Les séminaires sont devenus un incontournable dans les organisations. A première vue, le mot séminaire ne fait pas rêver. Pour moi, il évoque même quelque chose de froid, mécanique, conçu comme une obligation de rassembler tout le monde une fois par an. On peut aussi choisir de faire d’un séminaire un véritable temps de retraite d’équipe, même sur 1 journée, un temps où l’on se « retire » du monde, du quotidien pour se consacrer à ce que l’on fait ensemble.

À Sémawé nos clients nous sollicitent régulièrement pour animer des temps d’équipe. Il y a des sujets récurrents comme :

• renforcer l’implication en partageant un but ou objectif commun,
• communiquer ou prendre des décisions importantes,
• partager de l’information sur l’orientation à venir,
• préparer un plan d’actions à 6 mois ou 1 an, de définir une vision ou une raison d’être

Tous ces sujets sont éminemment importants et peuvent être générateurs d’une force vive dans l’équipe tout comme produire une sorte de consensus mou, où les intéressés ne perçoivent qu’un morceau de la responsabilité qui leur incombe en tant que membre de l’organisation.

Je vous partage quelques éléments qui peuvent éviter l’écueil du séminaire pour la forme et réunir vos équipes avec une adhésion plus profonde au projet collectif.

Les idées claires sur ce qui est ouvert et ce qui ne l’est pas

Avant toute chose, commençons par le début. Vous souhaitez organiser un séminaire d’équipe. Vous connaissez le message que vous voulez transmettre et l’objectif final.

Avez-vous clarifié la marge de manœuvre que vous confiez à votre équipe ?

Si non, prenez le temps de vous questionner et de mettre de l’explicite là dessus. Un cadre clair permet des contributions précises, les personnes savent où et comment participer. Si vous ne sécurisez pas le périmètre, comment attendre que les collaborateurs se sentent à l’aise pour proposer s’ils ne savent pas jusqu’où ils peuvent aller ?

Dans quelle démarche s’inscrit ce temps en équipe ? Que s’est-il passé avant ? Que se passera-t-il ensuite ? Avez-vous pensé à impliquer quelques membres de l’organisation dans la préparation et la communication ?

Communiquer sur la démarche globale dans laquelle s’inscrit votre séminaire permet de donner une vision d’ensemble à votre équipe, de lui dire où elle se situe sur le chemin. Même si ensuite, le chemin se réajuste.

Si vous décidez de mobiliser des collaborateurs pour contribuer au choix du sujet du séminaire, pensez au volontariat. Il n’y a rien de plus porteur que des personnes enthousiastes qui ont choisi d’être là où elles sont.

Du soin donné au démarrage du séminaire

Permettez moi de vous partager notre culture d’organisation sur ce point essentiel à nos yeux. Le démarrage de votre temps d’équipe. Contrairement à ce que l’on peut penser, ce qui se passe dans la première heure de ce temps de rassemblement est déterminant sur la suite.

Que voulez-vous produire dans votre équipe ? Avez-vous réfléchi à l’effet que peut faire un début de journée, assis passivement dans un fauteuil à écouter un directeur ou un manager faire un monologue. Vous pensez que je caricature ? Libre à vous ! C’est en tout cas la commande que je reçois régulièrement dans mon métier de coach d’équipe et de facilitatrice.

Donner de l’espace aux membres de l’équipe en démarrage permet aux personnes de se mettre en route, de rentrer dans ce temps qui leur est dédié, d’en être les acteurs dès les premiers instants !

En profiter pour renforcer le lien en proposant par exemple une inclusion en groupe entier ou en petits groupes si votre équipe dépasse les 15 personnes est une façon de donner de l’espace d’expression. Pour vous donner un exemple, nous utilisons souvent en début de temps d’équipe, un temps de centrage sur soi. Cela peut passer simplement par fermer les yeux et prendre le temps de se poser en respirant profondément. Ce temps de ralentissement a la vertu de donner à chacun le temps de se reconnecter à soi au milieu de l’effervescence du collectif. Une fois centrée, l’équipe peut démarrer un partage individuel sur son état d’esprit du jour, son intention pour la journée ou pour les équipes les plus avancées, l’humeur qui les habite à l’instant T, l’émotion qui les traverse, un vœu verbalisé pour la journée.

