Lecture : 6 minutes

Comment fonctionne le Forum Ouvert ?

Assis en cercle, sans table, les participants sont invités à produire l’ordre du jour en proposant des sujets de discussion en lien avec le thème autour duquel ils sont réunis. Ils ont été invités en amont, ils connaissent le thème et ont compris qu’ils vont être contributeurs.

Le facilitateur et l’hôte du Forum Ouvert ont ouvert la séance en créant les conditions qui vont permettre aux participants de prendre des initiatives. Ensuite vient l’étape de la création de l’ordre du jour par les participants : toutes les personnes qui ont envie de proposer un sujet de discussion, sont invitées à le présenter brièvement, à choisir un créneau et un lieu pour l’aborder puis à l’afficher sur “la place du marché”. Cette place sera pendant toute la durée du Forum, le “quartier général” où chacun pourra venir se repérer, choisir ce à quoi il souhaite contribuer, proposer de nouveaux sujets : faire son marché en quelque sorte ! A cette étape c’est un peu le chaos, les chaises sont déplacées, les participants se déplacent , il y a du bruit, ça peut être assez inconfortable pour certains.

Et puis les séries de discussions au choix des participants, en petits groupes démarrent, pour explorer les idées en lien avec le thème. Et là c’est le moment que j’affectionne particulièrement car les participants sont impliqués : soit ils contribuent et s’expriment avec enthousiasme, soit ils sont hyper attentifs. Ils sont concernés par ce qui se passe ! Tout cela est permis par la loi “des 2 pieds” et les 2 animaux totem, l’abeille et le papillon. Je m’explique : cette loi dit “si vous n’apprenez plus ou ne contribuez plus…passez à autre chose”, en prenant le costume de l’abeille vous pouvez aller butiner ou essaimer dans un autre groupe, et en prenant celui du papillon, vous vous autoriser à faire tout ce qui sera important pour vous (aller vous reposer, prendre une pause pour traiter vos notifications, aller boire quelque chose…).

Le grand journal est l’espace qui permet de recueillir et afficher au fur et à mesure les éléments saillants des différentes discussions. Les rencontres en Forum Ouvert s’arrêtent parfois après cette phase d’émergence, mais en fonction des besoins de l’organisation, une phase de convergence peut suivre : établissements de priorités individuelles ou collectives puis planification des actions à mettre en oeuvre, que ce soit un plan d’action personnel ou un plan pour l’organisation. Et l’événement se terminera en cercle, pour un temps de clôture.

Ça permet quoi un Forum Ouvert ?

Le Forum Ouvert permet l’exploration d’une question complexe, en réunissant dans le cercle les personnes qui doivent être là et celles qui peuvent contribuer à réaliser le but : des idées, des solutions émergent, les questions importantes sont abordées, des liens se tissent entre les participants, ils s’approprient la démarche et la réflexion.
Le format Forum Ouvert permet également de traiter une question simple dont on attend des suites rapides, un passage à l’action en consolidant l’équipe et en lui redonnant de l’énergie.
Les participants évoquent souvent les effets suivants : l’esprit de groupe renforcé, l’énergie, l’enthousiasme, le plaisir à travailler ensemble dans ce format, l’engagement renouvelé ou suscité….

Quand ne faut-il pas faire appel au Forum Ouvert ?

Une condition indispensable est que le leader de l’organisation soit ouvert à l’imprévu, s’il pense avoir la réponse à la question posée, ce n’est pas la bonne approche. L’espace créé est propice aux initiatives, le contexte doit permettre à l’événement de s’inscrire dans une démarche suivie.
L’hôte pourra tout à fait donner les limites ou les contraintes existantes pour ne pas créer de fausses attentes, mais il ne faudrait pas qu’elles soient trop importantes car sinon l’exploration du sujet ne sera pas créative.

Et pour l’Agence d’Urbanisme de la Région Grenobloise ?

L’Agence a expérimenté le format Forum Ouvert en séminaire d’équipe, avec une soixantaine de participants. La question explorée par l’équipe, au cours de la journée était : “quel fonctionnement d’équipe adopter au service des projets, des études, des missions, au sein de l’Agence ? ”, avec en toile de fond un travail en cours sur la charte de fonctionnement de l’Agence pour ses projets, missions et études.

