Ce que seule la gouvernance peut décider
Ce qui définit la réunion de gouvernance est son autorité. Avec le traitement d’une proposition par écrit, hors réunion, le processus de gouvernance est la seule voie pour faire évoluer la structure d’un cercle. Il crée, modifie ou supprime des rôles, avec leur raison d’être, leurs redevabilités et leurs domaines, ainsi que des règles, aussi appelées politiques. Il déplace des rôles ou des règles vers un sous-cercle ou depuis un sous-cercle, et tient les élections du facilitateur, du scribe et du représentant de cercle. Aucune autre décision n’en sort : y demander la validation d’un budget se heurterait à une objection pour gouvernance non valide.
La matière d’entrée, elle, est souvent opérationnelle, et c’est fréquemment en réunion tactique qu’on repère qu’il manque un rôle ou une règle. On n’a pas besoin d’arriver avec une proposition rédigée : une tension vécue dans l’un de ses rôles suffit, et le proposeur peut demander de l’aide pour formuler une première proposition. Le processus fonctionne alors comme une moulinette qui transforme une matière brute en une décision utilisable.
Les objections y changent de statut. Une objection devient une demande d’intégration, une invitation à amender la proposition jusqu’à ce qu’elle ne cause plus de tort. Pouvoir compter sur les autres pour objecter libère le proposeur de la pression d’anticiper tous les problèmes avant de formuler quoi que ce soit. Le processus de décision intégrative peut d’ailleurs servir au-delà de la gouvernance, quand une règle du cercle y soumet certaines décisions : chez Sémawé, l’affectation d’une nouvelle personne au rôle d’associé passe ainsi par ce processus.
Qui y participe
Tous les membres du cercle peuvent y participer : le leader de cercle, les personnes qui tiennent les rôles du cercle et les représentants des sous-cercles, auxquels s’ajoutent le facilitateur et le scribe. Un représentant de cercle peut en outre inviter une personne à la réunion de gouvernance du cercle qui contient le sien, pour une tension précise. Personne d’autre ne participe. Le scribe prévient tous les membres dans un délai raisonnable ; aucun quorum n’est requis, et être invité n’oblige pas à venir.
Le leader de cercle n’a aucune prérogative dans ce processus. Aliocha Iordanoff y insiste :
Tout membre d’un cercle peut apporter une proposition dans ce processus. [Ce n’]est pas une autorité réservée, et certainement pas en tous les cas aux leaders de cercle.
Aliocha Iordanoff, Décodage de la Constitution Holacracy 5.0, épisode 9, « La décision intégrative »
Une proposition peut aussi se traiter par écrit, sur un canal admis par le scribe : les autres membres posent leurs questions, réagissent et objectent, et l’intégration se poursuit de la même manière. Tout membre peut demander qu’elle soit portée en réunion, et tout membre peut obtenir une réunion de gouvernance spéciale, dont l’intention et le périmètre annoncés bornent alors l’autorité.
Le cadre de la réunion
Comme la tactique, la réunion s’ouvre par un tour d’inclusion et se ferme par un tour de clôture. L’ordre du jour se construit en séance, et non à l’avance, par des libellés courts et sans discussion ; une élection passe en tête si quelqu’un le demande. Chaque point suit ensuite le processus de décision intégrative, dont les étapes de base ne se négocient pas.
Les six étapes de la décision intégrative
La fiche suit le processus en six étapes, dont chacune écarte un risque propre aux décisions collectives.
- Présentation de la proposition. Le proposeur expose sa tension et sa proposition. S’il le demande, le facilitateur peut ouvrir une courte discussion pour l’aider à formuler une première proposition, sans chercher à l’améliorer ni à obtenir un consensus, et l’arrête dès qu’une proposition viable émerge. Le facilitateur demande au proposeur depuis quel rôle il apporte le point, quelle tension concrète il vit et comment il compléterait « je propose que… ». Ces questions suffisent presque toujours à vérifier que la proposition est recevable : une tension vécue dans un rôle, un exemple réel, un lien compréhensible entre les deux. Il ne rend ce test de recevabilité explicite que si un critère reste insatisfait, car tester formellement chaque proposition d’un groupe débutant augmente la peur de mal faire. Si un critère manque clairement, il écarte la proposition et explique pourquoi.
- Espace de clarification. Les autres membres posent des questions pour comprendre, jamais pour influencer, et le proposeur peut répondre « non spécifié » à toute question. Chacun peut demander au scribe de relire la proposition ou d’afficher la gouvernance existante. Une idée imparfaite peut ainsi être comprise avant d’être jugée.
- Tour de réaction. Le facilitateur donne la parole à chacun, sauf au proposeur, une fois et une seule. Chacun réagit à la proposition et non à ce que les voisins ont dit, et c’est le moment de suggérer des améliorations. Ce tour donne la même place aux plus discrets et à ceux qui occupent habituellement l’espace.
