Et vous, comment sont vos réunions du lundi matin ? Est-ce un moment que vous attendez avec joie ou bien un événement que vous voudriez voir disparaître de votre agenda ? Je pense que ce temps de réunion n’est pas une fatalité. Retrouvez ici quelques pistes pour faire de vos réunions d’équipe un rituel utile et bénéfique.

Ah, les réunions du lundi matin… Certaines personnes les attendent avec impatience, tandis que d’autres préféreraient affronter un troupeau de chats en colère. Mais que se passe-t-il réellement lors de ces réunions hebdomadaires ? Sont-elles un outil essentiel pour faire équipe, ou simplement une perte de temps ? De mon côté, je suis le genre de personne qui bouillonne sur sa chaise dès qu’une réunion traîne en longueur. Pour autant, je reconnais toute la valeur des réunions, mais pas dans n’importe quelles conditions. Dans cet article je vous propose d’explorer quelques leviers pour rendre les réunions d’équipe agréables et efficaces !

Embarquez pour une nouvelle semaine !

Une réunion possède une vertu principale : réunir des personnes autour d’une table. Tenir une réunion hebdomadaire ou mensuelle est un repère, un rituel de retrouvailles en équipe. Et les vertus sont nombreuses :

S’aligner
Les réunions du lundi matin sont l’occasion idéale de fixer les priorités pour la semaine qui débute. Elles permettent de s’assurer que toute l’équipe est sur la même longueur d’onde et de définir des objectifs clairs.

Renforcer l’interconnaissance
Ces réunions peuvent favoriser le travail d’équipe et renforcer les liens entre collègues. Elles offrent également l’opportunité de reconnaître et de célébrer les succès de la semaine précédente.

Partager des informations ou demander de l’aide
les réunions d’équipe sont un lieu de partage d’informations sur des projets en cours, des points clés pour l’équipe. C’est aussi un lieu pour demander de l’aide à des collègues.

Se coordonner
Pour mener un projet, organiser une réponse à un client, préparer une mission par exemple.

Les réunions du lundi matin, le dernier endroit où vous voulez être !

Les réunions d’équipe sont parfois laborieuses et au lieu de réunir elles deviennent le moment à éviter car les principaux écueils sont que :

Ces réunions n’aboutissent pas
Combien de fois avez-vous assisté à une réunion du lundi matin qui semblait durer une éternité sans aboutir à rien ? Elles peuvent être des gouffres de temps car il n’est pas bien clair de qui décide de quoi. Vous assistez donc à du passage d’information ou à des discussions entre quelques collègues concernés mais rien ne permet de prendre réellement une décision, car en fait peu de décisions concernent toute une équipe au complet.

La réunion termine toujours en retard
Un grand classique. Comme l’équipe se retrouve enfin, l’ordre du jour est souvent trop chargé et la réunion déborde sur la suite. Cela met tout le monde en tension et il y a un risque que les gens partent ou perdent leur attention sur ce qui est dit.

La réunion n’a pas lieu au bon moment
Pour certains, le lundi matin est le moment le plus productif de la semaine. Les réunions interrompent cette précieuse période où ils sont frais et disponibles. Le lundi matin est souvent un SAS pour traiter ses notifications, se connecter aux priorités de la semaine.

Ce n’est pas un bon moyen pour “faire du lien”
La réunion d’équipe sert trop souvent de “moment de cohésion”. C’est parfois le seul moment dont une équipe dispose pour se voir. Mais est-ce vraiment propice pour faire du lien avec ses collègues ? Mon point de vue est qu’il y a des temps pour travailler et des temps pour faire du lien. Une réunion efficace vous laissera plus de temps à consacrer à votre vie d’équipe.

Quelques pistes pour rendre vos réunions agréables et efficaces :

Clarifier le but de cette réunion
Le but est-il de discuter en équipe et de créer du lien ? Est-ce un moment de partage d’informations ? Est-ce un moment de débat ou de réflexion ? Est-ce un moment de synchronisation ? Selon l’objectif, la forme et la durée de la réunion vont changer. Par exemple : si la réunion sert à fixer les priorités de la semaine, essayez un format de 15 minutes, debout. Vous verrez ça ira très vite et vous dégagerez ainsi du temps pour des moments informels en équipe.

Décaler la réunion à 11h ou 14h
Ainsi chacun prend le temps d’arriver et de raconter son week-end à la machine à café, de traiter ses mails et notifications pour enfin se connecter aux sujets et priorités de la semaine.

Identifier des sujets communs
Il ne sert à rien d’occuper la réunion avec un sujet qui va concerner 2 personnes sur 10. Ne gardez en réunion d’équipe que les sujets réellement communs.

Qui décide ?
Il y a parfois une tendance à utiliser les réunions d’équipe pour mettre sur la table un sujet et récolter des avis tout azimut. Cela peut bien sûr aider à faire le tour d’une question. Mais le risque serait de se perdre dans un débat sans fin. Posez-vous la question : au final qui va décider sur ce sujet ? Si c’est vous, autorisez-vous à arrêter une discussion dès que vous aurez été suffisamment nourri pour prendre votre décision.

Conclusion

Alors, les réunions du lundi matin sont-elles un atout ou un fardeau ? La réponse dépend en grande partie de la manière dont elles sont organisées. Si elles sont ciblées, efficaces et limitées en nombre, elles peuvent certainement être bénéfiques. En revanche, si elles sont chaotiques et envahissantes, elles risquent de nuire à la productivité et de laisser tout le monde avec un goût amer en début de semaine.

La clé réside dans la planification judicieuse et la réflexion sur la nécessité réelle de chaque réunion. Alors, la prochaine fois que vous vous retrouverez assis à une réunion du lundi matin, demandez-vous : « Suis-je en train d’apprendre ou de contribuer à quelque chose ?” Si ce n’est pas le cas, je vous invite à remettre en question la tenue de cette réunion le lundi matin et de suggérer une adaptation à votre équipe.

Et qui sait, peut-être que les réunions du lundi matin deviendront aussi le lieu où les idées brillantes fusent et où la semaine démarre du bon pied !