Pas si facile de faciliter le travail d’un groupe avec des processus d’intelligence collective ! Face à cette complexité se développe parfois la croyance que ce sont les outils et les méthodes qui vont générer de la coopération. L’élément déterminant concerne surtout le rôle et la posture du facilitateur lui-même. Le premier et principal outil au service du groupe, c’est bien le facilitateur ! Petit focus sur quelques points importants.

Rôle N°1 : concevoir

Un facilitateur doit faire preuve de discernement pour comprendre et expliciter les enjeux et les besoins cachés derrière la demande qui lui est faite. Cela lui permet de concevoir en conscience un temps collectif adapté et transformant.

Construire l’alliance facilitateur/leader

La raison d’être du temps collectif que nous facilitons est déterminée par un commanditaire ou un leader avec qui il faut faire alliance :

• Légitimité des processus : elle dépend de l’objectif de la réunion ou du séminaire : le facilitateur doit donc aider le leader à exprimer l’intention du temps collectif.
• “Contractualisation” des méthodes : elles répondent à un besoin exprimé par le leader : le facilitateur doit s’assurer que le leader en a explicitement conscience et qu’il valide le mode opératoire.
• Rôle du Leader : il doit être explicite et transparent : le facilitateur doit pouvoir le “confronter” si nécessaire. Cela n’est possible que si l’alliance est solide.

Construire un déroulé

Notre temps collectif peut être structuré selon un déroulé qui rend explicite et cohérent les éléments de sens (pourquoi?) de processus (comment?) et de contenu (quoi?) :

• Concevoir des phases d’ouverture (introduction, inclusion, règles de coopération,…), pas de manière mécanique, mais en leur donnant du sens.
• Concevoir des phases de travail adaptées aux besoins et cohérentes dans leur enchaînement : divergence (ouvrir le “champ des possibles”), émergence (s’ouvrir à “ce qui vient”), convergence (prioriser, décider et formaliser).
• Concevoir des phases de clôture (cristallisation, déclusion,…), non pas “parce qu’il le faut” mais en nommant le besoin auquel elles répondent.

Définir le niveau de participation

Nous réunissons des personnes et elles vont interagir ensemble, OK ! Mais qu’est-ce qu’on attend d’elles? Quel type de contribution ? Et qu’est-ce qu’on va en faire ? Pour permettre une contribution optimale et éviter de générer des frustrations, il faut être explicite sur ce qu’on fait :

• Information : “je vous transmets ces informations car il est utile pour vous et pour moi qu’elles soient transmises” : appelons un chat un chat !
• Consultation : “je vous demande votre avis car il va me permettre de prendre la meilleure décision possible” : l’avis du participant est valorisé, mais on ne convoque pas sa responsabilité.
• Concertation : “je vous demande votre avis et celui-ci va transformer la décision que je prendrai” : comment créer les conditions d’un partage des représentations qui va décaler la vision du leader ?
• Co-décision : “nous allons décider ensemble” : oui, mais avec quel processus explicite et adapté ?

Rôle N°2 : faciliter

Faciliter, c’est accueillir la complexité en intervenant dans l’ “ici et maintenant” et en permettant la régulation des individualités au service du collectif.

Réguler le temps

Le facilitateur n’est pas “responsable du temps” : il est responsable du fait que les conditions d’une co-responsabilité du temps soient réunies.

• Conscience du temps : donner de l’information pour que le groupe ait conscience des temps impartis à telle ou telle séquence.
• Contractualisation du temps : mobiliser la responsabilité du groupe en intelligence de situation lors des dépassements de temps : dépasser pourquoi ? Avec quelles conséquences ?
• Partage du temps : le processus choisi permet-il un partage du temps ajusté entre les participants ?

Réguler la parole

Le facilitateur n’a pas la responsabilité du contenu de la parole des participants, mais celle du processus, qui doit créer les conditions pour “faire bon usage de la parole”.

