L’adoption de l’Holacratie est un apprentissage. On apprend de nouveaux processus, de nouvelles règles du jeu. Mais ce n’est pas parce qu’il y a des règles que l’Holacratie est un système rigide. Le piège serait de tomber dans une interprétation des processus qui vous empêche d’agir. Dans cet article, j’explore 5 clés pour soutenir votre pratique des réunions en Holacratie et ouvrir le champ des possibles. Car n’oubliez pas : la première règle de l’Holacratie est « tout ce qui n’est pas interdit est autorisé ».

1. Tenir des tactiques en dehors des cercles

La réunion tactique est un processus pour traiter efficacement des sujets opérationnels. En Holacratie, il y a des réunions tactiques régulières du cercle — tous les membres sont invités, il y a une phase de synchronisation avec la checklist, les indicateurs et la revue des projets. Mais ces réunions n’ont lieu que si c’est utile pour votre cercle de se réunir. Dans certaines organisations qui ont une pratique depuis plusieurs années, les tactiques de cercle tendent parfois à disparaître.

Et puis il y a les tactiques hors cercle. Vous invitez seulement les rôles dont vous avez besoin pour traiter le sujet — même si vous n’êtes que deux, ça fonctionne. Exemples : une tactique pour coordonner une réponse à un appel d’offres, une tactique pour l’organisation d’un événement, une tactique pour définir les prochains sujets de votre blog. Dans ce cas, le facilitateur et le scribe se désignent volontairement pour la réunion. Après le tour d’inclusion, passez directement à l’établissement de l’ordre du jour et au traitement des points.

Dans cette perspective, « tactique » devient synonyme de « réunion opérationnelle ». Dans notre expérience, le temps de réunion est divisé par deux — simplement parce qu’on va plus vite à l’essentiel.

Vous n’avez pas forcément besoin de logiciel. Vous pouvez tenir des tactiques à la machine à café, rien ne l’interdit dans la Constitution. Adopter le processus de la réunion tactique pour tous types d’échanges opérationnels, c’est surtout adopter une posture d’écoute et de coopération, centrée sur le besoin de l’autre.

Une chose à retenir : les membres d’un cercle sont obligatoirement invités aux tactiques régulières mais ne sont pas obligés de venir si quelque chose est plus prioritaire. Pour les tactiques hors cercle, ne vous limitez pas — invitez qui vous voulez.

2. Il est possible de discuter en réunion tactique

Oui, c’est possible — si cela répond à votre besoin. Attention toutefois à ne pas retomber dans le travers d’une discussion fleuve où chacun mêle son sujet à celui des autres.

Voici quelques questions que le facilitateur peut poser pour éviter cela : à quels rôles tu t’adresses ? Est-ce que tu as vraiment besoin de l’avis de tout le monde ou seulement de ceux qui ont quelque chose à apporter ? Après quelques prises de parole : où en es-tu de ton point, as-tu besoin d’entendre d’autres personnes ?

En tant que facilitateur, restez attentif à ce qu’aucun autre point ne vienne s’introduire dans le point d’origine. Si c’est le cas, invitez les personnes à apporter un nouveau point à l’ordre du jour.

En tant que porteur du point, posez-vous la question : le sujet concerne-t-il vraiment plusieurs rôles ? Si un seul rôle est concerné et que vous avez besoin d’échanger avec lui, organisez une tactique à deux.

3. Prenez soin des individus avec le processus de réunion de gouvernance

Le processus de gouvernance est parfois perçu comme rigide et inhumain. Il repose sur des étapes à respecter, et les premières fois il peut sembler contraignant parce qu’il nous fait sortir complètement de nos habitudes de discussion.

Or ce processus a justement été pensé pour prendre soin à la fois des individus et du collectif.

Il permet d’exprimer pleinement un ressenti, une intuition, une volonté de changement — en tant que proposeur, vous pouvez prendre le temps d’exprimer votre proposition sans être interrompu. Le facilitateur protège cet espace des critiques ou contre-arguments qui pourraient arriver avant même que vous ayez pu aller au bout de votre idée.

