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L’aventure démarre fin 2018. Cela fait quelques mois que nous sommes associés de la SCOP. Nous éprouvons le besoin de mettre de l’explicite sur nos rôles et notre organisation. Le sujet émerge en Forum Ouvert. Nous identifions Holacratie comme étant un système de gouvernance intéressant.

Holacratie permet de rendre explicite l’ensemble des rôles nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Cette méthode de gouvernance distribuée est expliquée dans une constitution qui décrit tous les processus nécessaires à son application. La vie professionnelle avec Holacratie est rythmée par deux types de réunions. Les réunions tactiques où tous les points et besoins opérationnels sont traités. Les réunions de gouvernance où avec l’aide de la décision intégrative les membres peuvent, ajouter ou modifier des rôles.

Les 6 associés sont partants, j’ai le souvenir que nous profitons de cette énergie pour nous lancer ! Nous nous immergeons immédiatement dans la pratique.

Les premiers pas, entre joyeuse découverte et déconstruction de nos croyances

Au début, Aliocha facilite nos réunions tactiques et de gouvernance. Rapidement nous encodons une gouvernance qui rassemble une vingtaine de rôles. L’encodage consiste à traduire en rôles les diverses missions et actions récurrentes que nous menons les uns, et les autres. Nous démarrons avec 3 cercles, 1 pour tous les rôles administratifs, 1 cercle dédié à la communication et un autre à la prospection.
Après 1 an notre gouvernance est composée de 9 cercles et d’une soixantaine de rôles.
Cela peut paraître vertigineux mais en réalité, certains rôles sont des rôles très précis avec une mission spécifique. Par exemple, le rôle santé au travail s’occupe de prendre les rendez-vous médicaux pour l’équipe et de gérer le dossier des mutuelles des salariés. Les expliciter permet de se relayer et de s’assurer qu’il y a toujours quelqu’un pour s’en occuper.
Voici à quoi ressemble notre gouvernance après un peu plus de 2 années de pratique.

gouvernance holacratie Semawe

Nous sommes une petite équipe et faisons le choix de nous répartir les tâches essentielles à la vie de notre SCOP. Mettre de la clarté sur ces tâches nous a permis d’avancer sur le chemin de la prise de responsabilité et de la distribution de l’autorité. Certaines actions de gestion qui étaient gérées jusque-là par Aliocha, notre mandataire, ne le sont plus aujourd’hui. Désormais les rôles tournent dans l’équipe. J’y vois deux avantages :

  • La responsabilité et la conscience des priorités sont partagées au lieu d’être concentrées sur un seul individu. Cela renforce nos liens et notre implication dans notre projet commun.
  • Notre équipe est de plus en plus autonome pour continuer à fonctionner en cas d’absence de notre dirigeant.

Au bout d’une année, 4 membres de l’équipe ont des rôles de facilitateurs dans les cercles et tous ont occupé un rôle de secrétaire. Ces 2 rôles nous permettent notamment de monter en compétence plus rapidement sur l’adoption de cette méthode de gouvernance. Nous en avons notamment besoin pour animer nos réunions tactiques et de gouvernance de nos différents cercles. Mon article sur la réunion tactique.

Notre rencontre avec Ivolve un tournant

Fin 2019, notre complicité grandissante avec Ivolve, notre partenaire, passe un nouveau cap. Nous organisons un Forum Ouvert ensemble. En janvier 2020, à l’issue d’une journée passée à échanger sur notre rapprochement nous décidons d’avoir une gouvernance commune. Accessible ici : https://fr.glassfrog.com/organizations/143/

Désormais la gouvernance de Semawe cohabite dans un cercle commun avec Ivolve. Ce cercle s’appelle Kaosen, nous choisissons son nom ensemble : Kaosen comme Chaos. Du chaos naît l’énergie créatrice !

Je me souviens qu’au début je prends cela très au sérieux, et cela  soulève des craintes, sur l’accès aux informations confidentielles. Très vite je me rends compte que le partenariat est solide et que notre gouvernance publique est une façon d’incarner notre pratique plus profondément. De l’explicite et de la transparence entre nous et envers l’extérieur, nos clients, nos partenaires !
Si vous avez envie d’en savoir plus sur notre partenariat et comment Holacratie nous aide, le webinaire ci-dessous peut vous renseigner !

Après 1 an de gouvernance commune

Cette pratique quotidienne est un jeu stimulant et générateur d’énergie. J’aime l’inspiration que je trouve dans la gouvernance d’Ivolve, j’aime les échanges que nous faisons ensemble, sur nos expériences, nos connaissances, nos gouvernances respectives.