Et ne sous-estimez pas l’importance de l’informel. Avoir du temps pour se parler, se (re)rencontrer autour d’un café peut-être déterminant, surtout si l’équipe ne s’est pas vue depuis longtemps ou si elle est répartie sur plusieurs sites.

Une intention posée sur la contribution de chaque membre

Les temps d’équipe les plus porteurs, générateurs d’énergie sont ceux où les personnes présentes peuvent proposer, imaginer, créer, affiner leurs idées. Des idées combinées avec une perspective de réelle mise en œuvre par ceux qui les ont proposées font partie des conditions les plus impliquantes pour les équipes. Il y a bien sûr les profils qui aiment la nouveauté et le challenge et ceux qui ont besoin de se sentir en sécurité dans leur zone de talent. Ces deux polarités mises en coopération peuvent produire des résultats de qualité, à la fois créatifs et réalistes. Chaque contribution a de la valeur. Cela peut d’ailleurs faire partie du cadre sécurisé posé en début de journée. Dans une équipe il y a des leaders naturels et il est aussi nécessaire d’avoir des souteneurs qui contribuent à générer une énergie complémentaire. Dans votre séminaire, avez-vous pensé à prévoir des espaces de travail contributifs pour que les membres de votre organisation fassent équipe au-delà de leur quotidien ? Réfléchissez-y, car cela peut avoir un impact de long terme sur la cohésion.

Le rôle et la posture des managers

Comment s’inscrivent les managers dans ce type de journée ? Quelle est la culture de votre organisation sur la posture managériale ? Réfléchissez bien à ce que vous souhaitez produire dans les groupes de travail. Si vous avez une culture ou la place hiérarchique est un élément important et que les managers prennent beaucoup de décisions eux même, et qu’en même temps vous souhaitez laisser la place aux collaborateurs pour contribuer, il serait intéressant de leur laisser un espace sans le regard de leur manager. Ou d’intervertir les managers pour qu’ils travaillent avec une équipe qu’ils ne côtoient pas habituellement, ou encore de leur proposer un espace de travail dédié pour qu’ils puissent contribuer exactement de la même façon que le reste du groupe. A mon sens, l’option la moins stimulante serait de leur confier un rôle passif ou de ne pas les inclure du tout. Si un tel choix est fait, il est certains que les managers doivent adhérer à la proposition pour éviter l’effet déceptif pour les collaborateurs d’un côté qui peuvent avoir l’impression de contribuer sans résultat, pour les managers de l’autre qui peuvent se sentir dépossédé de leur responsabilité décisionnelle.
Si vous avez le souhait de faire évoluer la culture managériale de votre organisation, il serait peut être adapté de lancer d’abord un accompagnement des managers avant de le modéliser pendant un séminaire où toute l’équipe est réunie.

Les conditions matérielles du séminaire

2 éléments qui peuvent paraître triviaux mais sont pourtant marqueurs de souvenir :

• ce que l’on mange
• ce que dégage le lieu dans lequel l’équipe se retrouve

Bien manger, prendre du plaisir à partager un moment convivial contribue grandement à l’ambiance du temps de travail. Si le budget ne permet pas d’obtenir un menu de qualité, peut-être pourriez-vous envisager de mettre à contribution l’équipe ? Comme lorsqu’une famille se réunit et s’auto-organise pour les repas. Cela ajoute à la dimension sympathique et authentique de l’événement, tout en mettant dès le début l’équipe à contribution pour l’événement.

