Sémawé TV ça existe ? Oui ! Enfin, presque ! Pour le moment, la diversité des programmes se limite à nos réunions de gouvernance et de tactique en Holacratie. Pourquoi est-ce que nous avons fait ce choix ? Comment ça fonctionne ? Qu’en disent les spectateurs ? Réponse à toutes ces questions dans cet article !

Quels sont les modèles de réunions en Holacratie ?

La constitution Holacratie 5.0 prévoit deux réunions, la réunion tactique et la réunion de gouvernance. Les réunions de gouvernance sont dédiées à la création, la modification et la suppression des rôles et des politiques, tandis que les réunions de tactique se concentrent sur la résolution rapide des tensions et des obstacles.

Elles sont toutes deux décrites par des processus explicites. Un facilitateur est chargé de faire respecter le processus de réunion. Le scribe travaille main dans la main avec le facilitateur pour capturer les résultats de décisions de ces réunions. Chez nous, cela se fait sur le logiciel Holaspirit. Si vous souhaitez consulter la gouvernance de Sémawé, elle est disponible publiquement à cette adresse : https://app.holaspirit.com/public/semawe

Réunion Tactique en Holacratie : Comment ça fonctionne ?

C’est une réunion qui a du rythme ! Le but ? Cette réunion poursuit 3 objectifs :

• partager un même niveau d’information,
• lever les obstacles au travail,
• détecter les endroits où la gouvernance peut encore être améliorée.

Qui y participe ?

Si c’est une réunion régulière du cercle, alors tous les membres du cercle y sont conviés au titre de leur rôle. Cela peut aussi être une réunion organisée avec les rôles qui ont besoin de traiter leur tension ensemble.
Quel est le carburant de cette réunion ? Les tensions apportées par les rôles présents. La réunion se termine lorsque tous les points à l’ordre du jour sont traités.

Ce que j’aime dans ce format, c’est qu’il est particulièrement efficace, vivant, ancré dans le réel et centré sur les besoins des rôles présents autour de la table. Je ne sais plus travailler autrement qu’avec ce processus de triage de point ! Si vous voulez dépoussiérer votre bonne vieille réunion du lundi matin, je recommande d’explorer ce format. Jeanne a d’ailleurs rédigé un article à propos, je vous conseille cette lecture ici : https://semawe.fr/les-reunions-du-lundi-matin-rituel-benefique-ou-cauchemar-hebdomadaire/

Qu’est ce que la réunion de gouvernance en Holacratie ?

Bien différente de la réunion de tactique, c’est là qu’on gouverne ! Voici ce qui s’y passe :

• créer, modifier supprimer des rôles, cercles, politiques
• tenir des élections pour les rôles de facilitateur, scribe et représentant de cercle.

La réunion suit le processus décrit dans l’article 5 de la constitution. Le but est d’améliorer le système d’organisation pour exploiter tous les potentiels qui ne sont pas encore exprimés ou corriger des défaillances de gouvernance. En d’autres termes, nous cherchons à maintenir à jour l’explicitation de notre fonctionnement pour rester efficaces et agiles par rapport à notre environnement.

Qui y participe ?

Toutes les personnes qui ont un rôle dans le cercle de la réunion y sont conviées.

En Holacratie, ces deux types de réunions, la gouvernance et le tactique, travaillent de concert pour créer un environnement où les rôles sont continuellement ajustés, les tensions sont résolues rapidement, et l’organisation peut évoluer avec agilité. La combinaison de ces réunions offre un cadre solide pour une gouvernance distribuée et une prise de décision collaborative, deux éléments clés de l’approche holacratique de la transformation organisationnelle. 

À quoi s’attendre en participant à une réunion publique de Sémawé ?

C’est simple, vous allez tout voir et tout entendre ! Une immersion dans une vraie réunion de travail. Je dis “vraie” parce que la réunion à laquelle vous allez assister n’est pas un jeu de rôles (enfin si, mais ça c’est un jeu de mot holacratique), ni une représentation que nous aurions préparé en amont.

De manière pratico-pratique, voilà le portrait robot d’une réunion publique :

• elle a lieu en visio,
• c’est une réunion gouvernance ou une réunion de tactique,
• elle dure entre 30 à 40 minutes de réunion,
• elle est suivie d’un temps d’échanges avec les participants observateurs du jour.

À qui sont-elles destinées ?

A tout le monde ! Enfin, à tous ceux que ça intéresse ! Il y a une grande diversité dans les profils des visiteurs qui participent. Il peut s’agir :

• de praticiens déjà expérimentés, curieux de voir une autre organisation qui a adopté Holacratie,
• de débutants en Holacratie, désireux de voir à quelle niveau de fluidité ils peuvent s’attendre dès qu’ils seront rompu à la mécanique des processus,
• de n’importe qui ayant de la curiosité pour travailler avec de nouvelles pratiques organisationnelles.

Comment sont-elles organisées ?

Avec une gouvernance en Holacratie, bien sûr ! Très concrètement, au sein de Sémawé, un rôle est dédié à l’organisation de nos réunions publiques. Voilà à quoi ressemble le rôle Réunions publiques dans notre gouvernance :

En ce moment, c’est Geneviève qui est dans ce rôle. Elle recense les besoins dans l’équipe lorsqu’une réunion publique approche pour que la réunion se tienne dans le cercle ou avec les rôles qui en ont le plus besoin.

Et pour déployer ses projets, ce rôle peut se faire aider de tout autre rôle dont il a besoin. Par exemple : le rôle Site Web pour rendre visible les dates sur le site web de Sémawé ou encore le rôle Visio pour obtenir un lien d’inscription à proposer aux visiteurs. Avec ces exemples, j’ai envie de souligner 2 choses :

• La clarté des rôles permet de travailler efficacement sans se demander “mais qui s’occupe de ça ?”
• L’explicitation des attentes permet de faire des demandes claires aux rôles en évitant les jeux de pouvoirs.