- Amendement et clarification. Le proposeur se retrouve seul : personne ne peut le conseiller ni le presser d’intégrer ce qu’il vient d’entendre, et seul le scribe intervient pour noter les modifications. Ce moment déstabilise ceux qui le découvrent. Il évite que le processus se réduise à valider la position du participant le plus influent. L’aide-mémoire du facilitateur rappelle au proposeur de ne pas chercher à intégrer les tensions des autres : s’il le faut, ils objecteront.
- Tour d’objection. Le facilitateur pose à chacun, proposeur compris, la même question : vois-tu une raison pour laquelle l’adoption de cette proposition causerait du tort ? Il note chaque préoccupation comme une objection. Il ne la teste qu’en cas de doute réel ou si un membre le demande, selon les critères de la fiche du test des objections. Une proposition qui enfreindrait la Constitution, ce que Sémawé appelle une gouvernance non valide, part directement en intégration.
- Intégration. Le facilitateur commence par les gouvernances non valides. Il demande à l’objecteur ce qui pourrait supprimer le tort, puis vérifie auprès du proposeur que sa tension serait toujours traitée ; les autres peuvent aider. Il s’arrête dès qu’une rédaction fonctionnelle apparaît, sans chercher à l’optimiser. Quand l’échange tourne en rond, chacun revient à ce qu’il a réellement à dire : le proposeur nomme son besoin, l’objecteur le tort qu’il perçoit. Une fois les objections intégrées, la proposition amendée repasse au tour d’objection.
Réduit à l’essentiel, le processus tiendrait en une proposition suivie du tour d’objection. Aliocha Iordanoff explique ce qu’apportent les étapes intermédiaires :
Les étapes qu’on a entre les deux avec les questions de clarification, le tour de réaction, l’étape des amendements, c’est simplement pour essayer d’utiliser un peu l’intelligence collective des membres du cercle de manière à bonifier la proposition et à avoir entendu les autres membres avant de leur poser la question de savoir s’ils ont une objection.
Aliocha Iordanoff, Décodage de la Constitution Holacracy 5.0, épisode 9, « La décision intégrative »
Un cercle peut ajouter des étapes par une règle, à condition de ne rien retrancher à celles de la Constitution. Aliocha Iordanoff le déconseille pourtant, par exemple pour une seconde série de questions de clarification après l’amendement : l’idée n’est pas absurde sur le plan du sens, mais elle allonge considérablement le processus et relance la discussion trop tard. Il dit n’avoir jamais vu un cercle adopter une telle règle.
La posture du facilitateur
L’aide-mémoire du facilitateur de Sémawé résume la règle du rôle : protéger le processus, et laisser le processus protéger les personnes. Le facilitateur part du principe que les participants ne peuvent pas mal faire. Quand quelqu’un sort du cadre, il y voit l’intensité du jeu plutôt que de la mauvaise volonté, et le ramène comme un arbitre ramène un joueur sorti des limites. Quand il teste une objection, il ne juge que la logique de l’argument, jamais son exactitude ni l’importance de le traiter.
Dans son rôle, il reste neutre sur l’issue. Comme personne, il a des avis, et il peut les exprimer depuis ses autres rôles. La pratique enseignée par Sémawé consiste à dire chaque fois d’où l’on parle : « depuis mon autre rôle, voici mon ressenti », puis « dans mon rôle de facilitateur, je vais tester cette objection ». Le réflexe paraît artificiel au départ et devient naturel avec la pratique.
Une gouvernance qui se vide de sa substance tient souvent à un facilitateur peu formé. Pour ne pas le mettre en difficulté, les membres cessent d’objecter, l’intégration ne se pratique plus, et les décisions finissent par se négocier d’avance, hors du processus. Le remède passe par la formation des facilitateurs et le retour de pairs aguerris.
Contre l’obstruction, à l’inverse, les règles d’intégration de la Constitution donnent au facilitateur ce qu’Aliocha Iordanoff appelle un verrou à double sens. Si l’objecteur ne cherche pas de bonne foi un amendement qui lève son objection tout en traitant la tension du proposeur, le facilitateur doit tenir l’objection pour abandonnée. Si le proposeur ne répond pas de bonne foi aux questions sur sa tension, ou ne peut pas montrer pourquoi l’amendement suggéré échouerait dans l’un de ses exemples, il doit tenir la proposition pour abandonnée. En dernier recours, il peut constater une rupture du processus. Aliocha Iordanoff dit n’avoir jamais eu à s’en servir et pense que leur existence suffit à maintenir chacun de bonne foi.
La fiche à télécharger
La fiche ci-dessous, dans sa version du 3 décembre 2024, couvre toute la réunion, de l’inclusion à la clôture, avec les phrases du facilitateur et du scribe à chaque étape, et porte au verso le test des objections question par question.
Le texte de référence qui fonde ce processus est l’article 5 de la Constitution Holacracy 5.0 en français. L’article les processus de réunion en Holacratie, un cadre pour mieux s’écouter prolonge cette fiche, et la page Holacratie et gouvernance partagée situe la gouvernance dans son ensemble.