Dans un précédent article, nous vous parlions de notre rendez-vous annuel d’équipe, le Forum ouvert. Soit dit en passant, nous l’avons vécu il y a peu, et ce fut un extraordinaire moment de réflexion collective et de partage ! Aujourd’hui, je vous propose de découvrir à quoi ressemble notre réunion d’équipe mensuelle, nommée “rétrospective”. Un autre moment essentiel, rythmant la vie de l’agence…

Les bienfaits

Avant de décrire la méthode, il faut que je vous dise une chose importante : j’adore ce moment d’équipe ! Loin des réunions à rallonge qui se révèlent parfois stériles, la rétrospective nous permet de faire le point ensemble, de façon structurée, posée et dynamique. Résultat : l’issue est toujours constructive et renforce notre cohésion ! Comme pour tout ce qu’on entreprend au sein de Semawe : l’humain est au centre. Cette dimension nous anime et nous donne envie de requestionner régulièrement nos pratiques, tous ensemble.

Le principe

La rétrospective est un outil issu de l’approche agile. Concrètement, toute l’équipe se retrouve 1h30 environ pour faire un bilan de la période écoulée et décider d’actions à mettre en place. Un format qui correspond bien à ce qu’on essaie d’appliquer au quotidien : identification des erreurs/difficultés/freins, propositions d’actions pour corriger/faciliter/améliorer. Et bien sûr, ce qui marche bien, on ne se prive pas de le partager, de s’en réjouir et de le reproduire si possible !

Le cadre

On choisit une salle agréable et accueillante, qui va nous servir de bulle protégée pendant ce temps commun. On prévoit du matériel qui va permettre techniquement à la réunion d’être efficace :

• un tableau, sur lequel écrire
• des post-it
• des feutres de couleur
• des sabliers de différentes durées (30 secondes, 1 minute, 5 minutes…)

L’état d’esprit

L’idée est de se mettre dans une posture de prise de recul, dans un climat de confiance et de bienveillance. Pour cela, nous avons quelques règles d’or : 

• on parle de soi, sans viser personne
• on priorise les informations, en choisissant ce qu’il y a de plus pertinent pour l’équipe
• on s’autorise à mentionner uniquement ses propres erreurs, pas celles des collègues
• on essaye d’être clair(e) et précis(e)

Il est évident que cet exercice fonctionne si l’équipe a la volonté d’établir une confiance et une liberté de parole au quotidien et si le management joue le jeu. La rétrospective étant un des éléments facilitateur qui ne saurait vivre seul, sans la vigilance permanente de chaque membre de l’équipe.

Le facilitateur

Nous partons du principe que nous contribuons collectivement à la construction et à la tonalité de la rétrospective. C’est pourquoi il n’est nullement question de faire reposer la qualité de ce moment sur les épaules du facilitateur. Ce rôle – que nous voulons tournant entre chaque membre de l’équipe – sert à rappeler les règles, à expliquer les exercices, relancer la dynamique si besoin…

Le déroulement

Voici comment se découpe généralement une rétrospective :

• Ouverture
• Remontée d’informations
• Générer des idées
• Décider des actions
• Clôture

Les exercices peuvent être différents d’une fois sur l’autre. Nous pouvons nous inspirer d’idées trouvées par exemple sur ce site : plans for retrospectives.

Et parfois nous en inventons et les testons ! La créativité n’est jamais brimée à Semawe !

Les actions

Il s’agit d’un point important car elles représentent une sorte de pont entre la rétrospective qui vient de se terminer et celle d’après. Ce sont notamment elles qui vont nous permettre de nous améliorer sur certains points. Avant de décider de leur pertinence, nous les passons par le filtre “SMART”. C’est ainsi qu’une action se doit d’être :

• Spécifique (à un problème donné)
• Mesurable (avec un indicateur de succès ou d’échec)
• Acceptable (par les parties prenantes concernées)
• Réalisable (en terme de moyens, délais, ressources…)
• Temporellement définie (avec une limite et/ou une durée)

Ensuite, chacun(e) prend en charge une action à mettre en place, et c’est parti jusqu’à la prochaine !

Vous avez envie d’essayer ? Si oui, alors lancez-vous ! Le meilleur moyen d’avancer, c’est de tester, ajuster, retester… En tous cas, c’est le leitmotiv de Semawe et ça nous plaît bien !