Anne-Muriel et Emmanuel sont devenus nos complices, nos compagnons de pratique d’Holacracy, nos associés, nos pairs. Nos deux organisations ont leur identité singulière et trouvent des terrains communs d’innovation. Nous créons le cercle Dojo pour l’amélioration continue de nos compétences et pratiques. Ce cercle nous sert à échanger, affiner nos accompagnements, créer des outils et des méthodes communes.

Le cercle La Fabrique quant à lui, est notre laboratoire, notre R et D à nous. Sa raison d’être est : Des outils innovants dans nos accompagnements.

Nous aménageons des espaces d’expérimentation ensemble pour essayer de nouveaux formats inspirés de nos formations et pratiques respectives.

 

Notre gouvernance évolutive

Après 2 ans de pratique, notre gouvernance est composée de 6 cercles, dédiés au fonctionnement opérationnel quotidien de notre entreprise.

  • Par exemple dans le cercle Hermès nous nous occupons de la communication et de la prospection.
  • Dans le cercle accompagnement nos réunions sont dédiées aux échanges sur nos prestations, qu’il s’agisse de nos accompagnements d’équipe, coaching à Holacracy, facilitation de séminaires, ou démarches participatives.
    Nous nous donnons des nouvelles sur nos clients. Ce cercle contient tous les rôles nécessaires au bon déroulement de nos prestations (coach, facilitateur, médiateur, pilote de projet, ressource pour nos supports pédagogiques, édition pour la création de nos contenus vidéos et fiches de facilitation).

    Lors de nos réunions tactiques nous pouvons préparer une intervention. Chaque rôle amène les points qu’il souhaite traiter pour avancer. Dans les réunions de gouvernances nous améliorons les rôles pour que la répartition des redevabilités soit cohérente et utile pour le cercle. Nous complétons avec une démarche d’amélioration continue pour chacune de nos prestations (rétrospectives de projet, debrief en équipe, feedback entre co-animateur).

  • Dans le cercle vie d’agence nous rassemblons tout ce qui concerne le confort matériel et relationnel avec des rôles en charge de la bonne gestion de notre lieu de travail et d’autres en charge d’organiser des temps d’échanges sur la question relationnelle.
  • D’autres cercles apparaissent pour gérer des projets de longue haleine. Nous écrivons un livre, ce projet a démarré en 2020 et se terminera en 2021 lors de la publication du livre. Nous avons fait le choix d’y dédier un cercle car cela a demandé une vraie logistique et de l’implication de chaque contributeur. Après ce premier livre nous envisageons d’en écrire un second. Le cercle est donc toujours présent !

L’organisation, un organisme vivant en évolution permanente

Notre gouvernance évolue sans cesse. C’est à la fois stimulant et rassurant. Au même titre qu’un organisme vivant évolue dans le temps, notre SCOP est composée d’individus qui y apportent leur énergie et leurs envies. Cela nous permet de faire bouger régulièrement les cercles et les rôles pour affiner toujours plus la mise en cohérence entre l’explicite et la réalité.

C’est aussi un gage de liberté créative dans nos projets. Nous avons le souhait de mettre notre énergie là ou elle nous stimule, la gouvernance permet de mesurer cela et de gérer les priorités.
C’est aussi un atout de taille pour réagir vite et nous adapter en cas d’imprévu. La crise sanitaire du Covid nous a demandé de réadapter toutes nos prestations. Notre gouvernance nous a permis de déployer immédiatement notre créativité au service de notre survie (adaptation de nos accompagnements en visio, lancement de nos webinaires, lancement d’un slack dédié à nos clients).

Les postures dans l’équipe

Ici je vous livre ce que j’ai pu observer après ces 2 années de pratique.

Le powershift

Holacracy amène de la robustesse aux rôles. A partir du moment où le système dit que toute autorité est donnée au rôle, cela crée de la confiance et ouvre la voie pour l’énergie créatrice.
Holacratie rend explicite les rôles et leur périmètre d’intervention mais ne dicte pas comment le rôle doit s’organiser pour mener à bien ses projets. Cette complémentarité offre une réelle liberté aux individus. Chaque rôle peut procéder comme cela lui semble le plus adapté. Concrètement à Semawe cela se concrétise par :

  • des demandes d’avis plus ciblées et moins systématiques,
  • des actions et décisions menées plus rapidement,
  • de nouvelles idées proposées par une nouvelle personne qui énergise un nouveau rôle,
  • des personnalités plus discrètes qui gagnent en proactivité et en assurance.
  • des profils plus “meneurs” qui apprennent à laisser plus de place aux rôles et donc aux personnes qui les énergisent.

