Le Forum Ouvert — ou Open Space Technology — est l’un des formats de facilitation les plus puissants qui existent pour traiter des questions complexes avec de grands groupes. Sémawé le pratique depuis 2012, en interne et en prestation, et l’équipe a facilité plus d’une centaine de Forums Ouverts à ce jour, pour des organisations aussi diverses que l’Agile Grenoble, la communauté des coachs en Holacratie d’Europe, ou l’Agence d’Urbanisme de la Région Grenobloise dont vous lirez le témoignage dans cet article.

C’est un de mes formats favoris. Je le trouve simple et, comme beaucoup de choses simples, très puissant.

Qu’est-ce que le Forum Ouvert ?

Le Forum Ouvert a été créé par Harrison Owen dans les années 1980, à la suite d’une observation paradoxale : dans les grandes conférences, les échanges les plus riches se passaient dans les couloirs, pendant les pauses, pas dans les salles de plénière. Owen a eu l’idée de construire un format entier autour de cette dynamique — en faisant du couloir le cœur de l’événement.

Le principe fondateur : dans les bonnes conditions, les gens s’auto-organisent autour de ce qui importe vraiment. Pas besoin d’agenda préparé à l’avance, pas besoin d’experts qui présentent. L’intelligence collective émerge quand on lui fait confiance.

Le format est documenté et pratiqué dans le monde entier. La ressource de référence est le site Open Space World, qui rassemble la communauté internationale des praticiens.

Comment fonctionne le Forum Ouvert ?

L’ouverture

Les participants sont réunis en cercle, sans table. Le facilitateur et l’hôte de l’événement ouvrent la séance en créant les conditions qui vont permettre aux participants de prendre des initiatives. Un thème central a été défini en amont — c’est la seule chose préparée. Les participants le connaissent et savent qu’ils vont être contributeurs, pas spectateurs.

La création de l’ordre du jour

Toutes les personnes qui souhaitent proposer un sujet de discussion en lien avec le thème sont invitées à le présenter brièvement, à choisir un créneau horaire et un espace physique, puis à l’afficher sur « la place du marché ». Cette place du marché est pendant toute la durée du Forum le quartier général : chacun peut y venir se repérer, choisir ce à quoi il veut contribuer, proposer de nouveaux sujets.

À cette étape, c’est un peu le chaos — les chaises sont déplacées, les participants se déplacent, il y a du bruit. C’est inconfortable pour certains. C’est aussi le signe que quelque chose de vivant est en train de se construire.

Les discussions en petits groupes

Les séries de discussions démarrent, au choix des participants, en petits groupes. C’est le moment que j’affectionne particulièrement : les participants sont impliqués, soit ils contribuent et s’expriment avec enthousiasme, soit ils sont dans une écoute intense. Ils sont concernés par ce qui se passe.

La loi des deux pieds et les animaux totem

La loi des deux pieds est le principe central qui rend tout cela possible : « si vous n’apprenez plus ou ne contribuez plus, passez à autre chose ». Elle donne à chaque participant la responsabilité de son propre engagement.

Elle s’incarne dans deux figures : l’abeille, qui butine et essaime d’un groupe à l’autre en transportant des idées et des connections ; et le papillon, qui s’autorise à faire ce qui est important pour lui à ce moment — prendre une pause, réfléchir seul, s’asseoir dans un couloir.

Le Grand Journal

Le Grand Journal est l’espace où sont recueillis et affichés au fur et à mesure les éléments saillants des différentes discussions. C’est la mémoire collective visible de l’événement — et souvent une surprise pour les participants qui constatent, en fin de journée, la richesse de ce qui a été produit.

La convergence et la clôture

Certains Forums Ouverts s’arrêtent après la phase d’émergence. En fonction des besoins de l’organisation, une phase de convergence peut suivre : établissement de priorités individuelles ou collectives, planification des actions à mettre en œuvre. L’événement se termine toujours en cercle, pour un temps de clôture.

Combien de temps dure un Forum Ouvert ?

Un Forum Ouvert peut durer d’une journée à trois jours. La demi-journée n’est pas recommandée : elle ne permet pas l’immersion nécessaire pour que le format déploie toute sa richesse. Une journée est le minimum pour obtenir des résultats substantiels. Les Forums sur deux ou trois jours permettent des cycles d’exploration plus profonds et des plans d’action mieux construits.

Combien de participants ?

Le format fonctionne à partir de trois personnes et peut accueillir jusqu’à un millier. C’est l’une de ses caractéristiques remarquables : il s’adapte à la taille du groupe sans perdre en qualité. Nous avons facilité des Forums Ouverts avec une dizaine de participants comme avec plusieurs centaines.

À quoi sert le Forum Ouvert ?

Le Forum Ouvert permet l’exploration d’une question complexe en réunissant les personnes qui doivent être là et celles qui peuvent contribuer. Des idées émergent, des solutions apparaissent, les questions importantes sont abordées, des liens se tissent entre les participants, ils s’approprient la démarche.

Il peut aussi traiter une question plus simple dont on attend des suites rapides — un passage à l’action en consolidant l’équipe et en lui redonnant de l’énergie.

Les participants évoquent souvent les mêmes effets : l’esprit de groupe renforcé, l’énergie, l’enthousiasme, le plaisir à travailler ensemble dans ce format, l’engagement renouvelé ou suscité.

Quand ne pas faire appel au Forum Ouvert ?

Une condition indispensable : le leader de l’organisation doit être ouvert à l’imprévu. S’il pense avoir la réponse à la question posée, ce n’est pas la bonne approche. L’espace créé est propice aux initiatives — le contexte doit permettre à l’événement de s’inscrire dans une démarche suivie.

