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Pourquoi Juliette de Sémawé, coach en Holacracy, vous conseille de lire cet article

Vous venez d’adopter Holacracy et vous observez que les réunions se multiplient ? Prenez le pli de traiter vos demandes au fil de l’eau avec les rôles concernés, vous verrez que les réunions vont se raccourcir et ne contenir que les sujets qui concernent tous les membres ! Une réunion a lieu, vous y allez et avez l’impression de perdre votre temps ? Appliquer la règle des 2 pieds : si je ne suis pas en train d’apprendre ou de contribuer je prends mes 2 pieds et je vais faire quelque chose de plus prioritaire dans mes rôles. Vous verrez que se décomplexer avec la présence en réunion les rendra beaucoup plus efficaces et intéressantes

Comment améliorer vos réunions en Holacracy en jouant sur votre téléphone

Article original de Chris Cowan disponible ici.

Les réunions sont généralement un endroit idéal pour discuter de sujets importants et s’aligner dans une équipe. Mais si votre organisation pratique Holacracy, vous devrez abandonner cette idée car les réunions en Holacracy ne sont pas du tout conçues pour cela.

En fait, pour améliorer vos réunions de gouvernance et vos réunions tactiques, je vous encourage à pratiquer l’art subtil du « désengagement constructif », également connu sous le nom d’art de rester en dehors du chemin des autres. Et ça ressemble à ça…

  • Vous êtes dans une réunion de gouvernance et quelqu’un propose de modifier un rôle avec lequel vous interagissez rarement. Comme il est peu probable que cela ait un impact sur votre rôle, et comme vous savez que vous aurez l’occasion de jeter un coup d’œil à la proposition plus tard dans le tour d’objection, vous ignorez immédiatement tout ce qui se passe dans la réunion et commencez à lire vos e-mails.
  • Vous êtes dans une réunion tactique et quelqu’un traite une tension qui n’a apparemment rien à voir avec un de vos rôles. Vous commencez à traiter des notifications ! Soudain, quelqu’un vous pose une question. Sans vous justifier, vous répondez : « je n’ai rien suivi de la conversation, vous avez besoin de moi pour quelque chose ?”

Ces exemples représentent un profond changement dans les comportements attendus en réunion. Si nous sommes en réunion, ne devrions-nous pas être attentifs ? Eh bien, cela dépend. Avez-VOUS besoin d’être attentif ? Ressentez-VOUS une tension par rapport à ce qui se passe ? Au début, il peut être difficile de répondre à cette question.

En effet, nous nous sommes entraînés à réagir à des situations -comme en réunion par exemple- avec un ensemble de normes inconscientes (acquiescer, parler à un moment donné, etc.), qui se sont formées dans un contexte spécifique. Dans une organisation conventionnelle, vous devez vous faire entendre. On attend de vous des questions et des idées réfléchies. Et comme les réunions conventionnelles sont souvent organisées pour obtenir un consensus et un accord (bien que ce soit généralement une attente implicite), vous devez être attentif. Sinon, vous risquez de perdre une partie de votre pouvoir organisationnel en n’étant plus du tout invité aux réunions.

Mais les réunions en Holacracy ne sont pas organisées pour obtenir un consensus. L’accord n’est pas pertinent. Si une permission est nécessaire, elle doit être encodée explicitement dans la gouvernance (par exemple : « Aucun rôle ne peut faire X sans recevoir un « sans objection » du rôle Y »). Et puisque, par défaut, un pouvoir de décision autocratique est explicitement accordé à chaque rôle, nous n’utilisons pas de réunions pour faire approuver nos idées.

Au lieu de cela, nous avons deux réunions spécifiques en Holacracy avec des objectifs uniques :

  1. les réunions de gouvernance, qui permettent à tout membre de proposer de modifier les attentes, les autorités ou les restrictions officielles du cercle ;
  2. les réunions tactiques, qui permettent de se synchroniser à intervalles réguliers pour éliminer les obstacles au travail opérationnel. Dans les deux cas, l’ordre du jour est établi à partir des tensions que les individus ont ressenties et qu’ils veulent traiter ; il ne s’agit pas d’une liste de sujets de discussion pour le groupe.

C’est pourquoi le désengagement constructif est si important. Parce que si vous faites partie de ces personnes qui sont obligées de donner leur avis sur chaque point de l’ordre du jour, vous gênez les autres – et vous gaspillez en même temps beaucoup de votre propre énergie à le faire.

Le désengagement constructif signifie qu’à tout moment, vous réfléchissez en conscience (et discrètement) à votre participation à une réunion. Cela ne signifie pas nécessairement que vous vous retirez complètement de la réunion. Si vous faites cela, c’est probablement un signe que vous n’avez pas besoin d’être là (c’est-à-dire que vous n’avez pas de tensions à traiter). Dans ce cas, sautez la prochaine ou les deux prochaines réunions et laissez les autres gérer les tensions qu’ils ressentent à cause de votre absence en vous demandant de participer en priorité à la prochaine réunion.

En fin de compte, vous êtes un capteur unique pour l’organisation, et vos idées et opinions comptent. Il en va de même pour votre jugement, y compris lorsqu’il s’agit de savoir s’il est utile pour vous ou vos rôles d’assister à une réunion ou d’y prêter attention à un moment donné.

Ainsi, la prochaine fois que vous vous trouvez dans une réunion de cercle et que quelqu’un a un point à l’ordre du jour qui n’a rien à voir avec vous, lâchez-vous un peu. Faites une pause mentale ou jouez à Candy Crush. Souvent, la meilleure utilisation de vos connaissances est de savoir quand ne rien faire du tout.

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