Aujourd’hui on parle distanciel !
Pour la première fois de notre histoire, une majorité d’entreprises et de travailleurs doivent apprendre à travailler à distance. Nous essayons tous de nous adapter au contexte, visioconférences, outils numériques participatifs, les options ne manquent pas.
Le distanciel va potentiellement constituer une grande partie de nos échanges dans les prochains mois, alors comment faire pour que cela reste fluide et agréable ?
A Semawe nous nous sommes posés la question pour adapter nos formations, nos accompagnements, nos séminaires ou supervision d’équipe dans ce contexte si particulier.
Nous vous partageons dans cet article ce que nous mettons en place !

Comment garantir l’attention du groupe ?

Plusieurs sessions courtes

De la formation en visio oui, mais pas à n’importe quel prix ! Plusieurs sessions courtes nous permettent de maintenir nos formations sur un rythme soutenable et efficace. Des sessions de maximum 2h30 avec 10 minutes de pause au milieu aident à garder l’attention du groupe et laissent tout de même le temps d’avancer ensemble !

Limiter le temps consacré aux apports théoriques

La capacité d’attention moyenne d’un individu n’excède pas 20 minutes. Partant de ce constat, nous essayons le plus possible de ne pas donner d’explications longues. Pour Jeanne il est essentiel de : “faire des apports théoriques là où ils sont nécessaires. Je pars toujours d’une expérimentation et des questions des participants pour transmettre de la théorie. C’est pour moi la méthode la plus efficace pour favoriser les apprentissages et garder l’attention du groupe.”

Donner des points de repères

Les formations que nous avons suivi ces dernières années sautent souvent la case des informations pratiques.  Juliette formatrice à Semawe raconte : “Je me suis rendue compte en le vivant, que mon attention était parasitée par des questions sans réponse que je me pose en début de session. La conséquence directe, c’est que je ne suis pas très attentive à ce qui se dit car je n’ai pas les informations dont j’ai besoin pour me sentir à l’aise dans les échanges.” Forts de ce constat partagé par plusieurs membres de l’équipe, il est essentiel pour nous de commencer nos formations avec ces informations.
Il suffit de prendre 10 min pour présenter au groupe les repères dont il a besoin. Pour cela un moyen de s’en souvenir facilement est l’acronyme TOAST :

Thème

De quoi va-t-on parler ? (clarification contexte / thématique)  

Objectif

Quels sont les objectifs de la formation ?    (objectifs de production, managériaux, pédagogiques )

Animation

Qui (co)anime ?

Quelles modalités d’animation ?  (quoi ?? on va jouer ? on peut se tromper ?…

 Quelle organisation de l’espace ?

 Quels outils/supports (pendant, après) ? 

Quel cadre ? (quelles règles du jeu pour que ca se passe bien ?

Séquences

Quel déroulé ? (les séquences)

Quels horaires ? (repas, pauses, début/fin…)

Transition 

Quelles sont les attentes des participants ?

 Quelle est la perception / connaissance du sujet ?

Comment maintenir un bon niveau d’apprentissage ?

Des sessions régulières

Moduler une formation initialement prévue sur une journée en plusieurs sessions permet un apprentissage différent. Les participants peuvent expérimenter entre les sessions ou continuer leur réflexion individuelle. Nous avons constaté qu’une ou deux sessions par semaine pour des formations de 7 à 14h est un rythme suffisamment espacé et suffisamment soutenu pour progresser.

Juliette précise : “En tant que formatrice je vois vraiment les avantages d’avoir plusieurs rendez-vous avec les participants. Cela permet de créer un lien plus palpable. Ce lien est intéressant pour nous et nous permet d’introduire le debrief entre participants, un élément essentiel pour la bonne intégration d’une pratique. Plus les participants sont à l’aise, plus les debriefings vont être sincères et apprenants pour le groupe !”

Ces temps de pratiques peuvent se faire en sous-groupe, ou en groupe entier. Avec ou sans outils numériques. Certains outils de visioconférence permettent de faire des sous-salles pour y envoyer une partie du groupe.

Des espaces de pratique et de debrief

Vous l’aurez compris, à Semawe, nous n’envisageons pas de formation sans pratique. Une visioconférence sur une journée avec uniquement des informations descendantes de sachant à apprenant est un format que nous ne souhaitons pas proposer.
A la place, nous utilisons des espaces de pratique, en petit groupe ou en duo/trio selon le sujet. Si vous faites vous-même quelque chose, c’est le meilleur moyen d’apprendre et de comprendre ce qui se joue. Nos thèmes de formation comportent beaucoup de notions liées aux dynamiques de groupe, ou individuelles, aux postures et comportements.

“J’aime proposer des espaces d’expérimentation (même courts, sur 20 minutes par exemple) suivis de débrief. Ce sont des leviers vraiment puissants pour garantir la modélisation des apprentissages. Un groupe va avancer beaucoup plus vite si les participants ont l’occasion de comprendre les notions théoriques en les vivant,” précise Jeanne.

