Guide de démarrage en Holacracy .

L’adoption d’Holacracy comme système de gouvernance pour votre organisation requiert une attention particulière à la gestion du changement. Nous recommandons d’investir dans un accompagnement, car cela permet d’économiser du temps, de l’argent et des soucis. Mais nous savons aussi que ce n’est pas toujours possible. Ce guide vous aidera à lancer l’adoption d’Holacracy.

Démarrer avec Holacracy

Le guide d’adoption Holacracy est là pour vous donner plus de clarté si vous envisagez d’adopter Holacracy dans votre organisation.

Il y a de nombreuses étapes sur le chemin de l’adoption de l’Holacracy, et le processus est beaucoup plus complexe que ce que nous pouvons résumer dans ce court guide. Cette liste de contrôle ne couvre que quelques-uns des principaux jalons du processus de pré-lancement et des premières semaines après l’adoption officielle.

L’une des idées fausses les plus répandues sur la pratique de l’Holacracy est qu’il ne s’agit que d’un ensemble de règles et de quelques nouveaux formats de réunion. Il est vrai que la pratique d’Holacracy nécessite l’adoption d’un nouvel ensemble de règles (par la signature de la Constitution) et la tenue régulière de réunions de gouvernance et de réunions tactiques. Cependant, les formats de réunion ne représentent qu’une fraction des règles de la Constitution. Tenir les réunions sans intégrer les autres aspects de l’Holacracy n’est pas suffisant pour obtenir les avantages de l’auto-organisation et du self-management.

Holacracy est comme un ensemble de pratiques ; les véritables avantages pour votre organisation ne se révéleront que lorsque votre équipe aura appris les règles par la pratique et commencera à faire évoluer ses comportements.

En outre, Holacracy est intentionnellement perturbatrice. L’adoption de l’Holacracy exigera des leaders, des PDG, des cadres et managers, des collaborateurs qu’ils changent radicalement les comportements automatique qu’ils adoptent inconsciemment dans une hiérarchie traditionnelle. L’adoption de l’Holacracy exige une attention particulière au processus de gestion du changement, et cette transition peut être bousculante. Signer la Constitution sans créer les conditions d’une transition favorable pour votre équipe est une excellente recette pour créer de la frustration et de la confusion. En dépit de leurs meilleures intentions, les organisations qui n’ont pas recours à un accompagnement ou à une formation adéquats ont tendance à semer la pagaille pendant la transition et/ou à abandonner Holacracy – sans jamais en avoir perçu les avantages.

Votre meilleure option pour obtenir un soutien au cours des premiers mois (les plus critiques et difficiles) d’une adoption est de travailler avec un fournisseur Holacracy agréé comme Semawé. Si votre budget ne vous permet pas de travailler avec un coach, il existe un certain nombre d’étapes décrites ci-dessous qui seront essentielles pour aider votre équipe à apprendre et à s’adapter au changement. Si vous ne savez pas par où commencer, vous pouvez organiser une visio avec un de nos coach Holacracy.

Étapes de pré-lancement

1. Demandez-vous si vous (ou votre PDG) êtes prêt

L’adoption de la pratique de l’Holacracy exigera un remaniement profond et fondamental du pouvoir dans votre organisation.

Chaque adoption Holacracy commence par la signature de la constitution Holacracy par le les détenteurs du pouvoir (les dirigeants). À partir de ce moment-là, chaque membre de l’organisation devra suivre ce nouvel ensemble de règles du jeu. Ces règles s’appliquent à tous de la même manière, indépendamment de leur position ou de leur statut. Jouer avec des règles du jeu explicites et identiques pour tout le monde est un des grands changements introduits par ce système de gouvernance.

La signature de la Constitution Holacracy marque également le début d’un processus de répartition du pouvoir de décision entre les membres de l’équipe. Cela signifie que les PDG et les gestionnaires n’ont plus le pouvoir d’annuler les décisions des autres.
De nombreux dirigeants souhaitent donner du pouvoir à leur équipe. Cependant, très peu d’entre eux sont prêts pour la transformation personnelle nécessaire pour cesser d’utiliser l’influence de leur position pour influencer les décisions des autres. Votre leader ne doit pas se contenter d’être « d’accord » avec l’adoption de Holacracy ; il doit en être passionné et s’engager dans ce niveau de changement individuel.