L’hôte peut tout à fait donner les limites et contraintes existantes pour ne pas créer de fausses attentes, mais elles ne doivent pas être trop importantes — sinon l’exploration ne sera pas créative.

Le Forum Ouvert et l’Holacratie : deux formats qui se rejoignent

Dans ma vie professionnelle, deux rencontres ont joué un rôle déterminant : celle avec le Forum Ouvert et celle avec l’Holacratie. Ce n’est pas très étonnant — les deux formats se rejoignent sur plusieurs points essentiels : ils concentrent l’énergie des participants sur ce qui est important, sont fondés sur la confiance, soutiennent la prise de responsabilités, suscitent l’engagement, libèrent la créativité et génèrent de l’enthousiasme.

C’est peut-être pour cela que le Forum Ouvert est un outil naturel dans notre boîte à outils de facilitation chez Sémawé.

Témoignage : le Forum Ouvert à l’Agence d’Urbanisme de la Région Grenobloise

L’Agence d’Urbanisme de la Région Grenobloise a expérimenté le format en séminaire d’équipe, avec une soixantaine de participants. La question explorée au cours de la journée : « quel fonctionnement d’équipe adopter au service des projets, des études, des missions, au sein de l’Agence ? » — avec en toile de fond un travail en cours sur la charte de fonctionnement de l’Agence.

« C’était une chouette journée, elle a eu lieu à un moment chargé, où on avait beaucoup de travail. Je suis arrivé sans grande motivation mais c’était plaisant, on a abordé plein de sujets : la place du marché c’est assez incroyable ! Je n’ai pas osé proposer de sujet, je préfère souvent d’abord voir ce que les autres proposent. Les sujets me convenaient aussi, j’ai même dû faire des choix ! C’était fluide et j’ai appris et compris des choses. Il y avait de chouettes moments d’intelligence collective, on a pu croiser nos points de vue. J’ai pu parler avec des collègues avec qui je ne parle pas beaucoup d’habitude. Ça nous a permis de nous approprier notre charte en cours de construction, de rentrer dedans avec d’autres, de partager nos questions, nos réflexions. C’est très ouvert comme format, les thèmes émergent de la base, les questionnements sont ceux des gens, ils sont réels. Je ne m’attendais pas à ce que ça marche aussi bien. Quand on a pris le temps de regarder le Grand Journal : il y avait pas mal de matière produite, c’était riche ! Se pose maintenant la question de l’exploitation de ce contenu et des suites à donner. J’imagine qu’on pourrait utiliser le Forum Ouvert pour explorer des sujets de territoire en intégrant des expertises différentes : pour des projets complexes ça pourrait être intéressant. »

Gabriel Jourdan, chargé d’études à l’AURG depuis 2011

« Je retiens que ça fonctionne bien, que la liberté donnée, sur une question commune, est très efficace ! Les gens dialoguent ensemble autour d’une même question, chacun amène et repart avec ce qu’il souhaite. Chacun est acteur, j’ai apprécié ça. Le niveau d’implication est variable au cours de la journée et en fonction des individus. On peut être proposeur, en écoute, abeille et papillon : c’est chouette de pouvoir s’impliquer de manière différente et profitable. C’était agréable ce rythme assumé : la construction de l’ordre du jour en temps réel tout au long de la journée, ça laisse de la place à chacun. La diversité des échanges est vraiment intéressante. Certains temps étaient dédiés à de la transmission d’informations, d’autres ressemblaient à de la formation voire même à du coaching, et il y avait des sujets de production. Il y a eu beaucoup de contributions sur les paperboards du Grand Journal. Ça crée un sentiment d’appartenance, ce qui a été produit a été co-construit, ça génère un état d’esprit constructif. Le contenu est accueilli même si on ne partage pas tout. »

« On a été partie prenante pour de vrai et si on a pris nos deux pieds, c’était notre choix. Ce qui est avantageux pour l’équipe qui participe, c’est qu’il n’y a pas de préparation en amont, pas de supports PowerPoint à prévoir. Il ne faut pas négliger les attentes que ça crée pour la suite. Et il faut accepter de s’appuyer sur ses équipes à 100 %, et être ouvert à ce qui va se passer. Au départ j’étais un peu dubitative à l’idée d’y consacrer une journée et je dois dire que c’était efficace et agréable ! »

Johanne Bouchut, chargée de communication à l’AURG depuis 2022

« Je ne connaissais pas ce mode d’animation qui pose un cadre tout en laissant la parole ouverte, chacun à une place, sur ses sujets d’intérêt. Les sujets sont abordés en fonction des besoins et des envies des participants. Le fait que certains sujets soient discutés possiblement en très petits groupes, c’est intéressant, ça permet de favoriser l’expression individuelle. Dans notre équipe, certaines personnes sont arrivées depuis peu, le format a permis de voir ce qu’apporte la richesse des profils, des expériences. Les échanges ont permis d’intégrer des visions nouvelles. Nous avons pu enrichir notre charte. J’avais une crainte liée aux différents niveaux de compréhension de notre charte en cours de construction. J’avais peur que ce soit un frein pour que les participants s’impliquent, mais la loi des deux pieds ça fonctionne : elle permet à chacun d’être là où il veut être et là où c’est utile pour lui ! »

Alicia Szygenda, chargée d’étude Observation et administratrice de données à l’AURG depuis 2012

Pour aller plus loin

Sémawé a facilité des Forums Ouverts dans des contextes très variés — séminaires d’équipe, journées de co-construction stratégique, événements communautaires, rassemblements de grande ampleur. Un Forum Ouvert pour réinventer le festival off d’Avignon en est un autre exemple.

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