“C’était une chouette journée, elle a eu lieu à un moment chargé, où on avait beaucoup de travail. Je suis arrivé sans grande motivation mais c’était plaisant, on a abordé plein de sujets : la place du marché c’est assez incroyable ! Je n’ai pas osé proposer de sujet, je préfère souvent d’abord voir ce que les autres proposent. Les sujets me convenaient aussi, j’ai même dû faire des choix ! C’était fluide et j’ai appris et compris des choses. Il y avait de chouettes moments d’intelligence collective, on a pu croiser nos points de vue. J’ai pu parler avec des collègues avec qui je ne parle pas beaucoup d’habitude. Ça nous a permis de nous approprier notre charte en cours de construction, de rentrer dedans avec d’autres, de partager nos questions, nos réflexions. C’est très ouvert comme format, les thèmes émergent de la base, les questionnements sont ceux des gens, ils sont réels. Je ne m’attendais pas à ce que ça marche aussi bien. Quand on a pris le temps de regarder le Grand Journal : il y avait pas mal de matière produite, c’était riche ! Se pose maintenant la question de l’exploitation de ce contenu et des suites à donner. J’imagine qu’on pourrait utiliser le Forum Ouvert pour explorer des sujets de territoire en intégrant des expertises différentes : pour des projets complexes ça pourrait être intéressant.”

Gabriel Jourdan

chargé d’études à l’AURG depuis 2011

“Je retiens que ça fonctionne bien, que la liberté donnée, sur une question commune, est très efficace !
Les gens dialoguent ensemble autour d’une même question, chacun amène et repart avec ce qu’il souhaite. Chacun est acteur, j’ai apprécié ça. Le niveau d’implication est variable au cours de la journée et en fonction des individus. On peut être proposeur, en écoute, abeille et papillon : c’est chouette de pouvoir s’impliquer de manière différente et profitable. C’était agréable ce rythme assumé : la construction de l’ordre du jour en temps réel tout au long de la journée, ça laisse de la place à chacun. La diversité des échanges est vraiment intéressante également. Certains temps étaient dédiés à de la transmission d’informations, d’autres ressemblaient à de la formation voire même à du coaching, et il y avait des sujets de production. Il y a eu beaucoup de contributions sur les paperboards du Grand Journal. Ça crée un sentiment d’appartenance, ce qui a été produit a été co-construit, ça génère un état d’esprit constructif. Le contenu est accueilli même si on ne partage pas tout . On a été partie prenante pour de vrai et si on a pris nos deux pieds, c’était notre choix. Ce qui est avantageux pour l’équipe qui participe, c’est qu’il n’y a pas de préparation en amont, pas de supports powerpoint à prévoir. Il ne faut pas négliger les attentes que ça crée pour la suite. Et il faut accepter de s’appuyer sur ses équipes à 100%, et être ouvert à ce qui va se passer. Au départ j’étais un peu dubitative à l’idée d’y consacrer une journée et je dois dire que c’était efficace et agréable !”

Johanne Bouchut

chargée de communication à l’AURG depuis 2022

“Je ne connaissais pas ce mode d’animation qui pose un cadre tout en laissant la parole ouverte, chacun à une place, sur ses sujets d’intérêt. Les sujets sont abordés en fonction des besoins et des envies des participants. Le fait que certains sujets soient discutés possiblement en très petits groupes, c’est intéressant, ça permet de favoriser l’expression individuelle. Dans notre équipe, certaines personnes sont arrivées depuis peu, le format a permis de voir ce qu’apporte la richesse des profils, des expériences. Les échanges ont permis d’intégrer des visions nouvelles. Nous avons pu enrichir notre charte. J’ai contribué en amont à la préparation de la journée, et ça me paraissait démesuré toutes les tables et les créneaux prévus pour les discussions. Je ne croyais pas que ça serait nécessaire et il y a eu beaucoup de propositions finalement, j’ai été surprise par tous les sujets et les éléments produits ! J’avais une autre crainte liée aux différents niveaux de compréhension de notre charte en cours de construction. J’avais peur que ce soit un frein pour que les participants s’impliquent, mais la loi des 2 pieds ça fonctionne : elle permet à chacun d’être là où il veut être et là où c’est utile pour lui !”

Alicia SZYGENDA

chargée d’étude Observation et administratrice de données à l’AURG, depuis 2012

Le Forum Ouvert un de mes formats favoris !

J’affectionne particulièrement ce format car je le trouve simple et, comme beaucoup de choses simples, très puissant !
Dans ma vie professionnelle j’ai vécu deux moments qui ont joué un rôle déterminant : ma rencontre avec le Forum Ouvert et celle avec l’Holacratie. Et ce n’est pas très étonnant car ils se rejoignent en plusieurs points, ils :