La réunion tactique en Holacracy est un moment dédié aux rôles et à leurs projets.
Nous nous en servons chaque semaine à Semawe et nous proposons à nos clients de les accompagner pour l’adoption de ce format à la fois efficace, clarifiant ou chacun a sa juste place dans l’échange !

Comment ça marche ?

Il y a 6 étapes à cette réunion. Elle peut durer de 30 minutes à 2h. Sa longueur dépend du temps dont l’équipe dispose, ou bien de la taille du projet pour lequel on l’utilise. C’est une réunion qui peut être utile pour une équipe dans sa globalité, par exemple, une équipe en charge de la communication, des ressources humaines ou de l’accueil etc. On l’utilise aussi pour des projets. A Semawe on s’en sert aussi bien pour nos réponses à Appel d’offre ou pour notre projet d’écriture d’un livre que pour nos besoins permanents (Communication, accompagnement de nos clients etc.).
C’est parti pour un tour d’horizon rapide de chaque étape !

Le tour d’inclusion

Au début de chaque réunion le facilitateur fait un tour d’inclusion. Il demande à chaque personne présente de partager avec quoi elle arrive à la réunion.

A quoi ça sert?

Le tour d’inclusion permet à chacun de prendre le temps de rentrer dans le sujet qui va être traité le jour J. La réunion tactique est liée à un cercle qui a sa propre thématique (cercle admin, cercle prospection, cercle communication, cercle finance) c’est une façon pour les membres de s’aligner avant de travailler ensemble. Cela permet également au facilitateur de connaître l’état de disponibilité dans lequel se trouve chaque personne présente. C’est un tour qui est plutôt rapide, en général, chaque personne s’exprime en moins d’une minute.

La revue de la checklist

Chaque cercle peut décider de définir une ou plusieurs checklist. La checklist sert à se donner des nouvelles sur une attente récurrente. Une action que certains rôles du cercle doivent faire régulièrement. Par exemple dans notre cercle administratif une checklist concerne les frais de chaque associé.e.s. Au démarrage de chaque réunion tactique le facilitateur demande aux membres du cercle : “Les frais individuels sont renseignés dans notre logiciel comptable, check ou pas check ?”. Chaque membre présent répond “Check”, “Pas check”

A quoi ça sert ?

A renseigner un ou plusieurs rôles sur l’état d’avancement d’un sujet. Pour les frais, notre rôle finance a une température pour savoir s’il peut s’occuper de programmer les remboursements.
A ancrer de bonnes habitudes en y revenant régulièrement. Quelqu’un qui a oublié de faire son action récurrente s’en rappelle grâce à la checklist. L’enjeu est de ne pas culpabiliser quelqu’un qui n’est pas à jour mais bien de lui faire une petite pichenette de rappel !

La revue des indicateurs

Les indicateurs important sont définis par tout membre du cercle. Dans l’idéal ils sont utiles et essentiels pour les membres du cercle. Par exemple pour le cercle Finance, un indicateur intéressant serait : Le montant de la trésorerie pour le mois d’Octobre.

A quoi ça sert ?

Cette phase est importante car elle est gage de transparence. Chaque membre du cercle a connaissance de l’indicateur en question, qui doit donner une idée sur l’état de santé d’un projet ou d’une activité.

Des nouvelles sur les projets

Chaque rôle a des redevabilités. En Holacracy ces redevabilités sont traduites par des projets.
La revue des projets consiste pour chaque rôle à donner des nouvelles sur ses projets.
Il s’agit de communiquer au groupe uniquement ce qui est nouveau.
Inutile de rappeler ce qui a déjà été fait ou pourquoi cela n’a pas encore été fait.
Il ne s’agit en aucun cas de se justifier mais bien de donner des nouvelles sur les projets.

A quoi ça sert ?

Cette revue de projet a l’avantage d’être rapide et efficace avec un bon niveau d’informations partagé aux membres du cercle.
Pendant la revue de projet si certaines personnes ont besoin de poser des questions de clarification pour mieux comprendre elles peuvent les noter et pourront les amener dans la phase de triage des points.
Un des éléments essentiels lors de la revue des projets : seul le rôle concerné peut s’exprimer. Cela permet d’aller vite sur cette partie et de ne consacrer du temps au échanges que si cela est un besoin exprimé par un des membres du cercle.
Cette méthode est la garantie d’une revue des projets rapide et agile. L’équipe est au courant en peu de temps de toutes les informations sur l’état d’avancement des projets du cercle.

Le triage des points

C’est le moment où chaque membre du cercle peut amener une tension à l’ordre du jour.
Le facilitateur à la mission de traiter chaque tension une par une en restant centré sur la personne qui l’a amené.
Une tension en holacracy n’a rien de négatif. C’est la différence entre un idéal et ce qui est réellement. Voici quelques exemples :

• Un partage d’information
• Demande d’action ou de projet à un autre rôle
• Une question de clarification
• Une attente récurrente qui peut faire l’objet d’un point de gouvernance.

A quoi ça sert ?

Cela évite au groupe de mélanger plusieurs points et d’aller plus vite.
Par exemple si un rôle amène une tension liée à un de ses projets et que cela provoque une tension chez un autre rôle présent, celui-ci peut à son tour amener une tension à l’ordre du jour et le facilitateur s’en occupera de manière individuelle.
Cela permet au groupe d’avancer avec ce qui est vivant pour chacun de ses membres. L’ordre du jour n’étant pas prévu à l’avance et se construisant en direct c’est la façon la plus participative d’avancer !

Le tour de clôture

A la fin de la réunion le facilitateur fait un tour de clotûre. Il demande à chaque personne présente de partager avec quoi elle repart de la réunion.

A quoi ça sert?

Le tour de déclusion permet à chacun de prendre le temps de sortir du sujet. C’est une façon pour les membres de s’aligner avant de reprendre leur travail. Cela permet également au facilitateur de connaître l’état dans lequel se trouve chaque personne présente à l’issue des échanges. C’est un tour qui est plutôt rapide, en général, chaque personne s’exprime en moins d’une minute.

Le rôle du facilitateur

Il est à la fois l’arbitre des discussions et adopte une posture coachante pour aider chaque rôle à exprimer ce dont il a besoin. Il n’est pas détenteur de la solution, il accompagne seulement sur le chemin. Il a toute autorité pour distribuer la parole permettant ainsi un format de réunion opérationnelle qui reste efficace et lié à l’autorité de chaque rôle !

Le rôle du secrétaire

Il encode les décisions avec le logiciel glassfrog. A chaque fois qu’un membre en a besoin il note une prochaine action, un projet, un point de gouvernance pour la prochaine réunion et l’attribue au rôle concerné en direct. Il ne décide pas, il est au service du facilitateur et des rôles pour garder une trace de ce qui se décide !