La rétrospective d’équipe

On choisit une salle agréable et accueillante, qui va nous servir de bulle protégée pendant ce temps commun. On prévoit du matériel qui va permettre techniquement à la réunion d’être efficace :

• un tableau, sur lequel écrire
• des post-it
• des feutres de couleur
• des sabliers de différentes durées (30 secondes, 1 minute, 5 minutes…)

L’idée est de se mettre dans une posture de prise de recul, dans un climat de confiance et de bienveillance. Pour cela, nous avons quelques règles d’or :

• on parle de soi, sans viser personne
• on priorise les informations, en choisissant ce qu’il y a de plus pertinent pour l’équipe
• on s’autorise à mentionner uniquement ses propres erreurs, pas celles des collègues
• on essaye d’être clair(e) et précis(e)

Il est évident que cet exercice fonctionne si l’équipe a la volonté d’établir une confiance et une liberté de parole au quotidien et si le management joue le jeu. La rétrospective étant un des éléments facilitateurs qui ne saurait vivre seul, sans la vigilance permanente de chaque membre de l’équipe.

Nous partons du principe que nous contribuons collectivement à la construction et à la tonalité de la rétrospective. Le facilitateur Sémawé va poser le cadre et appliquer la méthode mais n’en est pas le seul garant. L’ensemble des personnes présentes doivent accepter les règles pour que la séance puisse se dérouler de manière fluide et responsabilisante. Le facilitateur va créer le cadre sécurisé qui permet à l’équipe de s’exprimer et d’être entendu par chaque membre sans jugement. L’objectif est de réfléchir collectivement à des solutions.

Voici comment se découpe généralement une rétrospective :

• Ouverture
• Remontée d’informations
• Générer des idées
• Décider des actions
• Clôture

Il s’agit d’un point important car elles représentent une sorte de pont entre la rétrospective qui vient de se terminer et celle d’après. Ce sont notamment elles qui vont permettre aux équipes de s’améliorer sur certains points. Avant de décider de leur pertinence, nous les passons par le filtre “SMART”. C’est ainsi qu’une action se doit d’être :

• Spécifique (à un problème donné)
• Mesurable (avec un indicateur de succès ou d’échec)
• Acceptable (par les parties prenantes concernées)
• Réalisable (en terme de moyens, délais, ressources…)
• Temporellement définie (avec une limite et/ou une durée)

Ensuite, chacun et chacune prend en charge une action à mettre en place dans la période qui suit.

La fiche de déroulé de la rétrospective avec explication des exercices.

Nous proposons généralement d’initier cette démarche collective en venant faciliter 3 à 6 rétrospectives espacées de 4 à 6 semaines dans le temps. Cette facilitation est complétée par des phases de debrief de l’équipe pour ancrer le processus et lever les interrogations ou inquiétudes. Pour que le changement de culture opère, il est essentiel de pratiquer régulièrement et impliquer toutes les parties prenantes de l’équipe. Il n’y a évidemment pas de rythme standard, chaque équipe est unique.