Ce que dégage le lieu du séminaire est déterminant. Dans notre vie d’entreprise, nous avons toujours fait le choix de nous retrouver dans des lieux proches de la nature, dans lesquels nous pouvons sortir de notre quotidien opérationnel et prendre de la hauteur : un chalet dans le Beaufortain, une ancienne ferme dans le Trièves, une maison au dessus de la plage à Noirmoutier, une longère en Bretagne etc. Cela a toujours eu l’effet de nous plonger dans une bulle de réflexion intense hors du quotidien dans un endroit inspirant où chacun peut approfondir le sens qu’il trouve dans son travail. Pour en savoir plus sur notre dernière retraite d’équipe : Retraite dans un chalet d’alpage : un moment magique en équipe !

Lieu de séminaire pour SCOP Alter SI

Il y a quelques semaines, je faisais un retour à un client pour lequel j’ai animé un séminaire sur le lieu choisi par celui-ci et notamment la salle de travail en sous-sol sans fenêtre. J’ai été étonnée de ce choix, pour une équipe dispersée sur le territoire et qui ne se retrouve qu’une fois par an. Mon client en avait conscience et m’a partagé l’attention qu’il tacherait de porter pour le prochain événement rassembleur de son organisation.

Le lieu que vous choisissez parle de l’attention que vous souhaitez mettre dans votre événement. Il n’est souvent pas plus onéreux de trouver un gîte qui combine salle de travail et espace pour se loger. Ce cocon offert par un lieu proche de la nature permet de laisser émerger l’identité singulière de votre organisation, l’atmosphère générée par ses membres, concentrés ensemble sur leur journée, réunis au service de l’objectif commun, hors de leur quotidien dans un lieux qui invite à se centrer sur le présent. Ne lésinez pas sur la luminosité des espaces de travail. La lumière produit un effet stimulant, une sensation d’ouverture, et permet à l’équipe de travailler sur des temps longs sans avoir l’impression d’être enfermée dans une grotte !

A la belle saison, si vous avez la possibilité de proposer des espaces de travail extérieurs vous pouvez augmenter les conditions d’une profonde cohésion d’équipe. Se réunir dehors pour réfléchir à un avenir qui fait sens, échanger en marchant, travailler à l’ombre d’un arbre peut créer de nouveaux espaces de réflexion et de partage entre les personnes.

Du soin donné à la clôture du séminaire

Au même titre que le démarrage est important, la clôture l’est tout autant.

Laissez de l’espace à chacun pour mettre de la conscience sur ce qu’il ou elle a vécu durant cette journée d’équipe. Une clôture peut se pratiquer dans l’espace en posant des questions :

• Ai-je pu contribuer comme je le souhaitais ?
• Suis-je optimiste pour la suite du travail entamé ce jour-là ?
• Ai-je découvert des choses que j’ignorais sur mon équipe ?
• Ai-je apprécié la façon dont le séminaire s’est déroulé ?

Toutes ces questions vous permettent de sentir le groupe, et le groupe a conscience d’où il se situe visuellement avec la diversité des ressentis qui le composent, une autre façon de mettre de la conscience sur l’équipe !

Un clôture peut aussi se pratiquer en petit groupe de 3 ou 4 personnes. Par exemple, nous utilisons souvent des questions d’auto réflexion. Quelques exemples :

• Qu’ai-je appris sur moi aujourd’hui ?
• Quel est le prochain pas que j’ai envie de mettre en œuvre ?
• Qu’est-ce que je retiens de cette journée ?

Enfin, sachez vous entourer. Y’a-t-il dans votre équipe des personnes à l’aise avec l’animation ?
Si non, faites appel à un facilitateur professionnel qui peut vous aider en amont en vous posant des questions qui vous feront avancer et mettre de la finesse sur ce moment essentiel et peuvent aussi vous aider le jour J et proposant la méthode et le cadre sécurisé pour que chacun se sente dans sa juste et libre contribution.

Alors êtes-vous prêts à préparer votre prochain séminaire ? A sortir de vos habitudes pour proposer un événement plus incarné, ouvert à ses membres ? Si tel est votre choix, vous prenez probablement un risque oui, celui de l’ambition, celui de l’expérimentation, et après tout que risquez-vous vraiment ?