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La rétrospective d’équipe .

Un moment de partage et d’amélioration pour une équipe en confiance

Le principe

La rétrospective est un outil issu de l’approche Agile. Toute l’équipe se retrouve 1h45 environ pour faire un bilan de la période écoulée et décider d’actions à mettre en place. Ce format a plusieurs vertus : identification des erreurs/difficultés/freins, propositions d’actions pour corriger/faciliter/améliorer.

Les bienfaits

Loin des réunions interminables qui se révèlent souvent inefficaces, la rétrospective permet de faire le point ensemble, de façon structurée, posée et dynamique. Résultat : l’issue est toujours constructive et renforce la cohésion des équipes !

Le cadre

On choisit une salle agréable et accueillante, qui va nous servir de bulle protégée pendant ce temps commun. On prévoit du matériel qui va permettre techniquement à la réunion d’être efficace :

  • un tableau, sur lequel écrire
  • des post-it
  • des feutres de couleur
  • des sabliers de différentes durées (30 secondes, 1 minute, 5 minutes…)

L’état d’esrit

L’idée est de se mettre dans une posture de prise de recul, dans un climat de confiance et de bienveillance. Pour cela, nous avons quelques règles d’or :

  • on parle de soi, sans viser personne
  • on priorise les informations, en choisissant ce qu’il y a de plus pertinent pour l’équipe
  • on s’autorise à mentionner uniquement ses propres erreurs, pas celles des collègues
  • on essaye d’être clair(e) et précis(e)

Il est évident que cet exercice fonctionne si l’équipe a la volonté d’établir une confiance et une liberté de parole au quotidien et si le management joue le jeu. La rétrospective est un des éléments facilitateurs qui ne saurait vivre seul, sans la vigilance permanente de chaque membre de l’équipe.

Le.la facilitateur.rice

Nous partons du principe que nous contribuons collectivement à la construction et à la tonalité de la rétrospective. Le.la facilitateur.rice Semawe va poser le cadre et appliquer la méthode mais n’en est pas le.la seul.e garant.e. L’ensemble des personnes présentes doivent accepter les règles pour que la séance puisse se dérouler de manière fluide et responsabilisante. Le.la facilitateur.rice va créer le cadre sécurisé qui permet à chaque membre de l’équipe de s’exprimer et d’être entendu par les autres sans jugement. L’objectif est de réfléchir collectivement à des solutions.

Le déroulement

Voici comment se découpe généralement une rétrospective :

  • Ouverture
  • Remontée d’informations
  • Générer des idées
  • Décider des actions
  • Clôture

Les actions

Il s’agit d’un point important car elles représentent une sorte de pont entre la rétrospective qui vient de se terminer et celle d’après. Ce sont notamment elles qui vont permettre aux équipes de s’améliorer sur certains points. Avant de décider de leur pertinence, nous les passons par le filtre “SMART”. C’est ainsi qu’une action se doit d’être :

 

  • Spécifique (à un problème donné)
  • Mesurable (avec un indicateur de succès ou d’échec)
  • Acceptable (par les parties prenantes concernées)
  • Réalisable (en terme de moyens, délais, ressources…)
  • Temporellement définie (avec une limite et/ou une durée)
  • Ensuite, chacun.e prend en charge une action à mettre en place dans la période qui suit.

Le rythme de la prestation

Nous proposons généralement d’initier cette démarche collective en venant faciliter 3 à 6 rétrospectives espacées de 4 à 6 semaines dans le temps. Cette facilitation est complétée par des phases de debrief de l’équipe pour ancrer le processus et lever les interrogations ou inquiétudes. Pour que le changement de culture opère, il est essentiel de pratiquer régulièrement et impliquer toutes les parties prenantes de l’équipe. Il n’y a évidemment pas de rythme standard, chaque équipe est unique.
Nous pouvons discuter précisément de votre contexte avant de vous faire une proposition de facilitation et de suivi.

Expériences :

Nous avons réalisé en interne 45 rétrospectives en animation tournante ces dernières années, à raison d’une rétrospective toutes les 6 semaines. Ce rendez-vous incontournable a été la clé de voûte de notre cohésion d’équipe et d’une communication fluide.

Aliocha Iordanoff anime régulièrement des rétrospectives auprès des client.e.s de Semawe souhaitant questionner leur fonctionnement d’équipe pyramidal. Il anime également des rétrospectives en milieu scolaire, comme par exemple dans des écoles Montessori et au collège démocratique de Voiron, en incluant les enfants selon le contexte.

Déroulé de l’accompagnement

Explication du concept, des étapes clés (ouverture, remontée d’informations, discussion, prise de décision, fermeture), témoignage sur les changements que cela implique et les effets positifs sur les équipes : 15 minutes
Mise en pratique de l’outil en groupe : 1h45 minutes
Échanges sur l’expérience : 45 minutes

Livrable

La fiche de déroulé de la rétrospective avec explication des exercices.