Il permet de poser toutes les questions de clarification nécessaires. Ces questions sont puissantes et parfois plus utiles qu’une suggestion ou un avis.

Il permet que chacun exprime son avis à tour de rôle, sans être interrompu. Pour les plus timides, c’est précieux de savoir qu’on ne va pas être coupé dans sa prise de parole. Pour les plus à l’aise, cela permet de canaliser l’espace naturellement occupé.

Il permet d’intégrer les objections. Dans des discussions classiques, il est parfois difficile de faire entendre une voix minoritaire. Le processus de décision intégrative porte une attention particulière aux signaux faibles. Si vous avez le moindre doute, le facilitateur est là pour vous aider à qualifier votre préoccupation. S’il s’avère que c’est une objection, vous aurez la possibilité de travailler avec le proposeur pour l’intégrer à la proposition — et ce processus sera répété autant de fois qu’il le faudra. Ce n’est pas la majorité qui l’emporte.

4. Soutenez toutes les propositions, qu’elles soient déjà prêtes ou pas

Lors des réunions de gouvernance, les membres n’ont pas besoin d’arriver avec une proposition déjà rédigée. La Constitution ne dit rien de tel. Une personne peut arriver avec une proposition en tête, ou simplement avec la volonté que quelque chose change.

Exemples : « Ma proposition c’est que ça change » ou « Je propose de changer ce fonctionnement ».

Les seules exigences pour qu’une proposition soit valide sont celles décrites à l’article 5.3.1 de la Constitution :

« Pour qu’une Proposition soit considérée comme valide, le Proposeur doit pouvoir : décrire une Tension à laquelle la Proposition répondrait pour l’un des Rôles du Proposeur ; donner un exemple d’une situation réelle, passée ou présente, qui illustre cette Tension ; fournir une explication raisonnable de la manière dont la Proposition réduirait la Tension dans cet exemple. »

Évidemment, arriver avec une proposition rédigée fait gagner du temps. Mais c’est aussi un piège : en tant que proposeur, il est parfois plus difficile d’être à l’écoute des contributions des autres quand la proposition est déjà bien ficelée.

5. Le tour d’inclusion comme boussole pour la réunion

S’il est vu comme une simple formalité, le tour d’inclusion ne sert à rien. Mais pourquoi chaque réunion en Holacratie commence-t-elle avec un tour d’inclusion — et se termine avec un tour de déclusion ?

Quand les réunions s’enchaînent et qu’on passe d’un sujet à l’autre sans interruption, il est parfois difficile de se concentrer sur ce qui est devant soi. Le tour d’inclusion est un sas — une transition pour se rendre disponible au temps de travail qui débute. Il introduit une dimension sensible et humaine dans la réunion.

Il permet à chacun d’exprimer son état actuel. Pouvoir dire « je ne me sens pas très disponible, le sujet est loin pour moi mais j’arrive » — c’est permettre à son cerveau de lâcher ce qui précédait pour se concentrer sur ce qui vient. C’est aussi une information précieuse pour le groupe : si je sais que telle personne n’est pas très disponible, je vais mieux comprendre ses réactions.

Dans un tour d’inclusion, chacun reste libre de dire ce qu’il veut et personne n’a le droit de réagir. Pour éviter un tour de « ça va », le facilitateur peut poser la question : « Partagez une chose qui vous permettra de vous rendre disponible à cette réunion. »

Les plus expérimentés dans la pratique ont intérêt à être particulièrement modélisants dans les premières phases d’adoption. Être modélisant lors d’un tour d’inclusion, c’est être concis, être authentique — dire des choses un peu différentes selon les jours, qui correspondent à la réalité du moment.

Que vous soyez facilitateur ou participant, ces 5 clés sont là pour vous aider à vous approprier les processus et à les vivre pleinement.