Traduction librement inspirée du guide anglophone proposé par HolacracyOne.
L’Holacratie est un système de gouvernance qui distribue l’autorité et la prise de décision à travers l’organisation entière, plutôt que de les concentrer dans une hiérarchie managériale. Elle repose sur un ensemble de règles formalisées dans une Constitution, des rôles aux redevabilités explicites, et deux types de réunions structurées : les réunions de gouvernance et les réunions tactiques. Ce que ces formats rendent possible — l’auto-organisation réelle, la clarté des redevabilités, la capacité de chacun à agir sans demander permission — ne se révèle que lorsque l’ensemble du système est pratiqué, pas seulement les réunions.
Adopter l’Holacratie demande une attention particulière à la gestion du changement. Un accompagnement permet d’économiser du temps, de l’argent et des soucis — mais nous savons que ce n’est pas toujours possible. Ce guide balise les premières étapes, des semaines précédant le lancement jusqu’aux premiers mois de pratique. Il ne couvre que les principaux jalons. La mise en place d’une pratique durable nécessite six à douze mois de formation, de renforcement des postures de facilitation et de traitement de tensions organisationnelles profondes.
Étapes de pré-lancement
1. Se demander si le dirigeant est réellement prêt
L’adoption de l’Holacratie exige un remaniement profond du pouvoir dans l’organisation.
Chaque adoption commence par la signature de la Constitution Holacratie par les détenteurs du pouvoir. À partir de ce moment, chaque membre de l’organisation suit ce nouvel ensemble de règles — les mêmes pour tous, indépendamment de la position ou du statut. La signature marque aussi le début d’un processus de répartition du pouvoir de décision : les dirigeants et managers n’ont plus le pouvoir d’annuler les décisions des autres.
Beaucoup de dirigeants souhaitent donner de l’autonomie à leur équipe. Très peu sont préparés à la transformation personnelle que cela demande — cesser d’utiliser l’influence de sa position pour peser sur les décisions. Le leader ne doit pas se contenter d’être « d’accord » avec l’adoption de l’Holacratie : il doit s’engager dans ce niveau de changement individuel.
« Je pense que ce qui a été difficile pour moi, c’est de lâcher prise, de ne pas être impliqué dans toutes les décisions, car pour être honnête, c’est assez addictif de simplement prendre des décisions… Pour moi personnellement, lâcher prise sur les rôles et les responsabilités a été un véritable défi. »
Joris Leker, fondateur de Valsplat
Commencer l’adoption et l’abandonner quelques mois plus tard est perturbant, coûteux et décourageant pour tous. Avant de commencer, il vaut la peine de prendre le temps d’identifier la raison profonde de ce changement — la raison d’être de la transformation du système d’organisation.
2. Expérimenter l’Holacratie avec l’équipe avant de décider
L’Holacratie ne s’applique pas par-dessus une façon de faire existante. Elle exige une refonte de la structure de pouvoir de l’organisation. Pour comprendre ce que cela signifie en pratique, il faut le vivre, même pour quelques heures.
Deux façons d’entamer cette exploration :
Faire intervenir un coach Holacratie pour une session de découverte en interne. L’équipe visualise à quoi ressemblerait l’organisation avec Holacratie, teste les pratiques de réunion sur des projets et des tensions réels, et explore les questions pratiques.
Envoyer l’équipe de direction à un atelier d’essai. Cet atelier permet de simuler les pratiques de réunion. Il n’est pas conçu pour enseigner l’Holacratie, mais pour en donner un avant-goût concret.
« L’Holacratie est vraiment une expérience. Vous pouvez lire sur le sujet, le comprendre cognitivement, mais, bon sang, cela fait une telle différence quand on y est vraiment. »
David Allen, auteur de Getting Things Done
3. Former des facilitateurs internes
Comprendre l’Holacratie, c’est apprendre les règles de la Constitution en pratique, pas seulement en théorie.
Une fois l’Holacratie adoptée, l’organisation tient deux nouveaux types de réunions : les réunions de gouvernance et les réunions tactiques. La personne qui anime ces réunions — le Facilitateur — doit avoir de l’expérience avec l’Holacratie. Un facilitateur sans expérience risque d’encoder dans la structure une gouvernance qui enfreint les règles de la Constitution, et de produire des réunions longues et frustrantes.
