?

Le Forum Ouvert est un moment sanctuarisé pour réfléchir en intelligence collective sous formes d’ateliers de travail, à un sujet commun à votre organisation avec l’ensemble de votre équipe.

 

  1. Ouverture du Forum avec les attentes des participant.e.s.
  2. Place de marché : chacun.e propose les sujets sur lesquels il/elle a envie que le groupe travaille, le.a facilitateur.rice organise les sujets dans l’ordre qui remporte l’unanimité.
  3. Ateliers en sous-groupes : leur nombre est fonction de la taille du groupe et du nombre de sujets.
  4. Restitution de la journée, actions à mettre en place dans le futur.
  5. Fermeture avec partage des ressentis sur la journée.

Quels en sont les bénéfices sur votre organisation ?

Le Forum Ouvert permet de répondre à la grande question du “pourquoi ?”.

Durant 1 ou plusieurs journées, votre organisation réunit son équipe et travaille à l’élaboration d’une vision partagée. Cela permet de donner du sens au bien commun qu’est l’entreprise. Proposer des choses nouvelles, échanger sur comment on considère son travail. Le Forum Ouvert permet de créer une dynamique commune dans une équipe et d’approfondir les convictions de chacun.e sur sa place dans l’organisation, favorisant l’adhésion de chacun.e au projet d’entreprise, améliorant la prise d’initiative et l’autonomie de chacun.e.

Le thème

Stratégie d’entreprise, façon de travailler en équipe, définition de la raison d’être d’une organisation. Autant de sujets qui peuvent être explorés lors de ce format.

Le lieu

Nous préconisons de faire un travail “Hors les murs” pour permettre un contexte neutre dans lequel chacun.e peut se sentir à sa juste place. On évite de faire cela dans le lieu habituel de travail. On partage un moment privilégié, dans des codes différents du quotidien des bureaux.

Les 4 grands principes du Forum Ouvert .

En début de forum, on rappelle les éléments suivants : 

Les personnes qui sont présentes sont les bonnes personnes.
Aucun.e participant.e ne doit se sentir inutile, chacun.e a des choses à apporter au débat.

 

Ce qui arrive est ce qui devait arriver.
Le.la facilitateur.rice n’intervient pas au cours des débats sauf si c’est pour faire respecter les règles de base (écoute, temps de parole, posture bienveillante). Les participant.e.s donnent l’orientation qu’ils ou elles souhaitent impulser à leur atelier.

 

Ça commence quand ça commence.
Une fois le Forum Ouvert lancé, ce sont les participant.e.s qui décident de commencer les débats lorsqu’ils ou elles le souhaitent et on considère que quel que soit le moment, c’est le bon moment.

 

Cela finit quand c’est la fin.
Tout au long de la journée, chacun.e respecte l’horaire de fin prévu, pour chaque atelier puis pour la fin du Forum Ouvert.

 

Ces points constituent le cadre de référence qui permet à tous de vivre le moment pleinement, et d’éviter les regrets qui limiteraient la portée et la valeur des échanges qui ont eu lieu.

La structuration de la journée .

La place du marché
Chacun.e écrit sur une carte qu’il ou elle pose sur la table un thème sur lequel il ou elle a envie de discuter. Une explication concise est donnée au moment de déposer cette carte. Le nombre de sujets n’est pas limité.

Le.la facilitateur.rice s’occupe de créer l’adhésion du groupe sur les sujets prioritaires à traiter et l’ordre dans lequel la journée va s’organiser.

Les sessions de travail
L’équipe va se disperser dans plusieurs espaces séparés pour travailler sur les sujets qui ont recueilli des inscrits. Les ateliers débutent pour la durée qui aura été décidée lors de la place de marché. Un rapporteur.euse récapitule sous forme d’un schéma les échanges tenus et les restitue aux autres groupes le moment venu.

Restitution dans la salle des nouvelles
Un espace est mis à disposition pour que tout le monde se retrouve entre les sessions de travail. Les restitutions graphiques des ateliers y sont affichées. Cela permet aux participant.e.s d’en prendre connaissance pour créer du lien entre les groupes et une vision partagée des avancées de la journée.

Les objectifs du Forum Ouvert .

Le Forum Ouvert n’est pas un moment isolé du reste des actions de l’entreprise. Pour avoir des effets sur le long terme, il doit être au coeur de l’orientation stratégique globale de l’organisation. Il est essentiel – pour que la dynamique du Forum Ouvert perdure – qu’il soit suivi d’actions concrètes (SMART). Les instigateurs.trices de groupes de travail ou d’initiatives dans l’équipe devront donner une suite, et coordonner la continuité des travaux. Le facilitateur accompagne le groupe dans le choix d’actions concrètes et réalistes, pour éviter les effets négatifs et souvent non mesurables des “bonnes résolutions”.

Méthode et inspirations

Notre facilitation s’inspire directement des méthodes issues de l’Agilité. En tant que facilitateurs, nous nous plaçons dans une posture d’accompagnants du groupe. Nous instaurons des règles qui permettent au groupe de se sentir libre de s’exprimer dans un cadre structuré par des règles favorisant l’égalité entre les participants (temps de parole, distribution par des tours, bienveillance, écoute, vote de couleur).

Expériences

Semawe pratique depuis 10 années ce format en interne avec son équipe et a mis en place une facilitation tournante. Aujourd’hui, 3 membres de l’équipe sont capables de faciliter ce format à l’extérieur.
Elle a ouvert cette année ce format à des personnes extérieures pour travailler sur le sujet du rôle sociétal des entreprises. Aliocha Iordanoff a également animé le Forum Ouvert de l’Agile Grenoble 2019 avec 100 participants.