Je fais partie de ceux là. Holacracy me permet de réduire considérablement ma tendance à pousser les autres au risque de faire de l’ingérence. Chaque rôle est autonome. A partir du moment où leur mission n’a pas d’impact sur l’un de mes rôles, il n’y a pas de raison que j’y mette de l’énergie. Cela me permet de consacrer mon temps à mes rôles. Les autres rôles ont la liberté d’avancer comme ils le souhaitent.

Faire la différence entre les personnes et les rôles

Holacracy permet de faire le ménage sur ce sujet. Toutes les tensions opérationnelles sont liées aux rôles. Lorsque des sujets liés au relationnel apparaissent, l’équipe les identifient plus vite et sait que d’autres espaces existent pour en prendre soin comme la rétrospective où les accords relationnels sont travaillés, ou la météo quotidienne. Pour ma part, je sens que cela m’évite de mélanger les sujets et me permet d’être plus juste dans la formulation de mes attentes envers mes associés. Je peux utiliser cette clarté pour mes feedback et faire la différence entre mes demandes aux rôles et aux personnes.

Le FIT FOR ROLE

Cet aspect amené par Holacracy est un vrai changement de paradigme. Je l’observe en tant que leader de mes rôles mais aussi chez les leader de cercle. Si une personne n’a pas l’énergie ou l’envie pour être dans son rôle, c’est au leader de cercle de s’assurer de trouver un meilleur FIT FOR ROLE. Cela signifie qu’on reconnaît la possibilité de changer la personne qui prend le rôle sans pour autant que cela soit synonyme d’échec. J’énergise ce rôle depuis quelques mois et j’ai encore du chemin à faire pour bien me saisir de ce que signifie être leader en holacratie. Je suis comme toutes les personnes ayant eu une expérience dans une organisation pyramidale. Les vieux réflexes ont la dent dure, comme par exemple, aller aider quelqu’un qui n’en a pas besoin, ou demander des deadlines car je ressens de l’inquiétude quant à l’avancée d’un projet.

J’observe aussi que dans l’équipe, le lâcher prise sur les envies est aussi un chemin. Je le constate car nous avons très peu de démission des rôles et peu de demandes pour être mis dans de nouveaux rôles. L’énergie a souvent lieu dans l’autre sens. C’est le leader de cercle qui sollicite l’équipe mais rarement l’inverse.

Les accords relationnels

La version 5.0 de la constitution, sortie en 2020, introduit une nouvelle notion qui a souvent été décrite comme manquante, celle des accords relationnels.
Les membres de l’organisation peuvent conclure des “Accords de Travail”, pour définir la façon dont ils entendent interagir entre eux.

Ces “Accords relationnels” servent à définir des comportements liés au travail, et ne servent pas à définir la liste de ce qui est attendu des personnes dans le travail. Ils peuvent spécifier des actions concrètes ou des attentes comportementales à honorer, mais pas lister des objectifs ou des qualités abstraites. Donc ce ne sont pas des redevabilités.

Les Partenaires ont l’obligation de respecter les Accords de Travail qu’ils ont acceptés. Un Facilitateur peut aussi renforcer ces Accords de Travail en facilitant des réunions, tant qu’elles n’entrent pas en conflit avec la constitution.

Cette évolution permet d’inclure une forme de charte relationnelle entre les membres de l’organisation. Nous nous en sommes saisis et avons consacré un atelier de travail pour identifier ces accords relationnels. Certains accords ont été passés avec l’ensemble des membres de l’équipe, d’autres sont plus restreints et concernent de plus petits groupes.

Par exemple :
Je peux entrer ou quitter une réunion à tout moment sans perturber son déroulement.

S’isoler pour discuter, parler bas quand l’espace est contraint.
Une demande formulée dans slack plus qu’une interruption orale.
Je me laisse coacher par le facilitateur.

Nos projets pour 2021

Semawe est officiellement provider, cela signifie que nous pouvons accompagner d’autres organisations sur l’adoption d’Holacratie. Aliocha est certifié coach, il s’occupe des accompagnements de nos clients.
Il y a dans l’équipe des envies de passer la certification de coach en Holacratie.
Nous avons le souhait de continuer à affiner notre pratique et pourquoi pas créer nos propres “applications”, méthodes à accoler à Holacratie pour travailler sur des sujets précis. Notamment, le champ du relationnel qui nous intéresse particulièrement !

Lors de notre Forum Ouvert d’hiver dans le Beaufortain, nous avons également décidé d’écrire un second livre. Pour le printemps 2021 nous allons emménager dans les nouveaux locaux que nous venons d’acheter. Cela va nécessiter une organisation et des aménagements. Je ne doute pas que plusieurs rôles apparaîtront dans notre gouvernance pour mener à bien ce projet !

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