Les quatre éléments d’un rôle encodé
Encoder un rôle, en Holacratie, consiste à écrire une part du travail de l’organisation sous une forme que chacun lit de la même façon. La Constitution fixe cette forme : un nom descriptif, puis au moins l’un de trois éléments. La raison d’être dit la capacité, le potentiel ou le but que le rôle poursuit, et guide le jugement de son porteur là où rien d’autre n’est écrit. Les domaines désignent ce que le rôle contrôle de manière exclusive, et sur lequel personne n’agit sans son accord. Les redevabilités décrivent les activités récurrentes que les autres rôles peuvent attendre de lui, formulées par un verbe à l’infinitif.
📄 La fiche « Les essentiels pour réussir un encodage de rôles », ses six principes et ses questions
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Un rôle décrit du travail, jamais une personne. Le leader du cercle affecte chacun de ses rôles à une ou plusieurs personnes. Une fois la Constitution ratifiée, un rôle se crée, se modifie ou disparaît par le processus de gouvernance du cercle qui le contient : un membre propose une rédaction, adoptée quand personne n’y objecte, en réunion de gouvernance ou, la version 5.0 le permet, de manière asynchrone.
La situation où l’encodage débloque quelque chose
Le premier encodage intervient au démarrage, avant la ratification. Il traduit le fonctionnement réel de l’organisation en rôles et en cercles, par entretiens avec le dirigeant, puis le comité de direction, puis les responsables d’équipe, en partant du cercle le plus large. Ce travail photographie ce qui existe, imperfections comprises. Encoder ce que l’organisation voudrait être handicape les premières réunions de gouvernance, qui servent précisément à corriger la carte.
Cartographier qui fait quoi, qui décide de quoi et qui valide quoi produit alors un effet que peu d’outils de management obtiennent. Apparaissent des tâches que personne ne porte parce que chacun croyait que l’autre s’en chargeait, des doublons entre personnes qui s’ignorent, des périmètres de décision qui se chevauchent et entretiennent soit le conflit, soit l’évitement. Aliocha Iordanoff a vu ce constat se produire dans des entreprises certifiées ISO 9001 : les fiches de poste disent ce que les personnes sont supposées faire, l’encodage ce que l’organisation attend de chaque rôle, et l’écart entre les deux est rarement nul.
Après le démarrage, quand une question revient sous la forme « qui s’occupe de ça ? » ou « qu’est-ce qu’on va faire ? », c’est souvent qu’un rôle manque ou qu’une redevabilité est mal écrite. Une proposition de gouvernance qui ajoute ou précise un rôle règle la question pour les fois suivantes.
Ce qu’on observe pendant un encodage
La première surprise tient au nombre de rôles par personne. Beaucoup d’organisations arrivent avec l’idée qu’un rôle correspond à un poste. Dans une organisation de dix personnes accompagnée par Aliocha Iordanoff, chaque membre portait jusqu’à cent rôles, la plupart petits, avec quelques redevabilités précises. On croit volontiers que l’encodage fabrique cette complexité, alors qu’elle existait déjà, implicite et gérée de façon informelle.
La deuxième difficulté consiste à écrire peu. Inutile de transcrire chaque procédure : une redevabilité claire sert davantage que les quatorze étapes d’un processus que personne ne suit. On cherche la première carte praticable, et les manques se traitent ensuite. La même exigence vaut pour les rôles dits « support », qu’on aurait tort d’encoder comme secondaires : chaque rôle se décrit par ce qu’il apporte aux autres, à la manière d’un fournisseur de service, et un rôle qui ne crée aucune valeur pose la question de sa raison d’exister.
Le choix du cercle ouvre la troisième série de débats. Le réflexe regroupe les rôles qui partagent un métier ou qui « vont ensemble ». Le critère utile est ailleurs : un rôle appartient au cercle dont le leader peut l’affecter et prioriser son travail sans la validation de quiconque, et où il aura le plus de tensions de gouvernance à traiter. Reste la frontière avec le droit, car un statut de salarié, d’associé ou de mandataire social ne s’encode pas en rôle, aucune décision de gouvernance ne pouvant le donner ni le retirer ; l’article concilier les statuts des personnes et les rôles développe ce point.
Ce que contient la fiche
La fiche tient sur deux pages, dans sa version du 20 mars 2024 établie pour la Constitution Holacracy 5.0. La première énonce six principes d’encodage : commencer par le cercle le plus grand, centrer chaque rôle sur la valeur qu’il crée pour les autres, ne pas traiter les rôles « support » comme secondaires, écrire le minimum nécessaire plutôt que la description exhaustive, n’encoder que la réalité, et embarquer tout le monde progressivement, par sous-groupes. Elle donne ensuite les questions à poser pour chacun des quatre éléments. La seconde page traite du choix du cercle : les trois conditions qui justifient d’y placer un rôle, puis les mauvaises raisons de rassembler des rôles.
Pour aller plus loin
Les redevabilités font l’objet d’un article à part, sept points sur les redevabilités que tout praticien en Holacratie devrait connaître. Une rédaction de rôle passe ensuite par la gouvernance, dont la fiche de facilitation de la réunion de gouvernance détaille le déroulé, tandis que la réunion tactique en Holacratie fait apparaître, semaine après semaine, les rôles qui manquent. L’affectation des rôles d’un cercle est au programme du stage leader de cercle, et les autres outils du praticien sont réunis dans les ressources Holacratie.
Questions fréquentes
Un rôle doit-il toujours avoir une raison d’être, un domaine et des redevabilités ?
Non. La Constitution exige un nom descriptif et au moins l’un des trois éléments. Les redevabilités sont la composante la plus courante ; un domaine ne se justifie que lorsque les autres rôles ne doivent pas agir sur un sujet sans l’accord de celui-ci.
Qui peut créer ou modifier un rôle ?
Une fois la Constitution ratifiée, tout membre d’un cercle peut proposer de créer, modifier ou supprimer un rôle de ce cercle, à partir d’une tension vécue dans l’un de ses rôles. La proposition est adoptée par le processus de décision intégrative quand aucune objection ne subsiste. Le leader de cercle décide ensuite qui porte le rôle.
Quelle différence entre un rôle et une fiche de poste ?
Une fiche de poste décrit une personne, son niveau et son périmètre, et change rarement entre deux recrutements. Un rôle décrit du travail, indépendamment de qui le porte : il peut être confié à plusieurs personnes, passer de l’une à l’autre sans réécriture, et évolue en gouvernance dès que le travail change.