La formation professionnelle est un axe central de notre façon d’accompagner les organisations dans leur transformation managériale. Nous avons choisi de nous certifier Qualiopi dès 2020 pour professionnaliser davantage notre activité de formation et améliorer nos pratiques pédagogiques. Depuis août 2020, Sémawé est certifiée Qualiopi au titre des actions de formation, renouvelée sans non-conformité depuis cette date.
Voici comment nous y sommes arrivés, et pourquoi l’Holacratie y a joué un rôle décisif.
Ce que Qualiopi demande vraiment
Sans parcourir l’ensemble du référentiel, voici ce que j’en retiens. Qualiopi s’intéresse à une professionnalisation de la formation plus exigeante que les référencements précédents. Elle vise la qualité et la cohérence pédagogique des formations au service des bénéficiaires, et elle est exigeante sur la transparence des organismes vis-à-vis des salariés, des entreprises et des OPCO. L’intention est de faire correspondre avec pertinence et efficacité un besoin de formation à un avenir professionnel concret.
Cette philosophie est très proche de notre approche. Nous visons l’autonomie des personnes et leur émancipation dans leurs réalités professionnelles, grâce à des savoirs, des outils et des postures spécifiques.
Comment nous avons conduit la démarche
Nous avons commencé par observer notre point de départ : le travail déjà accompli pour notre référencement antérieur, relu à travers le prisme du référentiel Qualiopi. Nous avons ensuite choisi d’être accompagnés pour mieux comprendre le référentiel et sa traduction dans notre organisation, notamment pour valoriser les relations humaines et leurs interactions plus que les processus et les outils.
Le projet une fois lancé, nous l’avons traduit dans notre gouvernance en Holacratie et nous avons réparti le travail dans l’équipe. Quelques mois plus tard, nous avons passé une journée entière avec l’auditeur de l’Afnor. En août 2020, Sémawé était certifiée.
L’Holacratie comme atout structurel
Lorsque nous avons décidé de nous lancer dans la certification, nous avons créé un rôle dédié dans notre gouvernance, avec la composition suivante.
Raison d’être : un organisme de formation certifié dans la durée. Redevabilité : obtenir et maintenir la certification.
En réunion de gouvernance, les membres du cercle Organisme de Formation ont estimé que ce rôle était utile. Une fois créé, il m’a été confié. La traduction concrète : le rôle a toute autorité pour conduire le projet. Je tire la légitimité de mes décisions de cette explicitation dans la gouvernance. Ce qui ne veut pas dire travailler seule : le rôle Certification interagit avec d’autres rôles qui ont une implication dans l’obtention de la certification, comme le rôle formateur, le rôle qualité ou le rôle référent handicap. Lorsqu’une attente récurrente vis-à-vis d’un rôle apparaît, nous l’intégrons dans la gouvernance sous forme de redevabilité ou de domaine d’autorité.
Cette clarté a permis de détecter rapidement les zones de manque d’énergie dans le projet et d’y remédier en affinant la gouvernance. C’est l’un des avantages concrets d’une organisation explicitée.
Des pratiques existantes, mais non formalisées
L’audit a réservé de bonnes surprises. Nous avions adopté, depuis longtemps déjà, des pratiques conformes au référentiel, sans les avoir jamais nommées comme telles.
Notre mode d’intervention favori est la co-animation. Les formateurs préparent et animent ensemble, et il nous paraît naturel qu’ils se fassent un retour l’un à l’autre après chaque intervention. Ce feedback entre formateurs est devenu une redevabilité explicite du rôle Formateur dans notre gouvernance.
De même, nous utilisons SessionLab pour préparer nos déroulés d’animation. Entre la conception et le jour de la formation, les attentes du groupe sont parfois différentes. Nous adaptons le déroulé en direct, en maîtrisant le timing. Cette pratique a simplement été rendue visible dans l’explicitation de nos approches pédagogiques.
Ce que nous avons amélioré
La certification a aussi été l’occasion d’améliorer des pratiques qui existaient sans être suffisamment formalisées.
Nous avons numérisé un maximum de documents : livrets d’accueil, questionnaires de satisfaction, recueil des besoins. C’est un soulagement opérationnel réel, avec moins de risques de perte et une analyse des données de satisfaction beaucoup plus fine.
Nous avons mis en place des rétrospectives spécifiques à l’activité de formation, en plus de celles que nous pratiquons déjà pour nos projets internes. Ces temps d’écoute permettent de faire remonter les difficultés organisationnelles ou relationnelles et d’y répondre avec réactivité.
Enfin, nous avons construit des rôles dédiés à l’activité de formation dans notre gouvernance holacratique. Le rôle Formateur porte par exemple des redevabilités précises comme « faire signer les feuilles de présence » ou « participer aux réunions d’amélioration continue ». Chaque membre de l’organisation sait ce qu’il a à faire dans le rôle qu’il énergise, et les stagiaires ont des interlocuteurs identifiés selon leur besoin, qu’il soit administratif, pédagogique ou commercial.
Trois enseignements
Une démarche qualité n’est pas nécessairement lourde ni contraignante. Tout l’intérêt est de partir de la culture existante, de comprendre la règle et de l’adapter à l’organisation réelle, sans chercher à imposer du formalisme à tout prix.
C’est aussi une occasion d’apprendre. Nous avons pris le temps d’observer et de faire évoluer nos pratiques, d’aligner les approches pédagogiques, de formaliser ce qui méritait de l’être. Le référentiel a été un catalyseur utile, pas une contrainte subie.
Obtenir la certification Qualiopi nous a ouvert l’appétit. Nous avons depuis engagé et obtenu la certification ISO 9001:2015, également sans non-conformité. Ces deux certifications coexistent aujourd’hui dans notre gouvernance et s’alimentent mutuellement dans notre démarche d’amélioration continue.