Pourquoi Sémawé a choisi de rendre ses réunions publiques ?

Donner à voir ! Nous répondons aux demandes de nos clients qui débutent en Holacratie et qui ont encore de la difficulté à se projeter dans un fonctionnement mature. Cela répond aussi à une demande de personnes curieuses d’Holacratie qui n’ont pas (encore) adopté ce système de gouvernance pour leur propre compte.

C’est également un choix audacieux de transparence sur notre gouvernance et notre manière de travailler. C’est une mise en abyme du changement de paradigme que que propose Holacratie : adieu l’opacité des modes de décision pour faire toute sa place à l’explicitation des attentes et des autorités.

Sur le plan des dynamiques d’équipe et de l’expression du leadership, je trouve que ces réunions sont des cas pratiques illustrés. Les visiteurs assistent en direct à l’expression de divergence d’opinion et aussi à de la recherche de solution. Les spectateurs peuvent observer comment l’équipe gère les tensions, cultive la confiance, et encourage l’expression authentique des points de vue. Cette transparence sur les relations interpersonnelles permet aux observateurs de comprendre comment une gouvernance en Holacratie peut favoriser une communication ouverte, un respect mutuel, et une collaboration harmonieuse au sein d’une organisation. Ces réunions publiques révèlent sans chichi comment Sémawé place la transparence et la coopération au cœur de notre propre évolution organisationnelle.

Enfin, en proposant cette ouverture, nous souhaitons inspirer. Holacratie est encore un système de gouvernance peu connu. La majorité des organisations manquent d’illustration sur des traductions concrètes dans les comportements des personnes, la manière de se parler ou la dynamique de réunion. Nous essayons de pallier ces manques en donnant à voir nos réunions. Je crois que c’est faire preuve aussi de générosité en tant qu’organisation.

Est ce que les membres de l’équipe de Sémawé se comportent différemment du fait que ces réunions soient publiques ?

Oui et non !
Oui, nous faisons une adaptation matérielle pour que les conditions audio et visuelles soient confortables pour tout le monde. Lorsque un visiteur nous le demande, nous mettons en place un dispositif audio permettant aux personnes sourdes ou malentendantes de suivre la réunion dans de bonnes conditions.

Et non, cela ne change rien car à nos réunions. Sur quoi est ce que je m’appuis pour affirmer cela ? Voilà quelques exemples :

• On tient le timing
  Comme à notre habitude, nos réunions commencent et terminent à l’heure annoncée.

•  On priorise notre participation
  Tous les membres de l’équipe priorisent leur travail. Et ça s’applique aussi aux réunions. Concrètement, on s’autorise à ne pas venir à une réunion publique ou à la quitter en cours de route si on estime que l’on peut créer plus de valeur en faisant autre chose au sein de l’entreprise.
• On fait avec ce qui est présent le jour J
  Il n’y a pas de tri préalable dans les tensions qui sont apportées en réunion. Et si j’avais prévu d’apporter un point à l’ordre du jour et qu’il a été réglé avant la réunion, alors je ne l’apporte pas, logique !
• On suit les processus prévus par la constitution
  Il n’y pas de mystère sur le déroulé, il n’est pas réinventé à chaque fois : on applique le processus de triage ou de gouvernance. Je ne ressens aucune monotonie dans ces processus. A force de les pratiquer, il y a du confort et de l’efficacité dans le traitement des points.

Quelles sont les réactions des visiteurs ?

Surprise, reconnaissance, déstabilisation, … lorsque les visiteurs rallument leur caméras, ils ont la possibilité de partager un ressenti, leur réflexion ou des questions. Ce moment de rencontre est très riche.En voici quelques témoignages :

 “Ouvrir ces réunions décrit un cadre relationnel sécure au sein de l’équipe. C’est oser tâtonner, cheminer ensemble devant un public avec un processus.” Apolline. 

“ Vous êtes les pionniers d’un nouveau mode d’apprentissage ! Je suis marquée par l’assertivité dans les échanges” Marion.

“Ça fait 3 ans que je fonctionne en Holacratie, c’était intéressant d’observer cette réunion. Je constate que nous avons des interrogations très proches sur des points de structure de gouvernance”. Paola

“Le timing de la réunion est très cadencé. Vous avez traité beaucoup de points en peu de temps” Alice.

“Je suis reconnaissant de pouvoir être une petite souris pour observer tout ça. La discipline et la fluidité sont bien plus grandes [en réunion de gouvernance] que dans un processus de gestion par consentement. Ça m’inspire pour ma pratique en équipe” Florent.

“Je trouve ça très courageux de vous livrer devant des visiteurs, bravo et merci. Je suis en phase observation d’ Holacracy, je m’initie aux termes, vous utilisez des outils que je ne connais pas, cela fait beaucoup de nouveautés. Le cadrage et l’efficacité sont surprenants, j’ai l’élan d’en découvrir d’autres.” Sophie.

“Je trouve réjouissant de voir que les réunions peuvent se tenir même si tout le monde n’est pas là. C’est apprenant de voir que le processus de gouvernance et comment les étapes enrichissent la proposition.” Delphine.

Quelles sont les prochaines dates ?

Nous proposons toute l’année de nouvelles dates. Rendez-vous sur la page “nos événements”, vous y trouverez les prochaines dates de nos réunions de tactique, de gouvernance et aussi nos prochains webinaires et autres rencontres ! A bientôt !