L’adoption de l’Holacracy nécessite également du temps et un certain investissement financier pour la formation de votre équipe. Il faudra au moins trois mois (avec un soutien constant en matière de coaching) pour apprendre les « mécanismes » de base de l’Holacracy – les pratiques de réunion et les règles pour travailler et coopérer. Il faut généralement au moins trois mois supplémentaires pour que votre équipe utilise ces règles de manière fluide pour apporter des changements plus importants.

Commencer l’adoption de l’Holacracy et l’abandonner quelques mois plus tard est perturbant, coûteux et décourageant pour toutes les personnes concernées. Avant de commencer, il est bon de prendre le temps de se demander si vous (ou le leader ayant le plus haut niveau d’autorité dans l’organisation) êtes vraiment prêt à vous engager dans ce niveau de changement. Notre rôle dans cette étape est aussi de vous aider à identifier la ou les raisons profondes de ce changement. La raison d’être de la transformation de votre système d’organisation !

« Je pense que ce qui a été difficile pour moi, c’est de lâcher prise, de ne pas être impliqué dans toutes les décisions, car pour être honnête, c’est assez addictif de simplement prendre des décisions… Pour moi personnellement, lâcher prise sur les rôles et les responsabilités a été un véritable défi.”

Joris Leker, fondateur de Valsplat

2. Expérimentez Holacracy avec votre équipe

Holacracy n’est pas une méthodologie que vous pouvez « plaquer » sur votre façon actuelle de faire les choses. Elle exige une refonte fondamentale de la structure de pouvoir de toute votre organisation. Pour comprendre ce que cela signifie en pratique, vous devez le vivre, même pour quelques heures.

Avant d’investir du temps et de l’argent dans l’adoption de l’Holacracy, nous vous recommandons de faire l’expérience de la pratique de l’Holacracy avec votre équipe et d’évaluer son adéquation avec votre organisation. Nous avons observé que les équipes qui effectuent ce processus d’évaluation ensemble sont moins anxieuses et plus disposées à l’adopter.

Voici quelques façons d’entamer cette conversation au sein de votre équipe :

• Engagez un coach Holacracy pour animer une session de découverte en interne. Vous visualiserez à quoi ressemblerait votre organisation avec Holacracy, vous testerez les pratiques de réunion en utilisant des projets et des problèmes réels de l’équipe et vous passerez du temps à approfondir les questions pratiques « Comment cela va-t-il fonctionner ?“
• Envoyez votre équipe de direction à un atelier d’essai de Holacracy. Cet atelier vous permettra de simuler les pratiques de réunion. Il n’est pas conçu pour vous enseigner la pratique de Holacracy (cela prend du temps !), mais il vous donnera un « avant-goût » de ce que sont les pratiques de réunion et de ce qu’elles pourraient apporter à votre organisation.

« Holacracy est vraiment une expérience. Vous pouvez lire sur le sujet, le comprendre cognitivement, mais, bon sang, cela fait une telle différence quand on y est vraiment.”

David Allen, auteur de Getting Things Done

3. Apprendre à faciliter les réunions

Comprendre la pratique de Holacracy, c’est apprendre les règles de la Constitution en pratique, et pas seulement en théorie.

Une fois que vous aurez adopté Holacracy, vous commencerez à organiser deux nouveaux types de réunions : les réunions de gouvernance et les réunions tactiques.

La personne qui anime ces réunions, votre Facilitateur, doit avoir de l’expérience avec Holacracy. Comme la pratique de Holacracy exige des changements de comportement et de communication ainsi que de nouveaux formats de réunion, si votre facilitateur n’a pas d’expérience en Holacracy, vous risquez de prendre de mauvaises habitudes, d’encoder dans votre structure une gouvernance qui enfreint les règles de la Constitution et d’avoir des réunions trop longues et frustrantes.

Le titre de coach Holacracy est le principal facteur de distinction entre les personnes passionnées, parfois mal informées, et les coachs expérimentés et qualifiés qui peuvent guider votre organisation vers un succès à long terme. Vous pouvez trouver un coach certifié auprès de n’importe quelle organisation qui est un fournisseur agréé de Holacracy. Un bon coach se concentrera sur l’identification et la formation de facilitateurs au sein de votre organisation afin que vous soyez autonome en quelques mois.

