La formation professionnelle est un axe important dans notre manière d’accompagner nos clients dans leur transformation managériale et organisationnelle. Nous avons choisi de nous certifier Qualiopi en début d’année 2020 pour poursuivre nos prestations et améliorer les pratiques de notre Organisme de Formation. Une belle occasion de re-questionner, perfectionner et expliciter des pratiques. Depuis Août 2020 nous sommes certifiés Qualiopi. Je trouve que c’est une belle aventure, alors, je prends le parti de vous la raconter dans cet article !

C’est quoi l’état d’esprit de cette certification ?

Sans trop s’attarder sur tous les critères du référentiel, voici ce que je retiens de Qualiopi.
Cette certification s’intéresse à une professionnalisation de la formation encore plus poussée que Datadock. Cela pour permettre qualité et cohérence pédagogique des formations au service des bénéficiaires.
Pour cela, le référentiel est exigeant sur la transparence des organismes et de leurs formations pour les salariés, les entreprises et les OPCO. L’intention est de faire correspondre avec pertinence et efficacité un besoin de formation au service d’un avenir professionnel désirable.

Je me sens très sensible à cette idée car elle correspond bien à notre approche de la formation. Nous visons à l’autonomie des personnes et à leur émancipation dans leurs réalités professionnelles grâce à des savoirs, des outils et des postures spécifiques.

 Comment ça s’est passé ?

Nous avons observé notre point de départ. C’est-à-dire, le travail que nous avons déjà fait pour notre activité d’Organisme de formation référencé au Datadock avec le prisme du référentiel Qualiopi.
A partir de cela, nous avons décidé d’être accompagnés pour mieux comprendre le référentiel et sa traduction dans notre organisation. Je remercie François Gruel avec qui nous avons eu des échanges réguliers pour traduire les critères dans notre manière de travailler. Inspirés par le Manifeste Agile, nous cherchons à valoriser des relations humaines et leurs interactions plus que les processus et les outils.

 Le projet lancé, nous l’avons traduit dans notre gouvernance en Holacracy et nous avons réparti le travail dans l’équipe. Quelques mois plus tard, nous avons passé une journée entière avec l’auditeur de l’Afnor.

En août 2020, j’ai reçu le mail nous indiquant que “Semawe est certifié Qualiopi au titre de la catégorie actions de formation”.  

Holacracy a été facilitante dans l’obtention de la certification

Lorsque nous avons décidé de nous lancer dans la certification, nous avons créé un rôle
dédié dans notre gouvernance. Il se décompose ainsi :

• Une raison d’être : Un organisme de formation certifié dans la durée
• Redevabilité : Obtenir et maintenir la certification d’organisme de formation

En réunion de gouvernance tous les membres du cercle ont estimé que la création de ce rôle était utile au cercle Organisme de Formation. Une fois le rôle créé il m’a été confié.
La traduction opérationnelle de cette décision est que le rôle a toute autorité pour obtenir et maintenir la certification. Autrement dit, pour mener à bien ce projet, je tire la légitimité de mes décisions de cette explicitation dans la gouvernance. Cela ne veut pas dire que je vais devoir travailler seule !

Dans notre gouvernance, le rôle Certification interagit avec d’autres rôles qui ont une implication dans l’obtention de la certification : formateur, qualité, référent handicap, cohérence pédagogique,… Lorsque une attente récurrente vis-à-vis d’un rôle apparaît, nous l’intégrons dans la gouvernance. Cela peut se traduire par une redevabilité ou un domaine d’autorité qui est attribué à un rôle.

 Pour obtenir cette certification Qualiopi, Holacracy a été un véritable atout. Cela nous a permis de mettre en musique les différents rôles nécessaires et d’utiliser l’intelligence collective pour trouver des réponses au plus proche de notre réalité de terrain.

Nous avons pu détecter rapidement là où il y avait un manque d’énergie en affinant notre gouvernance. C’est la clarté qu’offre une gouvernance explicitée.

Nos outils internes, des atouts précieux

Vous l’aurez compris, s’appuyer sur des rôles a été très facilitant pour conduire le projet de certification. Je suis convaincue que cela a également été accéléré par notre culture Agile, nos outils et pratiques collaboratives de la gestion de projet.

Voici la manière dont cela se met en place concrètement :

• Zéro mail en interne ! Nous échangeons dans des canaux de discussion spécifiques à l’activité de formation et à la certification sur Slack.
• Trello pour mettre en place et suivre les actions nécessaires pour respecter les différents critères du référentiel.
• Des mêlées quotidiennes utiles pour informer sur l’état d’avancement des tâches.

Des pratiques existantes mais non-explicites

Lors de notre audit, j’ai eu de belles surprises. J’ai pris conscience que nous avions adopté, depuis bien longtemps déjà, des pratiques conformes au référentiel Qualiopi.
Vous voulez quelques exemples ?

La réalisation de feedback entre formateurs

Notre mode d’intervention favoris, c’est la co-animation ! Les stagiaires sont très satisfaits de la dynamique et des apports croisés des formateurs. Les formateurs préparent et animent ensemble. Il nous paraît donc normal qu’ils se fassent un feedback l’un à l’autre après chaque co-animation.

Le feedback entre formateurs trouve maintenant sa place dans notre gouvernance : c’est une redevabilité du Rôle Formateur.

L’adaptation en direct des déroulés d’animation de formation

Nous utilisons le logiciel SessionLab pour préparer nos déroulés d’intervention. Entre la préparation de la formation et l’énergie vivante dans le groupe le jour J, les attentes sont parfois différentes. Pour garder des stagiaires actifs tout en répondant au mieux à leurs besoins, nous adaptons le déroulé de la formation en direct. Et le plus important, nous faisons cette adaptation en maîtrisant le timing de la formation !

