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L’ordre du jour nous questionne sur nos capacités à prévoir et à nous adapter à l’imprévu. Je souhaite aborder ce sujet car j’ai envie de partager des formats de réunion que je pratique et que je trouve particulièrement efficaces. Ces formats invitent à un changement de posture, au lâcher-prise et à la confiance en équipe.
Voici quelques méthodes de réunion sans ordre du jour. Adaptables à toutes les équipes et à tous les sujets !

Bref, j’ai essayé de faire un ordre du jour de réunion

Je dois faire l’ordre du jour de la prochain réunion. Je demande à chacun et chacune de m’envoyer ses points par mail. Du coup Sylvie me donne ses sujets à la pause café, Michel m’envoie un texto, Julie me laisse un post-it sur mon bureau, et Romain ne me répond pas. Le jour de la réunion arrive, je vais dans son bureau pour lui demander. Il n’est pas là. J’essaie de l’appeler sur son portable. Il ne répond pas. La réunion commence. Romain arrive en retard. Il demande à apporter un point à l’ordre du jour. Je le regarde, il me regarde. Il dit que c’est urgent. Le boss dit “on prend”. On intègre son point. La réunion déborde…

Vous avez déjà vécu cette situation ? Alors cet article est pour vous.

Gagnez du temps, oubliez les ordres du jour conçus en amont des réunions

Les réunions sans ordre du jour présentent plusieurs avantages dont le principal est : le gain de temps.
J’observe que prévoir un ordre du jour en amont prend du temps. Pour la personne en charge de le faire, c’est souvent compliqué. Tout le monde ne répond pas, des sujets surviennent toujours au début de la réunion.

A quoi ressemble ces réunions ? Quelques méthodes d’animation

Une réunion sans ordre du jour ne veut pas dire une réunion sans objectif. Au contraire, j’invite les équipes à s’interroger sur l’objectif de chaque réunion et à les distinguer : opérationnel, remontée d’infos, temps de partage en équipe. Mélanger tous les objectifs crée de la confusion et alourdit la réunion.
A Semawe, nous faisons uniquement des réunions sans ordre du jour. Il y a plusieurs formats dont j’ai envie de parler, je vais y aller par ordre croissant de durée :

La mêlée – 15 minutes

Réunion quotidienne debout, pour donner son actualité de la journée : ce que je vais commencer, ce que je vais terminer aujourd’hui, mes difficultés. Une prise de parole par personne d’environ 1 minute.
Objectif : remontée d’informations pour permettre à l’équipe d’avoir conscience du flux de chacun et chacune.
Nombre de participants limité à 10-12.

 

La réunion par points – 45 min à 1h 

C’est une réunion opérationnelle inspirée de l’Holacratie. (En Holacratie cette réunion est appelée réunion de Triage).
Objectif : lever tout ce qui peut bloquer les membres d’une équipe dans leurs avancées sur un ou des projet(s).
Déroulé : L’ordre du jour est fait en début de réunion avec les points que chacun souhaite aborder. L’ordre du jour se fait en conscience. C’est-à-dire en conscience du temps disponible. Le facilitateur traite les points un par un et cherche à lever le blocage de la personne. Il ne se concentre que sur elle. Ce n’est pas un espace ouvert de discussion et de résolution de problèmes en collectif. C’est ce qui permet de garder un rythme cadencé. Ce n’est pas au facilitateur de trouver la solution, le but est d’aiguiller la personne vers là où elle peut trouver sa réponse.. On peut poser une question, faire passer une info, faire une demande à quelqu’un. Le facilitateur s’assure auprès de la personne que son point est bien traité.
Nombre de participants limité à 10-12.
ex : 40 min de réunion pour 20 points à traiter = 2 min par points.

La rétrospective d’équipe – 1h30

La rétrospective est un outil issu de l’approche Agile. A Semawe, la rétrospective est organisée toutes les 5 à 6 semaines.
Objectif : fluidifier le travail en équipe. Toute l’équipe se retrouve pour faire un bilan de la période écoulée et décider d’actions à mettre en place. Ce format a plusieurs vertus : identification des erreurs/difficultés/freins, propositions d’actions pour corriger/faciliter/améliorer. Il permet à une équipe d’être dans une démarche d’amélioration continue. Le thème central, c’est la vie de l’équipe ou du projet. Les étapes sont connues mais on ne peut pas présupposer du contenu ni des actions pour s’améliorer.
Déroulé en 5 phases : ouverture, remontée d’informations, générer des idées, décider d’action, clôture. Le facilitateur prévoit les exercices mais ne sait pas quel va être le contenu des points apportés par l’équipe. Il se peut qu’il doive adapter son déroulé en fonction.
Nombre de participants limité à 10-12.