Si vous n’avez pas les moyens d’engager un coach externe, la meilleure solution consiste à former deux personnes ou plus dans votre organisation pour constituer votre équipe de facilitateurs de départ. Vous pouvez envoyer ces personnes suivre une formation de praticien, qui leur permettra de se plonger pendant 4 jours dans les règles et les pratiques de réunion, et d’acquérir les compétences de base de l’animation de réunion en Holacracy.

« On peut comparer le facilitateur Holacracy à un arbitre. Si vous débutez, c’est presque comme si vous commenciez un nouveau jeu et que vous demandiez à quelqu’un au hasard de jouer l’arbitre alors qu’il ne connaît même pas les règles. Le rôle d’un coach externe est de vous aider à commencer à jouer le jeu, puis de vous arrêter lorsque vous enfreignez les règles et de vous expliquer comment et pourquoi, car vous ne le savez pas encore.”

Diederick Janse, Energized.org

4. Intégrer les membres de l’équipe

Une grande partie de l’apprentissage du fonctionnement en Holacracy se fait en dehors des réunions. Après-tout, vos réunion ne devraient pas vous prendre plus de 5 ou 10% de votre temps !

Vos anciens managers devront apprendre la différence entre gérer et être un « Représentant de cercle ». (Si les anciens managers continuent à faire les choses « à l’ancienne », vous perdrez beaucoup des avantages de l’Holacracy et mettrez en péril l’ensemble de votre adoption). Les employés auront besoin d’un moyen facile de se familiariser avec les nouvelles règles et méthodes de travail, afin de ne pas se sentir bloqués ou confus.

Votre coach Holacracy vous aidera à structurer un plan pour enseigner la pratique de l’Holacracy à votre équipe. Si vous avez l’intention d’utiliser un soutien minimal, commencez par créer un rôle interne de « Soutien Holacracy ». Le titulaire de ce rôle pourra ensuite élaborer un plan pour former les autres membres de l’équipe.

Voici quelques-unes des ressources que nous leur recommandons d’utiliser :

• Les bonnes habitudes de GlassFrog : des “leçons” envoyées par email pendant les premiers mois de l’abonnement au logiciel. Il est disponible pour les membres GlassFrog Premium uniquement.

• La Révolution Holacracy, un livre de Brian Robertson est une introduction à certains des aspects de Holacracy. Il se concentre principalement sur les réunions et n’enseigne pas de manière exhaustive les règles de Holacracy. Toutefois, la formation d’un groupe de lecture composé d’employés peut être une bonne étape pour aider à conceptualiser les réunions et le raisonnement qui les sous-tend avant de commencer à les mettre en pratique.

• Des billets sur notre blog, écrit par nous ou traduit de l’anglais, permettant de se familiariser avec la pratique de l’Holacracy. Ces articles s’adressent aux facilitateurs Holacracy, aux Leaders de Cercles, aux praticiens et à d’autres personnes. 

• Il est important de ne pas submerger les membres de votre équipe avec trop d’informations à la fois. L’apprentissage réussi de l’Holacracy se fait par petites étapes faciles à gérer. Quoi que vous fassiez, n’envoyez pas la Constitution à tout le monde pour les aider à apprendre la pratique l’Holacracy. Elle est conçue comme un outil de référence, pas pour enseigner Holacracy.

• L’utilisation des fiches pratiques de réunion Gouvernance et Tactique

« Au début, en tant que praticien inexpérimenté de Holacracy, vous ne savez pas quel est le problème. Les gens résistent, ou sont frustrés, mais il peut y avoir cinq ou dix causes différentes à cela. Le coach le reconnaîtra et dira : « Ah, nous devrions mieux former le facilitateur ». Ou « Ah, les gens n’ont aucune idée de la façon dont la recherche de gouvernance fonctionne ». C’est là qu’un coach peut vous aider. Vous pouvez voir le problème, mais lui sait quelle est la solution réelle.”

Ruben Timmerman, fondateur de Springest

5. Créez un compte GlassFrog ou Holaspirit

Pour pratiquer l’Holacracy, vous avez besoin d’un référentiel où vous pouvez saisir toutes les attentes et les pouvoirs de chaque personne qui remplit un rôle afin que chacun puisse s’y référer. Vous devez également disposer d’un moyen de mettre à jour ces attentes et ces pouvoirs en permanence.