L’objectif d’un bon coach Holacratie est de former des facilitateurs au sein de l’organisation pour que celle-ci soit autonome en quelques mois. Si un accompagnement externe n’est pas possible, former deux personnes ou plus en interne est la meilleure alternative — via une formation de praticien qui permet d’acquérir les règles et les compétences de base de facilitation.
« On peut comparer le facilitateur Holacratie à un arbitre. Si vous débutez, c’est presque comme si vous commenciez un nouveau jeu et que vous demandiez à quelqu’un au hasard de jouer l’arbitre alors qu’il ne connaît même pas les règles. Le rôle d’un coach externe est de vous aider à commencer à jouer le jeu, puis de vous arrêter lorsque vous enfreignez les règles et de vous expliquer comment et pourquoi. »
Diederick Janse, Energized.org
4. Intégrer les membres de l’équipe progressivement
Une grande partie de l’apprentissage de l’Holacratie se fait en dehors des réunions. Les réunions ne devraient pas représenter plus de 5 à 10 % du temps de travail.
Les anciens managers devront apprendre la différence entre gérer et tenir un rôle de Représentant de cercle. Si les anciens managers continuent à fonctionner comme avant, les bénéfices de l’Holacratie sont annulés.
Ressources utiles pour accompagner l’intégration des membres :
Fiche de facilitation de la réunion de gouvernance
Fiche de facilitation de la réunion tactiquehe
Le livre La Révolution Holacracy de Brian Robertson, introduction utile à certains aspects de l’Holacratie — constituer un groupe de lecture peut aider à conceptualiser les réunions avant de les pratiquer.
Un point d’attention : ne pas submerger les membres de l’équipe avec trop d’informations à la fois. L’apprentissage réussi de l’Holacratie se fait par petites étapes. La Constitution est un outil de référence, pas un document pédagogique.
« Au début, en tant que praticien inexpérimenté de Holacracy, vous ne savez pas quel est le problème. Les gens résistent, ou sont frustrés, mais il peut y avoir cinq ou dix causes différentes à cela. Le coach le reconnaîtra et dira : ‘Ah, nous devrions mieux former le facilitateur’. Ou ‘Ah, les gens n’ont aucune idée de la façon dont la recherche de gouvernance fonctionne’. C’est là qu’un coach peut vous aider. Vous pouvez voir le problème, mais lui sait quelle est la solution réelle. »
Ruben Timmerman, fondateur de Springest
5. Choisir un outil de gouvernance : GlassFrog ou Holaspirit
Pratiquer l’Holacratie nécessite un référentiel où saisir les redevabilités et les pouvoirs de chaque rôle, accessible à tous les membres et mis à jour en continu. GlassFrog et Holaspirit sont conçus pour cela.
En Holacratie, les rôles sont visibles par tous. Les membres s’y réfèrent pour faire des demandes, comprendre à qui s’adresser, et savoir pourquoi on leur adresse une demande. Les rôles jouent une fonction dynamique dans le travail quotidien — ce que ne font pas les descriptions de poste.
6. Saisir la structure organisationnelle existante dans l’outil
Avant de commencer à pratiquer, la structure actuelle de l’organisation doit être entrée dans l’outil choisi. Cela signifie écrire qui fait quoi aujourd’hui — pas ce qu’on voudrait que les gens fassent. L’over design est un piège courant : avec l’Holacratie, on part de l’existant et on utilise les réunions de gouvernance pour faire évoluer la structure, en traitant une tension à la fois.
« La découverte de la raison d’être d’une organisation est un travail de détective, et non un travail de création — il ne s’agit pas de ce que nous voulons, mais de ce qui est déjà là. »
Brian Robertson, cofondateur de HolacracyOne
7. Mesurer les progrès dès le départ
Mesurer l’apprentissage de l’équipe aide à suivre la progression de l’adoption et à identifier les problèmes au fur et à mesure. GlassFrog et Holaspirit proposent des statistiques sur le rythme des réunions et le nombre d’éléments traités. La plupart des coachs Holacratie envoient aussi des sondages réguliers aux membres de l’équipe pour évaluer l’apprentissage et proposent des séances d’analyse de la carte de maturité.
Étapes de lancement
1. Ratifier la Constitution Holacratie
Pour adopter l’Holacratie comme nouvelle structure de pouvoir, le détenteur du pouvoir doit accepter formellement de céder son pouvoir aux règles du jeu de l’Holacratie en signant la Constitution. La personne ou le groupe qui signe dépend de la structure existante : l’Holacratie peut être adoptée par une résolution formelle du conseil d’administration, par une règle du PDG sans action du conseil, par un responsable de département en vertu de son autorité, ou par consensus.