Le Forum Ouvert – d’une demi-journée à plusieurs jours 

C’est est un moment sanctuarisé pour réfléchir en intelligence collective sous forme d’ateliers de travail, à un sujet commun à votre organisation avec l’ensemble de votre équipe. Notre dernier Forum Ouvert s’est tenu dans le Beaufortain en janvier 2020.
Objectif : traiter de sujet profonds et complexes.
Déroulé : Les sujets émergent des participants, dans un espace que l’on appelle la place de marché. On définit des créneaux de discussion (45 min à 1h). Les participants négocient pour savoir quels sujets retenir et à quels créneaux les placer. Le forum se déroule ensuite librement, les groupes s’animent comme ils le souhaitent. Le Forum Ouvert repose sur des principes fondamentaux qui sont :
Les personnes qui sont là sont les bonnes.
Ce qui arrive est ce qui devait arriver.
Ça commence quand ça commence.
Ça finit quand ça finit.
Nombre de participants de 3 à 200.

Ce qu’il y a de commun à tous ces formats 

Spontanéité : ce n’est pas préparé à l’avance. On peut venir avec des intentions, des éléments préparés mais il y a une grande place pour la spontanéité. A Semawe, parfois nous arrivons sur un créneau en nous demandant ce qui va émerger à l’ordre du jour. En général, ce sont les réunions les plus utiles et les plus efficaces. L’ordre du jour dans ces cas-là est encore plus connecté à notre actualité.

Lâcher-prise : ces formats invitent à ressentir et ajuster plutôt que de planifier. Cela demande du lâcher-prise.
Confiance : elle va avec le lâcher-prise. Confiance dans l’autorégulation du groupe, confiance dans le fait que des sujets vont émerger.

Responsabilité : les participants sont responsables, autant que le facilitateur, de ce qui se joue. Si une réunion se passe moins bien, c’est un signal à analyser. Pourquoi avons-nous patiné ? Pourquoi ce sujet est-il sorti à ce moment-là ? Autant de questions qui nous font progresser si on y accorde du temps.

Qui facilite ces réunions ?

Un facilitateur. A part dans la Mêlée, ce rôle est nécessaire, afin de poser le cadre, faciliter l’émergence et l’organisation de l’ordre du jour, distribuer la parole. Il n’apporte pas de conseils ou de solutions. Il est avant tout garant du processus pour que la réunion soit efficace.

Qu’impliquent ces formats ?

La présence d’un facilitateur

Il faut un facilitateur. Soit c’est une personne extérieure au groupe, soit c’est un membre de l’équipe, auquel cas il faut que cette personne distingue sa caquette de facilitateur et sa casquette de participant. Ce n’est pas toujours évident, surtout si le facilitateur se sent impliqué dans le sujet traité.

Des espaces qui font appel à la sincérité et la responsabilité

Ce sont des espaces qui invitent à beaucoup de sincérité et de responsabilité. J’imagine bien que dans certaines équipes, les conditions ne soient pas réunies et que la marche paraisse difficile à franchir. Mon conseil, comme souvent, c’est d’y aller par petits pas. Commencez par voir ce que ça fait d’avoir au moins une réunion sans ordre du jour. Essayez la Mêlée par exemple, et observez ce que ça provoque.

Pas de compte-rendu

Le corollaire, c’est souvent pas de compte-rendu non plus. Je sais que dans certaines organisations, ce n’est pas évident de s’en passer. Ce n’est pas facile pour les absents de retrouver le fil par exemple. Cela suggère une grande confiance dans le groupe. C’est l’occasion de revenir vers les personnes, de se renseigner et d’apporter à la prochaine réunion ce qui a été gênant. Pour cela, il faut que les créneaux soient réguliers. 

Comment gérer l’imprévu si rien n’est planifié à l’avance ?

Même dans une réunion où tout est planifié, des imprévus peuvent s’inviter dans le déroulé. J’identifie deux types d’imprévus principaux auxquels le facilitateur et le groupe doivent faire face : les émotions et l’urgence.

Les émotions : plus les émotions auront une place dans vos réunions, moins elles seront perçues comme des imprévus. Je vous invite à accorder du temps à l’émotionnel. Avez-vous déjà essayé de faire un tour d’ouverture et un tour de clôture ? Le tour d’ouverture, ou tour de météo permet au groupe de s’aligner, de déposer une météo difficile. Le tour de clôture permet de comprendre comment les participants ont vécu la réunion, avec quoi ils repartent.

L’urgence : Un participant souhaite traiter un point en urgence, il y a une priorité dans les agendas… Que fait-on ? Dans ce cas-là, le facilitateur a un rôle clé. Il peut faire des choix seul et les présenter au groupe, ou bien prendre une décision partagée avec le groupe. Ensuite, il a plusieurs options : re-prioriser l’ordre des points à traiter, faire des sous-groupes qui vont avancer en parallèle sur deux sujets…

Pour conclure, ce que je retiens de cette pratique
Des réunions courtes mais régulières avec pleine attention/participation des participants.
“Pas d’ordre du jour” ne veut pas dire “sans objectifs” : je vous invite à distinguer réunion de remontée d’informations et réunion opérationnelle.
Avancer en petits groupes plutôt que par des réunions de plus de deux heures avec toute l’équipe une fois par mois par exemple.

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