Cette pratique trouve maintenant sa place sur notre site web et dans l’explicitation de nos pratiques pédagogiques et de nos programmes de formation.

L’amélioration de nos pratiques

Maintenant que je vous ai parlé de ce que nous faisions déjà avant d’appliquer le référentiel Qualiopi, je vous partage quelques exemples d’adaptations que nous avons mises en place.
Ces exemples illustrent l’action menée, l’apport organisationnel pour notre Organisme de Formation et le gain pour les stagiaires.  

• La numérisation

 Action menée dans le cadre de la certification Qualiopi :
Nous avons abandonné le papier ! Nous avons numérisé un maximum de documents (livret d’accueil, questionnaires de satisfaction, recueil du besoin, …).

Le gain pour l’OF : C’est un soulagement ! Du temps de gestion gagné et des risques de pertes considérablement minimisés. Pour les questionnaires de satisfaction, nous pouvons maintenant avoir une analyse fine des données en quelques clics.

Le gain pour les stagiaires : Une communication fluide pour le suivi administratif de la formation et des questionnaires faciles à compléter. Sur les questionnaires, une large place est laissée aux entreprises et stagiaires pour faire un retour et proposer des améliorations.

• Les rétrospectives

La rétrospective d’équipe ou de projet est une réunion issue de l’Agilité qui vise à identifier des erreurs/difficultés/freins pour corriger/faciliter/améliorer. Au sein de Semawe nous avons cette pratique pour nous et nos projets.

Action menée dans le cadre de la certification Qualiopi :
Nous avons mis en œuvre des rétrospectives spécifiques à l’activité de l’Organisme de formation.

Le gain pour l’OF : Un temps d’écoute et de remontée d’informations pour résoudre des difficultés organisationnelles ou relationnelles entre les membres.

Le gain pour les stagiaires : Une grande adaptabilité et réactivité des interlocuteurs (formateur, suivi administratif, …) pour répondre à leurs besoins.

• Une gouvernance spécifique

Action menée dans le cadre de la certification Qualiopi :
Nous avons construit des rôles dédiés à l’activité de formation dans notre système de gouvernance en Holacratie. Par exemple : un rôle formateur qui présente toutes les redevabilités du rôle. Cela correspond à des attentes récurrentes vis-à-vis du rôle telles que “Faire signer les feuilles de présence” ou encore “Participer aux réunions de démarche d’amélioration continue”.

 Le gain pour l’OF : chacun des membres de l’organisation sait ce qu’il a à faire dans le rôle qu’il énergise. Cela facilite également le demande d’aide ou d’avis d’un membre à un rôle clairement nommé et identifié.

Le gain pour les stagiaires : Le ou la formatrice sera assurément compétent.e pour assurer la formation. Les méthodes, la posture et les apports pédagogiques seront appropriés aux besoins des stagiaires. Ils bénéficieront tous de la même qualité de formation peu importe le formateur.
Les stagiaires ont également des interlocuteurs bien identifiés en fonction du besoin (d’ordre administratif, matériel, pédagogique ou commercial).

Qu’est-ce qui a changé dans notre communication ?

Nous utilisons maintenant le logo de la certification Qualiopi audité par l’AFNOR sur nos supports de communication.

 Concernant la prise en charge de nos formations, rien ne bouge. Semawe est organisme de formation référencé au Datadock et nous vous accompagnons dans la construction de dossier pour demander une prise à charge.

Ce que je retiens de la certification de Semawe

En tant que leader du cercle Organisme de Formation, je suis ravie et fière que nous ayons franchi ce jalon au service de nos clients et de notre activité. Voici les 3 idées fortes que je retiens de cette expérience :

• Une démarche qualité, ce n’est pas si difficile

Je me suis complètement détachée de cette idée reçue selon laquelle une démarche qualité est lourde, contraignante et difficile à mettre en place.

Tout l’intérêt est de se baser sur la culture d’entreprise existante. Nous n’avons pas cherché à mettre du formalisme à tout prix. Nous avons cherché à comprendre la règle et à l’adapter à notre organisation. Maintenant, nous respectons les critères du référentiel Qualiopi et je ne vois pas de lourdeur ou de ralentissement de notre activité.

• C’est une occasion pour apprendre et améliorer nos pratiques

Nous avons pris le temps d’observer et de faire évoluer nos pratiques. Certaines étapes ont été davantage formalisées pour améliorer l’expérience des stagiaires et garantir la bonne adéquation de la formation à leurs besoins. Nous avons consacré du temps à l’analyse de pratique pour aligner et faire évoluer les approches pédagogiques des formateurs.

• Cela me donne envie de chercher d’autres certifications

A peine une démarche aboutie et j’en redemande ! Obtenir la certification pour notre organisme de formation me pousse à croire que nous pouvons expliciter la qualité qui s’exprime dans d’autres prestations d’accompagnement. Cela se fait au profit des clients et vient challenger l’entreprise.

Le projet est lancé, j’explore d’autres référentiels qualités, tel qu’ISO 9001, et regarde de près les formations certifiantes pour notre équipe !

J’espère que cet article vous aura donné de l’énergie si vous êtes dans une démarche de certification. Pour tous les lecteurs et curieux de notre manière de travailler, je vous recommande la lecture d’autres articles :

• L’adaptation de nos formations au distanciel
• Holacracy, un vent porteur pour la gouvernance de Semawe

À lire aussi .