Trajectoires Tourisme est l’organisme de formation pour les professionnels du tourisme en Auvergne-Rhône-Alpes. Les structures membres proposent un catalogue de formation riche et varié aux acteurs touristiques de la région. Mais qui dit plusieurs structures dit création d’une gouvernance commune.
Le collectif est composé des Fédérations et Unions Départementales des Offices de Tourisme de l’Isère, de la Loire et de la Savoie, des Agences de Développement Touristique de l’Ardèche et de la Drôme et d’Auvergne-Rhône-Alpes Tourisme.

“Notre spécificité c’est que nous sommes un collectif de 6 structures institutionnelles qui devons collaborer au quotidien pour déployer un projet. Mais il n’y a pas de relation hiérarchique entre nous et les structures ont des tailles, des moyens financiers et humains très différents”

précise Stéphane Orsini, initiatrice de la démarche et responsable du Pôle Professionnalisation au sein d’Auvergne-Rhône-Alpes Tourisme.

En 2020, les 6 structures du collectif ont souhaité travailler sur leur gouvernance pour :

• Clarifier le qui fait quoi et les engagements de chacun
• Redéfinir le modèle de répartition économique
• Définir une charte de fonctionnement

Nous (Semawe et Ivolve) avons accompagné le collectif avec les principes d’Holacracy, sans pour autant aller vers une adoption complète.

1. Une gouvernance clarifiée

Encoder les rôles

L’accompagnement a débuté avec “l’encodage” des rôles. C’est-à-dire que l’on a commencé par décrire l’existant. Chacun et chacune essaie de décrire ce qu’il ou elle fait au quotidien. Ce travail permet de :

• Mettre des mots sur les rôles de chacun au quotidien.
• Rendre visible les tâches invisibles, pour soi-même et pour les autres.
• Détecter les tâches faites en double.
• Détecter là où il y a des manques, c’est-à -dire des tâches qui devraient être réalisées mais qui ne sont attribuées à personne.

Plusieurs séances ont été nécessaires pour avoir une photographie de l’organisation interne du collectif.

Clarifier les règles de fonctionnement

Pour fonctionner le collectif a besoin de règles de fonctionnement pour définir notamment :

• Les critères d’entrée et de sortie du collectif
• Les processus de prise de décision

Le collectif a donc écrit une charte en s’appuyant sur la Constitution Holacracy. Le document précise :

• La Raison d’être du Collectif
• Sa structure organisationnelle
• Qui est la structure d’autorité dans le collectif
• Le mode de coordination en interne
• Les rôles obligatoires pour faire partie du collectif
• Les engagements humains et financiers
• Le processus d’exclusion du collectif
• Le processus de décision pour la mise à jour des rôles

2. Le modèle de rétribution économique

Concernant le modèle de rétribution de chacune des 6 structures, nous avons conçu un outil sur-mesure. Là aussi c’est par itérations et échanges avec le collectif qu’a émergé l’idée d’une “clé de rétribution.”

Une application pour répartir la valeur dans un collectif

Le collectif disposait déjà d’un modèle de répartition économique mais avec lequel il était en tension. Le modèle reposait sur un critère unique de répartition de la valeur par nombre de stagiaires accueillis par chaque structure. Ce système valorisait les territoires avec une grande force de vente et ne prenait pas en compte l’énergie mise dans des rôles supports par exemple.

“Nous avions besoin d’imaginer un nouveau modèle de rétribution qui réponde aux besoins des différentes structures pour une plus juste répartition des coûts et de la valeur”

souligne Stéphane Orsini.

Une clé de rétribution à 3 critères

Pour valoriser l’ensemble des actions menées par les membres, le collectif a identifié 3 critères :

• La rémunération par rôle, pour rendre compte de l’énergie mise au service du collectif.
• La répartition par heure de formations organisées sur chaque territoire, pour valoriser les activités d’organisation de sessions et d’accueil des stagiaires.
• La répartition par chiffre d’affaires généré par les professionnels issus de son territoire, pour valoriser la force de vente et encourager les structures à commercialiser l’ensemble de l’offre de Trajectoires Tourisme, que celle-ci se déploie sur ou hors de son territoire.

Pour Stéphane Orsini :

“l’articulation autour des 3 critères de répartition permet de valoriser différentes formes d’engagement à la hauteur de ce que chaque structure peut apporter. Il n’y a pas de hiérarchisation des critères car tous contribuent à la réussite du projet.”

Au-delà du gain de clarté sur la répartition financière, l’application génère des comportements tournés vers la réussite du collectif. Elle :

• Soutient l’énergie donnée dans le groupe.
• Encourage les membres à organiser des formations sur leur territoire.
• Valorise les actions menées générer du chiffre d’affaire.
• Favorise la coopération entre les territoires.

Le multi-critère laisse à chaque structure le choix de s’investir sur le critère qui lui correspond le plus. Cet espace de choix favorise l’implication des membres car chacun choisit sa forme de contribution. Le modèle rassemble les différentes énergies pour les mettre au service du collectif.

Dans cet exemple, la clé de répartition se fait entre différentes structures membres d’un même collectif. Nous pouvons donc imaginer le même système au sein d’une seule entreprise organisée en différents pôles qui doivent chacun obtenir un budget et sont chacun tenus de contribuer à la réussite de l’organisation.

Imagination, confrontation, ajustement

Comment s’est déroulé cet accompagnement ?
Par un travail collectif, créatif et itératif. Que ce soit pour les rôles ou la clé de rétribution, nous avons avancé pas à pas avec le collectif. A partir de la matière première apportée par le groupe nous avons avancé par propositions, tests et ajustements.

“Ce que j’ai aimé, c’est l’ensemble des outils apportés qui ont permis de travailler la responsabilisation de chacun et notre manière de coopérer. J’ai apprécié que l’équipe soit à l’écoute de nos besoins et s’adapte avec agilité au fil de l’eau. A la fois sur la méthode et les étapes, nous avons co-construit la démarche d’accompagnement tout le long du processus.”

Selon Stéphane Orsini, l’accompagnement mené a permis :

“D’avoir des règles communes et explicites et qui nous aident à évoluer dans un environnement complexe. J’observe un engagement plus fort des différentes personnes grâce à la clarification des rôles et des attentes. Aujourd’hui, l’engagement est renforcé sur les projets : paradoxalement, comme chaque personne s’est recentrée sur ses rôles sans se sentir obligée de contribuer à tout, il est plus facile de trouver des ressources pour des projets collectifs. Il y a plus facilement la possibilité de dire non à certaines choses et ce n’est pas grave.”

Et demain ?

“Notre nouveau modèle a permis à de nouvelles structures de rejoindre le collectif. Il est structuré et concret, il rassure et donne envie à nos futurs partenaires. En interne, j’ai une attention à accompagner chaque acteur dans son appropriation du fonctionnement. Il y a encore beaucoup de questions et cela est important de prendre ce temps. A terme nous allons gagner en solidité et en sérénité, et cela devrait nous permettre d’être plus réactifs pour nous adapter à notre environnement.”

En tant qu’accompagnants il y a quelque chose de magique dans l’énergie de créativité et dans le fait d’aboutir à un outil spécifique et adapté au groupe accompagné. Nous continuons notre recherche-action sur la répartition de la valeur économique. Nous sommes nous-même en train d’expérimenter une clé collective de répartition salariale … la suite au prochain épisode !