GlassFrog et Holaspirit sont des outils conçus pour ces deux fonctions clés, et beaucoup d’autres dont vous aurez besoin pour pratiquer l’Holacracy.

En Holacracy, les rôles sont visibles, donc tout le monde peut les voir, et notamment la personne qui assume le rôle. Vous verrez donc les gens s’y référer dans leur travail, que ce soit pour faire des demandes aux autres ou pour comprendre à qui ils doivent s’adresser ou pourquoi quelqu’un s’adresse à eux. Ils jouent ont une fonction plus dynamique dans le travail quotidien de l’organisation, ce qui n’est pas le cas des descriptions de poste.

6. Entrez votre structure organisationnelle dans Holaspirit ou GlassFrog

Avant de commencer à pratiquer Holacracy, vous devrez entrer votre organigramme actuel dans le logiciel d’affichage de l’holarchie que vous aurez choisi.

Cela signifie qu’il faut écrire qui fait quoi en ce moment, et non pas écrire ce que vous voudriez que les gens fassent. L’over design est un piège courant de ce processus. Avec Holacracy, vous commencerez là où vous en êtes et utiliserez les réunions de gouvernance (où chaque membre d’un cercle peut participer) pour mettre à jour votre structure, en traitant toujours une seule tension à la fois.

« La découverte de la raison d’être d’une organisation est un travail de détective, et non un travail de création – il ne s’agit pas de ce que nous voulons, mais de ce qui est déjà là.”

Brian Robertson, cofondateur de HolacracyOne

7. Trouvez un moyen de mesurer vos progrès

Mesurer l’apprentissage de l’équipe et son niveau de pratique vous aidera à suivre plus précisément la progression de votre adoption et à identifier et diagnostiquer les problèmes au fur et à mesure qu’ils se présentent.

GlassFrog et Holaspirit proposent des statistiques pour aider votre équipe à examiner le rythme des réunions et le nombre d’éléments traités afin que vous puissiez identifier et suivre ces tendances dans le temps.

Vous devrez également réfléchir à la manière de mesurer le rythme auquel votre équipe apprend et intériorise les règles de Holacracy. La plupart des coachs Holacracy, en plus d’examiner les « statistiques Holacracy », envoient régulièrement des sondages aux employés pour évaluer l’apprentissage ou proposent une séance d’analyse de la carte de maturité.

Étapes de lancement

1. Ratifier la constitution de Holacracy

Afin d’adopter Holacracy comme nouvelle structure de pouvoir, le détenteur du pouvoir doit accepter formellement de céder son pouvoir aux règles du jeu de Holacracy en signant la constitution de Holacracy. Pour ce faire, vous pouvez imprimer un PDF de la Constitution de Holacracy ou commander un format en livret.

La personne ou le groupe qui doit signer la constitution dépend de votre structure existante. Holacracy peut être adopté par une résolution formelle du conseil d’administration, par une politique du PDG sans action du conseil d’administration, par un responsable de département en vertu de son autorité, ou même par consensus (si c’est la structure de pouvoir actuelle de votre organisation).

Quel que soit le cas qui s’applique à votre organisation, rendez l’adoption de la constitution officielle – mettez-la par écrit et identifiez la personne qui agira en tant que Leader de Cercle au sein du cercle de plus haut niveau qui pratiquera Holacracy (le « cercle d’ancrage » ou le « cercle général »).

La constitution Holacracy contient un document d’adoption que vous pourrez adapter et signer.

2. Tenir la première réunion de gouvernance et organiser les élections

Au cours de votre première réunion de gouvernance, vous organiserez des élections pour les rôles de secrétaire et de facilitateur. Il est essentiel de procéder à l’élection du secrétaire au cours de cette réunion, car c’est lui qui est chargé de planifier les réunions tactiques et de gouvernance à venir.

Pour la première réunion de gouvernance, le Leader de Cercle peut nommer n’importe qui pour agir en tant que facilitateur et secrétaire pour cette réunion. Pour toutes les réunions ultérieures, le facilitateur (ou votre coach Holacracy) et le secrétaire élus dirigeront et planifieront les réunions respectivement, comme indiqué dans la constitution.

