Faire émerger les priorités d’une organisation en mobilisant ceux qui vont les porter
Quand une organisation a besoin que ses membres construisent quelque chose ensemble, plutôt que de recevoir une décision venue d’en haut, le Forum Ouvert crée les conditions pour que cela arrive réellement.
Ce format réunit toute une équipe, ou toute une organisation, autour d’un sujet central que chacun contribue à explorer. Les participants ne sont pas convoqués pour écouter : ils proposent eux-mêmes les questions à travailler, choisissent les ateliers auxquels ils contribuent, et produisent collectivement des orientations que chacun peut porter parce qu’il en est coauteur.
Dans quelle situation le Forum Ouvert est-il pertinent ?
Le Forum Ouvert est pertinent quand la direction a une question ouverte à poser au collectif, et quand la réponse a besoin d’appartenir à tous pour être mise en œuvre. Des exemples concrets : définir ou réviser la raison d’être de l’organisation, retravailler les façons de coopérer en équipe, identifier les priorités stratégiques pour la période à venir, ou embarquer un collectif dans un changement qui le concerne.
Quand la décision est déjà prise et qu’il s’agit de la faire accepter, le Forum Ouvert n’est pas le bon outil. Il produit de l’engagement réel, pas de l’adhésion de façade.
Qu’est-ce que le Forum Ouvert donne dans la pratique?
L’Agence d’Urbanisme de la Région Grenobloise a eu recours au Forum Ouvert dans le cadre d’un séminaire d’équipe, pour travailler collectivement ses orientations et renforcer la coopération interne.
Le Festival OFF d’Avignon a mobilisé le format pour réunir ses parties prenantes autour des enjeux de transformation du festival, avec plusieurs dizaines de participants.
Comment se déroule un Forum Ouvert ?
Un premier échange entre Sémawé et le commanditaire est nécessaire avant toute intervention : nous travaillons avec vous à préciser la question centrale, le périmètre des participants, la structure de la journée. Un Forum Ouvert sur une question mal posée produit des échanges sans suite.
Le jour J, le processus se déroule en cinq temps.
Ouverture du Forum : les participants partagent leurs attentes et ce qu’ils apportent à la journée.
Place de marché : chacun propose les sujets sur lesquels il souhaite que le groupe travaille. Les sujets sont affichés, organisés, et les participants choisissent librement où ils contribuent.
Ateliers en sous-groupes : leur nombre et leur durée dépendent de la taille du groupe et des sujets retenus. Les participants circulent entre les ateliers selon leur intérêt et leur énergie.
Restitution collective : les productions des ateliers sont partagées en grand groupe. Les orientations et actions à mettre en place sont identifiées.
Fermeture : chacun exprime ce qu’il retient de la journée.
Pourquoi un Forum Ouvert sans suite ne sert à rien?
Un Forum Ouvert qui ne débouche pas sur des engagements concrets reste un bon moment sans effet. Notre rôle de facilitation ne s’arrête pas à l’animation : nous accompagnons le groupe dans le choix d’actions réalistes, avec des porteurs identifiés et des échéances claires. C’est ce qui transforme l’énergie produite pendant le Forum en mouvement réel dans l’organisation.
Nous préconisons également de tenir le Forum dans un lieu différent du lieu habituel de travail. Changer de cadre physique change la qualité de présence et la façon dont les participants se rapportent les uns aux autres.
Quel est le format du Forum Ouvert?
Une ou deux journées. À partir de dix participants, jusqu’à plusieurs centaines. Intervention dans vos locaux, dans un lieu que vous choisissez, ou dans nos espaces à Grenoble.
Les Ressources à mobiliser
Exemple du Forum Ouvert de l’Agence d’Urbanisme de Grenoble
Le Forum Ouvert : ce que l’intelligence collective produit quand on lui fait confiance