Coqs en Pâte : Transformer la gouvernance pour soutenir l’engagement et libérer l’initiative

Raison d’être

Des jeux extraordinaires pour les entreprises, à jouer ensemble et en simultané, de 15 à 5000 max.

Contexte et Raisons de l’Adoption de l’Holacratie

Les Coqs en Pâte est une entreprise spécialisée dans la création de jeux immersifs, notamment des escape games, destinés aux entreprises. Fondée en 2008 par Emmanuel Fuentes et Louis Geoffroy, l’entreprise, qui emploie une trentaine de personnes, a atteint une taille critique nécessitant une révision de son mode de gouvernance pour mieux répondre aux défis liés à sa croissance et à la rétention des talents.

Le choix de l’Holacratie a émergé suite à des discussions avec des dirigeants qui avaient adopté ce système. Pour les Coqs en Pâte le défi était de trouver l’équilibre entre fonctionnement collectif et prise d’initiative individuelle. Les fondateurs cherchaient à éviter de devenir des « pompiers » au sein de l’entreprise et à donner un sens plus profond au travail de leurs équipes, tout en favorisant l’initiative individuelle, essentielle dans un métier créatif.

Les Étapes de l’Accompagnement et le Calendrier :

L’accompagnement de Sémawé a débuté par une séance exploratoire en novembre 2023, où les besoins spécifiques des Coqs en Pâte ont été identifiés. Ces besoins incluaient la réduction de la verticalité dans l’organisation, la clarification des rôles, et la nécessité pour les dirigeants de se concentrer davantage sur des sujets stratégiques plutôt qu’opérationnels.

Les étapes de l’accompagnement :

1. Encodage et Clarification des Rôles

• Cartographie des rôles existants au sein de l’organisation.
• Formation des équipes à l’utilisation de Holaspirit, un logiciel dédié à la gouvernance en Holacratie.

2. Coaching Organisationnel et de Leadership

• Accompagnement des leaders pour les aider à s’approprier pleinement leurs rôles dans un système en Holacratie.
• Accompagnement sur la raison d’être et les valeurs de l’organisation.

3. Séminaire de Lancement

Immersion complète de l’équipe dans les principes de l’Holacratie lors d’un séminaire de deux jours, permettant de poser les bases de cette nouvelle gouvernance.

4. Formation de praticiens en Holacratie

Formation de 5 jours d’un tier des effectifs afin qu’ils deviennent des praticiens en Holacratie, c’est-à-dire qu’ils aient une compréhension fine de la Constitution et qu’ils soient en mesure de faciliter les réunions d’équipe.

5. Supervision de Réunions

Séances de supervision pour assurer la bonne tenue des réunions tactiques et de gouvernance, avec des feedbacks réguliers pour affiner la pratique.

L’impact de l’accompagnement sur l’Équipe

Trois mois après le début de l’accompagnement, les premiers retours des équipes des Coqs en Pâte sont globalement positifs. L’adoption de la réunion de triage, par exemple, a permis à des membres moins expressifs de prendre la parole, améliorant ainsi la participation collective. Les employés apprécient également la clarification des missions et la reconnaissance de leurs responsabilités individuelles, ce qui a renforcé leur autonomie et leur engagement.

Cependant, certaines résistances subsistent, notamment autour des réunions de gouvernance, perçues comme longues et protocolaires. Pour y remédier, des « Hola Hours » ont été mis en place, permettant des discussions informelles sur la gouvernance, en dehors des cadres formels des réunions.

Résultats de l’accompagnement :
L’introduction des réunions de triage a été un franc succès. Elles ont permis de structurer les échanges, d’améliorer la prise de décision et d’intégrer plus efficacement les rôles de chacun. Le coaching individuel a également aidé les leaders à aligner leurs intentions avec leurs actions, renforçant ainsi leur leadership dans ce nouveau cadre.

Dans une interview réalisée après le début de l’accompagnement, Louis Geoffroy, co-fondateur des Coqs en Pâte, partage son expérience :

« L’accompagnement a démarré il y a environ 3 mois. La première évolution que j’ai perçue, c’est l’adoption massive de la réunion de triage. C’est devenu notre quotidien, et cela a vraiment changé la manière dont les gens prennent la parole en réunion. […] Cela dit, les réunions de gouvernance sont encore laborieuses, on aborde difficilement plus d’un point en 1h30. C’est un apprentissage en cours, mais je suis convaincu que nous sommes sur la bonne voie. »

Cet extrait illustre à la fois les réussites initiales de l’accompagnement et les défis à surmonter pour une adoption complète et efficace de l’Holacratie.

Feedback Client : Ce qu’ils ont Apprécié dans l’accompagnement

1. Clarté des Rôles et Missions

Les Coqs en Pâte ont particulièrement apprécié la clarté apportée par l’Holacratie dans la définition des rôles et des responsabilités. Louis Geoffroy, le co-fondateur, souligne que la démarche a permis de passer d’une organisation floue à une structuration claire où chaque membre de l’équipe sait ce qu’il doit faire et quelles sont ses responsabilités. Cette explicitation des rôles a été perçue comme un changement philosophique majeur, créant une meilleure compréhension collective de l’organisation.

2. Méthodes de Réunion Efficaces

L’introduction de nouvelles méthodes de réunion, notamment la réunion de triage, a été un autre point fort. Ces réunions structurées ont permis d’améliorer la participation des membres de l’équipe et de rendre les discussions plus productives. Cette approche a également facilité la transition vers une gestion plus autonome et décentralisée des tâches.

3. Approche Adaptative et Confiance

Les dirigeants ont apprécié l’approche très adaptative de Sémawé. Ils ont ressenti une grande confiance dans l’équipe de coachs, ce qui a été un facteur clé dans leur décision de travailler avec eux. L’accompagnement a été perçu comme rigoureux et pragmatique, sans tomber dans des excès idéologiques. Ce pragmatisme a été un élément rassurant pour les dirigeants, qui craignaient une approche trop dogmatique.

4. Apport de Nouvelles Perspectives

L’Holacratie a introduit des concepts et des méthodes innovantes qui ont enrichi la manière dont les Coqs en Pâte envisagent leur organisation. Même si ces changements n’étaient pas initialement perçus comme une nécessité urgente, ils ont apporté de la valeur en structurant l’entreprise d’une manière nouvelle et efficace.