Article original de Chris Cowan, disponible sur holacracy.org.

Pourquoi ce texte mérite votre attention — par Juliette Brunerie, coach en Holacratie chez Sémawé

Vous venez d’adopter l’Holacratie et les réunions semblent se multiplier ? Prenez le pli de traiter vos demandes au fil de l’eau avec les rôles concernés — vous verrez que les réunions vont se raccourcir et ne contenir que les sujets qui concernent réellement tous les membres. Vous êtes en réunion et vous avez l’impression de perdre votre temps ? Appliquez la règle des deux pieds : si vous n’êtes pas en train d’apprendre ou de contribuer, prenez vos deux pieds et allez faire quelque chose de plus prioritaire dans vos rôles. Se décomplexer avec sa présence en réunion les rend beaucoup plus efficaces — et bien plus intéressantes.

Les réunions sont généralement un endroit idéal pour discuter de sujets importants et s’aligner en équipe. Mais si votre organisation pratique l’Holacratie, vous devrez abandonner cette idée, car les réunions en Holacratie ne sont pas du tout conçues pour cela.

En fait, pour améliorer vos réunions de gouvernance et vos réunions tactiques, je vous encourage à pratiquer l’art subtil du « désengagement constructif » — également connu sous le nom d’art de rester en dehors du chemin des autres. Et ça ressemble à ça :

Vous êtes dans une réunion de gouvernance et quelqu’un propose de modifier un rôle avec lequel vous interagissez rarement. Comme il est peu probable que cela ait un impact sur votre rôle, et comme vous savez que vous aurez l’occasion de jeter un coup d’œil à la proposition plus tard dans le tour d’objection, vous ignorez immédiatement tout ce qui se passe dans la réunion et commencez à lire vos e-mails.

Vous êtes dans une réunion tactique et quelqu’un traite une tension qui n’a apparemment rien à voir avec un de vos rôles. Vous commencez à noter votre liste de courses. Soudain, quelqu’un vous pose une question. Sans vous justifier, vous répondez : « Hé, qu’est-ce qui se passe ? Je n’écoutais rien de ce qui se disait. »

Ces exemples représentent un profond changement dans les comportements attendus en réunion. Si nous sommes en réunion, ne devrions-nous pas être attentifs ? Cela dépend. Avez-VOUS besoin d’être attentif ? Ressentez-VOUS une tension par rapport à ce qui se passe ? Au début, il peut être difficile de répondre à cette question.

En effet, nous nous sommes entraînés à réagir aux situations de réunion avec un ensemble de normes inconscientes — acquiescer, parler à un moment donné, etc. — qui se sont formées dans un contexte spécifique. Dans une organisation conventionnelle, vous devez vous faire entendre. On attend de vous des questions et des idées réfléchies. Et comme les réunions conventionnelles sont souvent organisées pour obtenir un consensus (bien que ce soit généralement une attente implicite), vous devez être attentif. Sinon, vous risquez de perdre une partie de votre pouvoir organisationnel en n’étant plus invité du tout.

Mais les réunions en Holacratie ne sont pas organisées pour obtenir un consensus. L’accord n’est pas pertinent. Si une permission est nécessaire, elle doit être encodée explicitement dans la gouvernance (par exemple : « Aucun rôle ne peut faire X sans recevoir un « sans objection » du rôle Y »). Et puisque, par défaut, un pouvoir de décision autocratique est explicitement accordé à chaque rôle, nous n’utilisons pas les réunions pour faire approuver nos idées.

Au lieu de cela, nous avons deux types de réunions en Holacratie avec des objectifs bien distincts : les réunions de gouvernance, qui permettent à tout membre de proposer de modifier les attentes, les autorités ou les restrictions officielles du cercle ; et les réunions tactiques, qui permettent de se synchroniser à intervalles réguliers pour éliminer les obstacles au travail opérationnel. Dans les deux cas, l’ordre du jour est construit à partir des tensions que les individus ont ressenties et souhaitent traiter — pas d’une liste de sujets de discussion pour le groupe.

C’est pourquoi le désengagement constructif est si important. Si vous faites partie de ces personnes obligées de donner leur avis sur chaque point de l’ordre du jour, vous gênez les autres — et vous gaspillez en même temps beaucoup de votre propre énergie à le faire.

Le désengagement constructif signifie qu’à tout moment, vous réfléchissez en conscience — et discrètement — à votre participation à la réunion. Cela ne signifie pas nécessairement que vous vous retirez complètement. Si vous faites cela, c’est probablement le signe que vous n’avez pas besoin d’être là — c’est-à-dire que vous n’avez pas de tensions à traiter. Dans ce cas, sautez la prochaine réunion ou les deux suivantes, et laissez les autres gérer les tensions qu’ils ressentent à cause de votre absence en vous demandant de participer en priorité à la suivante.

En fin de compte, vous êtes un capteur unique pour l’organisation, et vos idées et opinions comptent. Il en va de même pour votre jugement — y compris lorsqu’il s’agit de savoir s’il est utile pour vous ou vos rôles d’assister à une réunion ou d’y prêter attention à un moment donné.

Ainsi, la prochaine fois que vous vous trouvez dans une réunion de cercle et que quelqu’un a un point à l’ordre du jour qui n’a rien à voir avec vous, lâchez-vous un peu. Faites une pause mentale ou jouez à Candy Crush. Souvent, la meilleure utilisation de vos connaissances est de savoir quand ne rien faire du tout.

Traduit de l’anglais par Emma Louwagie de Sémawé.