Des outils numériques accessibles

Les outils numériques sont là pour aider le groupe à partager de l’information ou de matérialiser les contributions individuelles. Si un outil n’aide pas le groupe à la compréhension peut-être est-il inadapté ou inutile ? Cela vaut la peine de se questionner sur ce que l’on souhaite créer dans le groupe avant d’introduire un outil.
Pour une prise en main facile, nous utilisons des solutions qui ne nécessitent pas de compétence particulière pour les participants.

Sarah précise : “En formation, je me concentre sur les besoins des participants en fonction de leurs objectifs et des compétences visées. Les outils numériques peuvent aider la participation de chacun et chacune mais pour moi, leur usage doit toujours se faire au service des stagiaires. L’intérêt pédagogique prime toujours sur l’aspect ludique ou divertissant de l’outil proposé.”

Jeanne a changé sa pratique de formatrice avec les outils numériques : “Je suis une adepte de la formation en présentiel. Je ne pensais pas qu’il était possible de permettre autant la participation d’un groupe en ligne. Avec des outils comme Padlet ou Miro, les participants contribuent facilement. Cela favorise les échanges car chacun a le temps de réfléchir sans se faire couper la parole avant de poser une idée”.
Padlet : un outil qui permet de contribuer à plusieurs soit sur des tableaux soit en nuage de mots sans que les utilisateurs ne créent de compte.
Miro : un outil qui permet de paramétrer des espaces de contribution avec diverses étapes et des post-it virtuels.

Comment susciter l’engagement du groupe ?

Respecter les horaires prévus

Un engagement qui nous tient à cœur, et qui vient de notre culture Agile et de notre pratique d’Holacracy, est : la ponctualité. Commencer à l’heure et terminer à l’heure est un marqueur du respect des autres surtout lorsque plusieurs personnes sont concernées.
Cela nécessite une attention toute particulière à la façon d’animer nos temps de formation. Pour cela nous utilisons les tours de parole et verbalisons le plus possible le temps dont nous disposons sur les différentes étapes de la formation. “Evidemment nous sommes capables de nous adapter aux imprévus et de moduler les temps prévus selon le niveau du groupe par exemple, mais jamais au détriment de la ponctualité. Cela passe aussi par la responsabilisation du groupe, à qui l’on peut demander de choisir si besoin de priorisation il y a.” explique Juliette.

Proposer un espace d’inclusion et de déclusion

Ces moments peuvent sembler optionnels mais en réalité, même courts, ils contribuent au ciment qui lie le groupe. Ce lien est à soigner car il va contribuer à l’engagement et la motivation du groupe à suivre la formation. A Semawe, en tant que formateurs, nous participons comme les autres à ce moment d’introduction, cela permet de créer dès le début un lien de confiance.
Juliette précise : “Une inclusion en début de session peut consister par exemple, à partager sa météo du jour. La météo est un partage de ressenti. Chacun contribue à la hauteur de ce qui lui paraît juste de partager au groupe et cela créé un premier moment de connexion où chaque individualité a le droit d’exister. Si le groupe se revoit régulièrement on peut s’amuser en introduisant des images que les participants peuvent choisir pour représenter leur état du jour.”

La déclusion est aussi importante pour matérialiser la fin de chaque session. Ce moment est aussi une façon concrète de permettre à chacun de sortir de la formation intellectuellement et énergétiquement parlant. Elle permet de savoir comment se situe chacun à l’issue des échanges. Elle peut prendre diverses formes comme un simple partage d’un apprentissage, d’une surprise ou un vœux pour soi.

Sarah ajoute “Même dans une session de 2h30 de formation, nous prenons le temps d’accueillir les stagiaires et d’apporter du soin à l’espace que nous avons occupé ensemble dans nos journées respectives. Inclusions et déclusions sont très importantes et me permettent de prendre le poult du groupe que j’accompagne. J’essaye de varier les exercices, surtout lorsque c’est un groupe que je suis sur plusieurs sessions, ça me demande parfois un peu d’imagination !”

Allier les rôles de formateur et de facilitateur

Ce qui nous semble essentiel quand on donne une formation, qu’elle soit en présentiel ou en distanciel, c’est notre rôle de facilitation. D’autant plus lorsque le groupe est constitué de personnes qui ne se connaissent pas et sont potentiellement chacune devant leur écran. Faciliter signifie animer les temps pour s’assurer que la parole est bien distribuée, que les questions sont bien traitées et que le groupe est toujours attentif. Au delà de la posture de formateur, celle de facilitateur permet d’ouvrir des espaces pour les participants et de maintenir le cadre sécurisé. La facilitation passe notamment par des choses simples à mettre en place comme les temps de connexion entre participants, des règles communes claires, de l’explicite sur les arbitrages lorsque cela est nécessaire.

Présentiel et distanciel, même attention

Nous utilisons la majorité de ces éléments dans nos autres formes d’accompagnement, qu’il s’agisse de l’animation de séminaires ou d’accompagnement d’équipe.
Nous avons le souhait de nous adapter au distanciel tout en respectant nos identités d’accompagnants. Couplées avec la démarche qualité dans le cadre de notre certification Qualiopi, ces pratiques nous permettent de proposer des formations exigeantes, sur le fond et sur la forme !