Ressources pour les réunions de gouvernance et les élections :

• Carte de processus pour les réunions de gouvernance
• Carte de processus d’élection intégrative
• Comment animer une réunion de gouvernance Holacracy
• Visite guidée de l’élection

L’ensemble du processus, des activités et des résultats de la réunion de gouvernance sont définis dans la Constitution, article 5.

3. Saisir quelques checklist, indicateurs ou projets

Au cours des réunions tactiques, vous passerez en revue vos checklist, indicateurs ou projets. Il n’est pas nécessaire de commencer par ces éléments, mais il peut être utile d’en disposer pour que chacun puisse se faire une idée du fonctionnement de ces parties de la réunion tactique.

N’oubliez pas qu’ils peuvent être modifiés, supprimés ou complétés à tout moment.

Checklist

Les checklist sont des actions récurrentes effectuées par un rôle. Tout membre du cercle peut demander que des éléments de checklist soient ajoutés à la liste, à condition qu’il s’agisse déjà de redevabilités du rôle auquel la checklist est attribuée. Vous ne pouvez pas utiliser une checklist pour ajouter une nouvelle attente à un rôle ; les attentes ne peuvent être ajoutées que lors d’une réunion de gouvernance.

Pour commencer, il suffit de saisir 1 à 3 éléments différents de la checklist, par exemple « Envoi des factures des clients », pour un rôle qui a déjà la redevabilité d’envoyer les factures des clients.

Indicateurs

Les indicateurs servent à mettre en évidence des données objectivables pertinentes qui vous donnent de la transparence sur la santé ou le succès du cercle. Par exemple : « Nombre d’inscriptions à des formations » ou « Nombre de consultations du site Web ». Les indicateurs sont demandés par tout rôle qui en fait la demande.

Projets

En Holacracy, un projet est un résultat qui nécessite plusieurs étapes pour être atteint. Nous disons « Le nouveau produit est commercialisé » plutôt que « Nouveau produit », afin de clarifier l’objectif spécifique du projet. Les mises à jour des projets permettent aux membres de l’équipe d’apporter de la visibilité au travail qu’ils effectuent.

Les éléments de la liste de contrôle et les mesures sont définis dans les statuts de Holacracy, à l’article 3.2

4. Organisez votre première réunion tactique

Les réunions tactiques remplacent généralement avantageusement les réunions opérationnelles des équipes. Lors d’une réunion tactique, vous passez en revue vos checklists, indicateurs et projets, et vous éliminez les obstacles à l’avancement du travail :

• Comment animer une réunion tactique Holacracy

5. Planifier des réunions tactiques et de gouvernance

Le secrétaire de chaque cercle doit prévoir des réunions tactiques et de gouvernance régulières pour le cercle. Au démarrage d’une adoption, une fréquence conseillée est hebdomadaire pour les réunions tactiques, et une ou deux fois par mois pour les réunions de gouvernance.

6. Démarrez votre programme d’éducation à Holacracy

Si vous utilisez GlassFrog ou Holaspirit, vous pourrez configurer votre compte pour que chacun des membres de votre équipe reçoive son email hebdomadaire sur les bonnes habitudes de Holacracy.

Si vous avez mis en place un groupe de lecture autour du livre ou des articles de blog, assurez-vous que vous avez un rôle responsable de la planification de ces réunions ou du partage de ces documents.

Vous pouvez également trouver un moyen de mesurer la compréhension de l’équipe, par le biais de sondages ou d’un autre outil.

Conclusion

Nous espérons que ce guide vous a donné un aperçu de certaines des étapes de la mise en place d’un système de gouvernance en Holacracy.

Ce guide n’est pas exhaustif. La mise en place d’une pratique durable d’Holacracy nécessite six à douze mois de temps et d’efforts consacrés à la formation de votre équipe, au renforcement des capacités et posture des facilitateurs, des leaders de Cercles et à l’utilisation de l’Holacracy pour résoudre des tensions organisationnelles plus profondes.

Obtenir un soutien approprié est le facteur le plus déterminant pour le succès de l’adoption de l’Holacracy. Si vous êtes bloqué à un moment quelconque de votre parcours, ne vous découragez pas ! Comme toute nouvelle discipline, cela demande du temps et de la constance pour progresser et sentir les bénéfices de la méthode. C’est aussi l’occasion de vous faire aider par un accompagnement pour gagner du temps et vous éviter les écueils connus de tels changements systémiques.