Harrison Owen invente le Forum Ouvert dans les années 1980 après une observation simple : lors des conférences, les conversations les plus riches se tiennent dans les couloirs pendant les pauses, pas dans les salles. Les échanges les plus vrais, les idées les plus inattendues, les connexions les plus fécondes émergent quand les gens ne sont plus assis en rangées face à une estrade. Il décide alors de créer un format qui ressemble à une pause permanente. Ce choix de départ, qui peut sembler iconoclaste, révèle en réalité une philosophie profonde sur la façon dont l’intelligence collective fonctionne : elle ne s’impose pas, elle émerge quand on lui laisse l’espace pour le faire.
Ce que le Forum Ouvert n’est pas
La plupart des séminaires d’équipe sont des événements descendants. Un dirigeant, ou une équipe de direction, prépare un ordre du jour, des présentations, des tables rondes sur des sujets identifiés à l’avance. Les participants reçoivent ce programme, y contribuent dans les espaces prévus à cet effet, et repartent avec les conclusions que le format a rendues possibles.
Ce n’est pas sans valeur. Mais c’est limité par une contrainte invisible : on ne peut traiter que ce qu’on a eu la présence d’esprit d’anticiper. Ce qui préoccupe vraiment les gens, ce qui freine l’organisation, ce qui génère de la tension au quotidien, n’est pas toujours ce que le dirigeant a identifié depuis son poste d’observation. Les sujets réels restent souvent dans les couloirs, exactement comme lors des conférences qu’Harrison Owen observait.
Le Forum Ouvert part du principe inverse : les sujets importants sont ceux que les participants apportent eux-mêmes, pas ceux qu’on a préparés pour eux.
La personne source et l’intelligence collective
Ouvrir le format ne signifie pas abdiquer la vision. Au contraire. Comme dirigeant, je pose toujours une vision au début d’un Forum Ouvert. C’est la raison pour laquelle les gens sont là, c’est le cap depuis lequel chacun peut situer ses propres enjeux et questions. La vision donne la direction, mais elle ne décide pas des chemins.
C’est à partir de cette vision que l’intelligence collective commence à fonctionner. Chaque participant apporte ce qui lui importe réellement, ce qu’il ressent comme un enjeu ou une opportunité, ce qui le préoccupe ou l’enthousiasme. La qualité de ce qui en sort est tellement plus proche du réel et des possibilités de l’organisation que ce qu’un dirigeant seul aurait pu concevoir depuis son angle de vue. Le Forum Ouvert aborde des sujets qu’on n’avait même pas imaginé travailler avant. C’est précisément là que réside sa valeur : il va bien au-delà de ce que le dirigeant peut impulser, parce qu’il traite les tensions à partir des sensibilités individuelles de chaque membre de l’organisation.
On retrouve ici la philosophie de la théorie Y : les personnes sont capables de discernement, de contribution, d’initiative, à condition que le système leur en donne réellement l’espace.
Les quatre principes du cadre
Le Forum Ouvert repose sur quatre principes qu’Harrison Owen a formalisés, et qui constituent le cadre de référence de chaque session.
Les personnes présentes sont les bonnes personnes. Non pas parce que la liste des participants aurait été parfaitement calibrée, mais parce que celui qui est là a quelque chose à apporter, et que sa présence a sa propre logique. Ce principe libère les participants de l’anxiété des absents et du regret des non-invités.
Ce qui arrive est ce qui devait arriver. Le facilitateur n’intervient pas dans les contenus. Il n’y a pas de bon ou de mauvais résultat attendu. Ce principe libère de la pression de performance et crée les conditions d’une expression sincère.
Ça commence quand ça commence. Aucun faux départ, aucune attente anxieuse que « quelque chose se passe ». La dynamique émerge quand les participants sont prêts.
Cela finit quand c’est la fin. Le cadre temporel est respecté, ce qui donne à chaque session une densité et évite la dilution.
La loi des deux pieds
C’est la règle opérationnelle centrale du Forum Ouvert, et elle mérite qu’on s’y arrête. Elle dit simplement ceci : si vous n’êtes pas en train d’apprendre quelque chose ou de contribuer à quelque chose dans le groupe où vous vous trouvez, levez-vous et allez ailleurs.
En apparence, c’est une règle de liberté. En réalité, c’est une règle de responsabilité. Elle dit aux participants : votre présence a de la valeur, ne la gaspillez pas par politesse ou par habitude. Si vous ressentez un signal d’intérêt pour une autre conversation, c’est ce signal qui a de la valeur, allez le suivre. Et si personne ne vient dans un atelier, c’est une information sur la pertinence du sujet à ce moment-là.
La loi des deux pieds crée une dynamique très divergente : les gens se déplacent, forment des sous-groupes spontanés, font bifurquer des discussions, mettent en attente certains sujets pour en saisir d’autres. C’est précisément cette fluidité qui permet à l’intelligence collective de circuler librement plutôt que d’être contenue dans des cases prédéfinies.
Le déroulement
La journée s’ouvre sur un temps de vision partagée par le dirigeant ou la personne source, suivi des attentes des participants. Vient ensuite la place du marché : chacun propose les sujets sur lesquels il souhaite que le groupe travaille. Ces sujets sont écrits, déposés, explicités en quelques secondes. Des regroupements s’opèrent naturellement, une grille d’ateliers se constitue par l’intérêt collectif plutôt que par décision hiérarchique.
Les ateliers en sous-groupes durent entre quarante-cinq et soixante minutes. Un rapporteur y consigne les échanges sous forme synthétique, souvent visuelle. Entre les sessions, une salle des nouvelles permet à tous de prendre connaissance des restitutions des autres groupes, ce qui nourrit les sessions suivantes et crée une cohérence d’ensemble.
La journée se ferme sur une restitution collective, un temps de décision sur les actions concrètes à engager, et un tour de ressentis.
Ce que le Forum Ouvert produit dans le temps long
Chez Sémawé, nous pratiquons le Forum Ouvert depuis les premières années de l’entreprise. Ce que je peux dire aujourd’hui avec le recul, c’est que les transformations les plus profondes de notre organisation en sont directement issues.
De ces Forums Ouverts est venue la décision de transformer l’entreprise en coopérative, de façon à ce que tous les membres de l’équipe en soient associés. De là est venue l’adoption de l’Holacratie comme système de gouvernance. De là est venu le pivot du métier vers l’accompagnement organisationnel. Ces évolutions ne sont pas des ajustements : ce sont des métamorphoses fondamentales. Et c’est précisément parce qu’elles sont nées de l’intelligence collective de toute l’équipe, et non d’une décision solitaire du dirigeant, qu’elles ont produit une organisation robuste, capable de se transformer à nouveau quand la situation le demande.
La robustesse d’une organisation ne vient pas de la solidité de ses structures, mais de la qualité de son intelligence collective en mouvement, comme je l’explore dans cet article sur la robustesse et la subsidiarité. Le Forum Ouvert est l’un des formats qui contribue le plus directement à construire cette qualité.
À quelle échelle ?
Il n’y a pas de contrainte de taille. Nous avons facilité des Forums Ouverts avec de très petites équipes comme avec des groupes beaucoup plus larges, à tous les stades de développement de l’entreprise. Ce qui importe, c’est la sincérité de la vision posée en ouverture et la qualité du cadre de sécurité créé pour que les participants puissent vraiment s’exprimer. Le reste s’organise par lui-même.
