Cet article n’est pas une publicité ! C’est un retour d’expérience de Sémawé, sur notre pratique d’organisation en Holacracy, amplement soutenue et rendue facile par l’outil que nous avons choisi : Slack.

Il en existe d’autres comme TalkSpirit, Teams, MatterMost, les salons Google Chat … que nous avons aussi testé, mais trouvés moins faciles à utiliser.

Slack est une messagerie collaborative d’entreprise. L’outil centralise l’ensemble des communications écrites d’une équipe. Si l’entreprise était un corps humain, Slack serait le réseau d’artères dans lequel, “un liquide biologique vital” circule continuellement entre les organes pour leur apporter informations et nourriture.

Cet outil central et distribué permet de travailler de manière transparente, fluide et efficace. Il remplace totalement les emails ou autres systèmes de groupes de discussion.

Pourquoi Slack ou un équivalent, est indispensable en Holacracy

Dans une organisation qui met en place l’Holacracy comme système de gouvernance, l’expérience montre qu’il est absolument nécessaire de disposer d’une plateforme de collision d’informations. Sans elle, il est difficile et laborieux de maintenir la transparence et la coopération en équipe.

Une plateforme de collision d’information est un système qui permet très facilement d’aller à la rencontre des informations dont chacun a besoin dans ses rôles, sans être submergé de notifications inutiles. Slack a été la plateforme pionnière des discussions en canaux en 2014, concurrencée ensuite par Teams et une application Open Source : Matermost. Talk Spirit est un courageux challenger français dans ce monde de grandes plateformes ! En 2017, Slack crée une innovation qui en fait encore en 2023 la plateforme qui se démarque de loin devant ses concurrentes : la gestion des fils de discussion. Les canaux de communication restent ainsi très lisibles, il est facile d’y rechercher une information et les notifications sont considérablement réduites et mieux ciblées.

En Holacracy 5.0, des règles de coopération, à l’article 2 de la constitution, demandent aux membres de l’entreprise de respecter certains devoirs. Pour ces différentes règles, un outil comme Slack est un instrument très puissant qui développe la coopération dans une équipe.

Devoir de transparence
Chacun doit à tout autre membre de l’organisation la transparence complète sur son travail, les informations qu’il détient, ses projets, ses priorités de travail. Il est seulement demandé aux personnes de ne pas diffuser d’informations qui pourraient causer du tort à être communiquées.

Le fait que tous les canaux Slack soient accessibles limite considérablement les demandes d’informations : elles sont déjà directement disponibles et accessibles. Même une conversation à laquelle on n’a pas encore participé, peut-être rejointe à tout moment.

Slack offre un gain de temps et de clarté précieux pour appliquer ce principe de transparence. Toutes les demandes adressées à d’autres sur un besoin d’information bénéficient potentiellement à toute l’équipe.

Devoir de traitement de l’information
Quand une demande est formulée, chacun doit la traiter. Cela ne veut pas dire faire tout de suite, mais au minimum accuser réception de l’information et annoncer quand elle sera traitée.

Slack permet de traiter ces demandes en asynchrone, même à distance, la personne qui fait l’objet de la demande à la possibilité d’accuser réception en utilisant un émoji, signifiant ainsi qu’il a bien vu la notification puis de répondre dès que cela est possible sur sa meilleure projection pour mener l’action demandée ou la faire directement.

Devoir de Priorisation
Chaque rôle a le devoir de prioriser son travail c’est-à-dire de se poser tout le temps la question de ce qui est prioritaire et ce qui l’est moins.

Slack est aussi utilisé pour relancer un rôle sur ses projets. En Holacracy, les rôles sont interdépendants, c’est-à-dire que l’activité d’un rôle dépend régulièrement de l’activité d’un autre rôle. La priorisation permet à chacun de coopérer en bonne intelligence et Slack offre de la visibilité sur cette priorisation qui permet à tout moment à l’organisation de se réajuster, en fonction d’un contexte externe qui génère un imprévu. Imprévu qui nécessite une capacité à faire preuve d’agilité avec de la repriorisation.

Devoir de respecter les accords relationnels
Le 4ème devoir de l’article 2 de la Constitution concerne le relationnel en équipe. L’article précise que les membres de l’organisation peuvent passer des accords relationnels. Il s’agit d’accords qui concernent la gestion des relations dans le cadre du travail ou d’accords sur la façon dont un rôle va exercer ses fonctions. Pour que ces accords deviennent des devoirs, ils doivent être écrits.

Slack permet de centraliser les accords relationnels passés dans l’équipe. Nous avons par exemple créé un canal dédié “accords-relationnels” dans lequel chaque membre propose des accords dès qu’il en ressent le besoin. Pas besoin d’attendre une réunion pour en parler, Slack soutient la spontanéité et le traitement immédiat d’une tension. Quand un membre de l’équipe a besoin de clarification sur un accord, il utilise le fil de discussion pour poser ses questions. La signature d’un accord se fait par l’ajout d’un emoji “coche verte” sous le message en question. En parcourant le canal il est très facile de voir qui a signé quel accord.

Le système de rappel de tâches

En plus d’être un système de messagerie interne, Slack propose une fonction de rappel intitulée “plus tard”. Dans une journée avec peu de disponibilité cela permet de parcourir les messages non lus et d’identifier ceux pour lesquels une action de votre part est demandée. Comme vous ne pouvez pas toujours y répondre dans l’instant, cette fonction transforme le message en une tâche que l’application va classer dans une section à part. Cela permet de regrouper certains messages dont la réponse est différée. De quoi répondre au devoir de traitement vu plus haut !

Ce que l’utilisation de Slack génère dans les équipes

• Une communication assertive. Plus une demande est formulée de manière directe et à la bonne personne, plus elle a de chance d’aboutir. Par des messages courts et mis en forme, Slack pousse à une communication beaucoup plus directe.
• La transparence de l’information génère de la confiance. Chaque membre a accès aux informations et fait des demandes en cas de besoin.
• La circulation de l’information permet une grande réactivité dans les échanges.
• La quantité d’informations traitées de manière asynchrone permet de libérer les agendas des réunions et donc de dégager du temps pour les mettre au profit des clients ou de la vie interne de l’équipe. Il ne reste en réunions que les sujets que l’équipe a vraiment besoin de traiter collectivement et oralement.
• Une qualité de présence : Les réunions sont programmées avec une intention claire et un ordre du jour allégé des sujets annexes ou qui ne concernent que quelques personnes dans le groupe.
• De la coopération car il est plus facile de demander de l’aide ou d’en apporter.
• Une responsabilité partagée, car chacun peut relancer, réagir, alerter car il détecte une incohérence.
• Une qualité de la relation client car dans les boîtes mails de l’équipe il n’y a que les demandes clients. Les demandes sont traitées plus rapidement car elles ne sont pas noyées au milieu d’informations internes à l’équipe.

Slack atteint tout son potentiel quand il est l’unique outil d’échanges internes et que l’information y est classée dans des canaux précis. La fluidité d’échange et la transparence offerte par Slack en font un outil indispensable en Holacracy mais aussi un formidable accélérateur de la coopération en équipe que vous soyez en Holacracy ou pas.
Alors prêts, prêtes, à ouvrir une boîte mail sans aucun mails internes ?

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