Sélectionner une page

 

Des réunions structurées, efficaces et agréables, c’est possible !

 

Les réunions occupent une place non négligeables dans nos agendas. Qu’elles soient en équipe ou avec des personnes extérieures, on ne sait pas toujours dans quel objectif on s’y rend, ni quel va être notre rôle. Trop souvent, la réunion se transforme en un exposé durant lequel chacun.e répond discrètement – ou pas – à ses mails sur son téléphone.

Pourtant le mot réunion signifie l’unité, le lien commun, un moment privilégié où l’on va parler de la vie collective.

Avec l’équipe de Semawe, nous avons décidé que s’ennuyer en réunion n’était pas une fatalité ! Au contraire, une réunion peut aussi être un moment d’échanges enrichissants !

 

Se réunir ? Oui mais pourquoi faire ?

Pourquoi faire des réunions ? Pour partager de l’information, pour gérer un projet, prendre une décision, se rencontrer… A chaque réunion son intention. Plus elle sera identifiée, plus elle agira comme un levier de mobilisation et de motivation sur les participant.e.s. De cette intention découlent des objectifs permettant de rythmer et structurer les différentes phases d’une réunion. A Semawe, nous observons qu’au delà des thèmes ou des projets à aborder, nos réunions se structurent autour de quatre objectifs : faire remonter des informations, générer des idées, prioriser, décider.

A travers ces objectifs, c’est l’efficacité de nos réunions que nous visons. Pour ce faire, nous focalisons notre attention sur deux aspects  :

  • le contenu de la réunion : nos objectifs sont clairs pour éviter d’aborder des sujets annexes qui feraient perdre du temps au groupe
  • la forme de la réunion : nous la souhaitons participative pour que chaque personne puisse s’impliquer et contribuer

Cette vigilance crée les conditions pour un travail collectif agréable, nourrissant et pertinent.

 

Les incontournables du travail en groupe

Nos réunions reposent sur 4 fondamentaux :

  • La gestion du temps : la réunion commence et finit à l’heure. Nos réunions les plus courtes durent 10 minutes, nos réunions les plus longues 1h30. 2 à 3 fois par an, nous dédions une journée entière à l’équipe sous la forme d’un forum ouvert.
  • La gestion de la parole : quelqu’un régule les prises de parole. Cette personne peut proposer de faire un tour de table, elle peut faire passer un bâton de parole ou déposer sur la table différents sabliers pour rendre visible le temps qui s’écoule.
  • L’ordre du jour : s’il a été décidé à l’avance, il est affiché. Sinon, il peut être co-construit avec les participant.e.s en début de réunion. En lien avec la gestion du temps, on peut choisir de définir la durée de chaque point de l’ordre du jour.
  • Le cadre : il pose des règles de non jugement, invite à s’exprimer à la première personne pour éviter les généralités, et rappelle que la parole doit circuler. 

 

 

 

Un début, une fin

Au delà des objectifs souhaités, nous vous invitons à prendre soin de l’ouverture et de la clôture.

  • L’ouverture

Elle donne le ton de la réunion, permet de créer du lien entre les personnes présentes.

Elle peut répondre à deux objectifs : favoriser l’interconnaissance si le groupe ne se connait pas, et/ou permettre à chacun.e de livrer son état d’esprit. L’intention reste cependant la même : prendre le temps d’accueillir chaque personne.

Les jeux d’interconnaissance offrent la possibilité de se présenter de façon décalée, c’est le moyen d’éviter un tour de table formel où chacun.e se présente par son prénom et son statut.

La météo s’attache aux émotions. Chaque personne peut livrer ce avec quoi elle arrive à la réunion. Ce temps d’expression permet de déposer les tensions, qu’elles soient en lien ou extérieures à la réunion. Par exemple, si une personne arrive tendue à cause des bouchons ou que son GPS l’a faite passer par un chemin improbable pour finalement l’amener dans une impasse, elle peut l’exprimer et sa tension ne ressortira pas pendant la réunion. 

En équipe, c’est également un moment privilégié, un baromètre interne de l’état d’esprit de chaque membre de l’équipe. A Semawe, la météo c’est au quotidien. Juste avant notre mêlée d’équipe, chacun.e partage son état d’esprit de la journée. Comme un baromètre interne, ces quelques minutes de partage guident nos journées pour mieux travailler ensemble.

  • La clôture

En écho à la météo, la clôture a pour objectif de recueillir les ressentis et identifier avec quoi chacun.e repart. Pour la personne qui anime, c’est le moyen de savoir comment la réunion a été vécue, si elle a répondu aux attentes. C’est aussi l’occasion de prendre le temps de se dire au revoir, quelques minutes avant la fin de la réunion qui, on le sait, terminera à l’heure (!).

La clôture peut être un simple tour de table : tout le monde donne son ressenti, un mot, une émotion.

Pour approfondir le débrief, chacun.e peut livrer une “pépite”, c’est-à-dire une chose qui a été particulièrement appréciée, et un caillou, à l’image de celui qui gêne au fond de la chaussure.

 Quels outils d’animation choisir ?

Selon l’intention, la météo de chacun.e et le temps imparti, nous choisissons une méthode qui active l’intelligence collective de l’équipe. Pour citer quelques-unes de nos pratiques :

  • Faire remonter des informations : l’ile au trésor, le speed-boat, Dare-Care-Share
  • Générer des idées : le brainstorm, le brainstorm inversé (ou pire scénario), le lean-café
  • Prioriser : vote par points, planning poker
  • Décider : vote à main levée, vote par consentement

Et comme l’animation, ça se partage, nous veillons à ce que la personne qui facilite ne soit pas toujours la même !

La réunion est pour nous un véritable lieu de co-construction et de prise de décisions. Elle représente même un moment privilégié pour nous éloigner des écrans, échanger en direct de façon sereine et exprimer notre créativité.

Pour faciliter les prises de notes de compte-rendu, nous invitons parfois les outils de la facilitation graphique. Sur ce dernier point, promis, on vous en dit plus dans un prochain article !

À lire aussi .