Chris Cowan est coach en Holacratie, contributeur régulier sur la pratique quotidienne du système. Cet article est une traduction et adaptation de l’un de ses textes. Nous le publions parce qu’il décrit un changement de posture que beaucoup d’équipes tardent à adopter, et qui transforme pourtant radicalement l’efficacité des réunions.
Si vous venez d’adopter l’Holacratie et que vous observez une multiplication des réunions, c’est souvent le signe que les demandes ne sont pas encore traitées au fil de l’eau entre les rôles concernés. Prenez ce pli, et vous verrez les réunions se raccourcir naturellement pour ne contenir que ce qui concerne vraiment l’ensemble des membres. Et si vous vous retrouvez en réunion avec l’impression de perdre votre temps, appliquez la règle des deux pieds : si vous n’apprenez rien et ne contribuez à rien, levez-vous et allez faire quelque chose de plus utile dans vos rôles. Se décomplexer avec la présence en réunion les rend beaucoup plus efficaces.
Les réunions sont généralement considérées comme un endroit idéal pour discuter de sujets importants et s’aligner dans une équipe. Si votre organisation pratique l’Holacratie, vous devrez réviser cette idée, parce que les réunions en Holacratie ne sont pas du tout conçues pour cela.
Pour améliorer vos réunions de gouvernance et vos réunions tactiques, je vous encourage à pratiquer l’art subtil du désengagement constructif. En d’autres termes : l’art de rester en dehors du chemin des autres.
Voici à quoi ça ressemble en pratique.
Vous êtes dans une réunion de gouvernance. Quelqu’un propose de modifier un rôle avec lequel vous interagissez rarement. Comme il est peu probable que cela ait un impact sur votre travail, et comme vous savez que vous aurez l’occasion d’examiner la proposition au moment du tour d’objection, vous ignorez délibérément ce qui se passe et commencez à lire vos emails.
Vous êtes dans une réunion tactique. Quelqu’un traite une tension qui n’a apparemment rien à voir avec un de vos rôles. Vous traitez vos notifications. Soudain, quelqu’un vous pose une question. Sans vous justifier, vous répondez : « Je n’ai pas suivi la conversation, vous avez besoin de moi pour quelque chose ? »
Ces exemples représentent un changement profond dans les comportements attendus en réunion. Si nous sommes en réunion, ne devrions-nous pas être attentifs ? Cela dépend. Avez-vous besoin d’être attentif ? Ressentez-vous une tension par rapport à ce qui se passe ?
Pourquoi nos réflexes nous jouent des tours
Nous nous sommes entraînés à réagir aux réunions avec un ensemble de normes inconscientes (acquiescer, prendre la parole à un moment donné, paraître impliqué) qui se sont formées dans un contexte bien précis : celui des organisations conventionnelles.
Dans une organisation conventionnelle, vous devez vous faire entendre. On attend de vous des questions et des idées réfléchies. Et comme les réunions conventionnelles sont souvent organisées pour obtenir un consensus implicite, être inattentif vous expose à perdre de l’influence en n’étant plus invité à ces mêmes réunions.
Les réunions en Holacratie ne sont pas organisées pour obtenir un consensus. L’accord collectif n’est pas l’objectif. Si une permission est nécessaire, elle doit être encodée explicitement dans la gouvernance. Et puisque par défaut un pouvoir de décision autonome est explicitement accordé à chaque rôle, les réunions ne servent pas à faire approuver des idées.
Deux réunions, deux objectifs précis
En Holacratie, il y a deux types de réunions aux objectifs distincts.
Les réunions de gouvernance permettent à tout membre de proposer de modifier les attentes, les autorités ou les restrictions officielles du cercle. Les réunions tactiques permettent de se synchroniser à intervalles réguliers pour éliminer les obstacles au travail opérationnel.
Dans les deux cas, l’ordre du jour est construit à partir des tensions que les individus ont ressenties et souhaitent traiter. Ce n’est pas une liste de sujets de discussion pour le groupe.
C’est pourquoi le désengagement constructif est si important. Si vous êtes de ces personnes qui se croient obligées de donner leur avis sur chaque point de l’ordre du jour, vous gênez les autres et gaspillez une grande partie de votre propre énergie.
Ce que le désengagement constructif signifie vraiment
Le désengagement constructif ne signifie pas s’absenter mentalement pendant toute la réunion. Si vous vous surprenez à décrocher complètement sur l’ensemble d’une réunion, c’est probablement le signe que vous n’avez pas besoin d’être là, parce que vous n’avez pas de tensions à traiter. Dans ce cas, sautez la prochaine réunion, et laissez les autres gérer les tensions que votre absence génère éventuellement en vous demandant de participer en priorité à la suivante.
Le désengagement constructif signifie plutôt qu’à tout moment, vous réfléchissez en conscience à votre participation. Suis-je en train d’apprendre quelque chose ? Suis-je en train de contribuer à quelque chose ? Ai-je une tension à traiter sur ce point ? Si la réponse est non sur les trois, vous êtes libre de consacrer votre attention à autre chose, sans vous en excuser.
Vous êtes un capteur unique pour l’organisation. Vos idées et vos perceptions comptent. Votre jugement aussi, y compris lorsqu’il s’agit de décider si votre attention est utile à un moment donné dans une réunion. La prochaine fois que vous vous retrouvez dans une réunion de cercle et qu’un point de l’ordre du jour ne vous concerne pas, lâchez-vous. Faites une pause mentale. Souvent, la meilleure utilisation de vos connaissances est de savoir quand ne rien faire du tout.
Traduction et adaptation d’un article de Chris Cowan. Lire l’article original en anglais.