Quel que soit le cas, il faut rendre l’adoption officielle par écrit et identifier la personne qui agira en tant que Leader de Cercle au sein du cercle de plus haut niveau — le cercle d’ancrage. La Constitution contient un document d’adoption à adapter et signer.
2. Tenir la première réunion de gouvernance et organiser les élections
Au cours de la première réunion de gouvernance, des élections sont organisées pour les rôles de Scribe et de Facilitateur. L’élection du Scribe est essentielle dès cette première réunion : c’est lui qui est chargé de planifier les réunions tactiques et de gouvernance à venir.
Pour cette première réunion, le Leader de Cercle peut nommer n’importe qui pour tenir provisoirement les rôles de Facilitateur et de Scribe. Pour toutes les réunions ultérieures, le Facilitateur et le Scribe élus dirigeront et planifieront les réunions comme indiqué dans la Constitution.
Fiche de facilitation pour la réunion tactique
Fiche de facilitation pour les réunions de gouvernance
Fiche de facilitation pour l’élection intégrative
L’ensemble du processus, des activités et des résultats de la réunion de gouvernance sont définis dans la Constitution, article 5.
3. Saisir quelques checklists, indicateurs et projets
Au cours des réunions tactiques, checklists, indicateurs et projets sont passés en revue. Il n’est pas nécessaire de les avoir tous avant la première réunion, mais en disposer d’au moins quelques-uns aide chacun à comprendre comment fonctionne cette partie de la réunion.
Ces éléments peuvent être modifiés, supprimés ou complétés à tout moment.
Les checklists sont des actions récurrentes effectuées par un rôle. Tout membre du cercle peut demander que des éléments de checklist soient ajoutés à la liste, à condition qu’il s’agisse déjà de redevabilités du rôle auquel la checklist est attribuée. Vous ne pouvez pas utiliser une checklist pour ajouter une nouvelle attente à un rôle ; les attentes ne peuvent être ajoutées que lors d’une réunion de gouvernance.
Les indicateurs servent à mettre en évidence des données objectivables pertinentes qui vous donnent de la transparence sur la santé ou le succès du cercle. Par exemple : « Nombre d’inscriptions à des formations » ou « Nombre de consultations du site Web ». Les indicateurs sont demandés par tout rôle qui en fait la demande.
En Holacratie, un projet est un résultat qui nécessite plusieurs étapes pour être atteint. Nous disons « Le nouveau produit est commercialisé » plutôt que « Nouveau produit », afin de clarifier l’objectif spécifique du projet. Les mises à jour des projets permettent aux membres de l’équipe d’apporter de la visibilité au travail qu’ils effectuent.
Les éléments de checklist et les indicateurs sont définis dans la Constitution Holacratie, article 3.2.
4. Organiser la première réunion tactique
Les réunions tactiques remplacent avantageusement les réunions opérationnelles d’équipe. Lors d’une réunion tactique, checklists, indicateurs et projets sont passés en revue, et les obstacles à l’avancement du travail sont traités.
5. Planifier les réunions sur un calendrier régulier
Le Scribe de chaque cercle planifie les réunions tactiques et de gouvernance à intervalles réguliers. Au démarrage, une fréquence hebdomadaire est conseillée pour les réunions tactiques, et une à deux fois par mois pour les réunions de gouvernance.
6. Lancer un programme d’éducation continu
Si GlassFrog ou Holaspirit sont utilisés, configurer le compte pour que chaque membre reçoive les emails hebdomadaires sur les bonnes pratiques. Prévoir un rôle responsable du partage des articles de blog et de l’organisation des échanges autour du livre. Mesurer régulièrement la compréhension de l’équipe, par sondage ou tout autre outil.
Une dernière remarque
Ce guide couvre les jalons principaux. Il ne remplace pas un accompagnement. Les organisations qui adoptent l’Holacratie sans soutien adapté ont tendance à encoder de mauvaises pratiques pendant la transition, et parfois à abandonner avant d’en avoir perçu les bénéfices.
Plus tôt un accompagnement est mis en place dans le processus, plus il est efficace. Si vous envisagez l’adoption, parlez-en avec Aliocha avant de vous lancer — pas après les premières difficultés.
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Podcast : décodage de la constitution Holacracy 5.0
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Deux manières d’adapter Holacratie