• Parole incarnée : un participant qui dit “je pense que…” est connecté à sa contribution. Le “nous” embarque les autres sans leur accord. Le “on” crée du flou et de l’implicite.
• Parole tournante : quel est le processus ? Comment la parole tourne ? Est-ce qu’on la prend ? Est-ce qu’on la donne ? Est-ce qu’on la garde ?
• Parole explicite : le facilitateur peut aider à qualifier le “niveau de parole” : s’agit-il d’un ressenti ? D’un fait ? D’un besoin ? D’une demande ?
• Réflexion préalable : inviter les participants à prendre un temps pour structurer leur pensée avant de s’exprimer permet une expression claire et une écoute attentive.

Rôle N°3 : soutenir

Le facilitateur peut jouer un rôle très important en soutien des individus qui composent le groupe et un soutien au groupe lui-même.

Un leadership multifacette

Plusieurs compétences de leadership sont nécessaires et c’est la combinaison de toutes qui permet d’agir au bon endroit.

• Entourer : être capable d’un soutien inconditionnel à la participation de quelqu’un en difficulté (sans faire le “sauveur” toutefois !)
• Affirmer : prendre des décisions, les assumer et les affirmer, c’est parfois rendre un grand service au collectif.
• Encadrer : expliciter des règles et veiller à leur respect de manière exigeante, quel soutien pour le groupe !
• Donner du sens : dire et re-dire quel objectif nous visons et à quels besoins nous répondons, c’est canaliser les énergies au bon endroit.
• Empathie : faire preuve de discernement pour comprendre les participants et être capable de se mettre à leur place, cela soutient leur contribution.

Instaurer la co-responsabilité

Si le facilitateur s’érige en “chef de la réunion”, alors il récoltera ce qu’il a semé : soumission ou résistance. Qui dit participation dit co-responsabilité !

• Répartir les rôles : le facilitateur ne peut et ne doit pas tout faire, ça tombe bien, il y a des compétences dans le groupe ! Mobilisons-les !
• Décider avec le groupe : fait-on une pause? A-t-on fini la séquence ? Comment décider ? Des réponses pertinentes existent parfois dans le groupe.
• Une responsabilité (seulement) de processus : à chacun son boulot, aux participants la responsabilité de contenu et au facilitateur l’expertise de processus.

Métacommuniquer

Métacommuniquer, c’est “communiquer sur la communication”, c’est-à-dire, dire à haute voix comment on voit que les choses se passent dans le groupe.

• Mettre de l’explicite sur les ressentis : le facilitateur sent que ça tourne en rond ? Il est agacé ? Impressionné ? Il doute ? Quel précieux point d’appui pour le groupe s’il le communique et s’il en fait quelque chose !
• Faire avec “ici et maintenant” : le facilitateur a préparé minutieusement son intervention, mais il doit être à l’écoute de ce qui se passe et en capacité de changer son intention ou ses méthodes.
• Naviguer dans les niveaux logiques : “on ne résout pas un problème au niveau où il est posé” (Einstein). Si ça coince dans une réunion, le facilitateur doit se demander à quel niveau porter son attention et celle du groupe : le sens ? Le processus ? Le contenu ?

Au-delà de sa palette de méthodes toutes plus innovantes et créatives les unes que les autres, le facilitateur lui-même est le meilleur vecteur de coopération au service du groupe. Son discernement lui permet de comprendre ce qui se passe et d’agir au bon endroit. Sa capacité de modélisation lui permet d’incarner ce qu’il attend du groupe. Sa capacité d’explicitation lui permet de chasser l’implicite dans lequel se cachent les jeux psychologiques. Sa capacité d’adaptation lui permet d’agir dans la complexité d’une situation. Son humilité lui permet de mettre de côté son ego pour répondre aux besoins du groupe. Sa capacité à faire alliance lui permet d’agir au-delà de ses propres capacités.